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国税関係書類の電子化 活用メリット

e-文書法対応のなかでも、多くの企業に関係する契約書、領収書、請求書などの国税関係書類の電子化。実際にどういったメリットがあるのか、コスト削減例などと共にご紹介します。

領収書、請求書などを電子化することのメリット

領収書や請求書などの国税関係書類は、法令により紙で7年間保管しなければならないといった規定があります。膨大な量の書類は、その保管するための場所の確保や必要な時に探す手間など、担当者の負荷が多いものです。

e-文書法ソリューションにより、法令要件に対応した電子化を行うことができます。
領収書や請求書などを電子化することのメリットは以下の通りです。

社員の工数、人件費の削減
書類を分類したり、分類ごとにバインダーに綴じたりする必要がなくるので、無駄な作業が減り人件費の削減につながります。
保管スペース、倉庫費の削減
書類の保管場所が要りません。今まで保管に利用していた社内の空間を有効活用できたり、倉庫を借りていた場合はその賃料が削減されたりします。
検索性の向上
電子化によって検索が可能になれば書類をすぐに探せるので、社内やお客様からのお問い合わせに迅速に対応することができます。

実際に「電子化」しているお客様からの声

  • 全社の請求書を取引先コード順や、社員番号順に綴じる作業が無くなり、業務効率が上がった。
  • 過去の請求に関してお問い合わせをいただいた際に、すぐに自席のパソコンで証憑が見られるので、「折り返し返答」をする必要がなくなった。
  • 本社の片隅に積んであった国税書類の段ボールが消えた。

請求書の電子化による規模別のコスト削減例

作業の手間やムダを削減できる国税関係書類の電子化。お客様の会社の規模によって、そのコストメリットもさまざまです。ここでは、大小二つの規模別にコスト削減例をご紹介します。

お客様例1:従業員5,000人、月の請求書3,000件(バインダー16冊)

導入のメリット

  • 請求書を顧客コード順に綴じる作業が軽減できる。
  • 取引先からの問い合わせ時、紙の請求書を探す作業が軽減される。
  • 書類保管のための倉庫代が削減される。

工数、費用の増減試算

  • 請求書のスキャンにかかる時間…月に4時間(12,000円)が増加。
  • スキャン済みの証憑の定期検査にかかる時間…月に30分(1,500円)が増加。
  • 倉庫代が不要になり、月に40,000円のコスト削減。
  • バインダー・保存箱などの保管用品代7,500円のコスト削減。
  • バインダーに綴じる作業が無くなり、スキャン後に定期検査後処分、月に60時間(180,000円)の工数削減。
  • お客様からの依頼などで証憑を探す時間が5分から1分に短縮。1日3回と仮定して月に4時間(12,000円)の工数削減。

結果、月額226,000円のコスト削減、5年間で約1,356万円のコスト削減効果が見込まれます。

お客様例2:従業員100人、月の請求書500件(バインダー3冊)

導入のメリット

  • 請求書を顧客コード順に綴じる作業が軽減できる。
  • サプライヤーからの請求書未到着がすぐに把握できる。

工数、費用の増減試算

  • 請求書のスキャンにかかる時間…月に30分(1,500円)が増加。
  • スキャン済みの証憑の定期検査にかかる時間…月に30分(1,500円)が増加。
  • 請求書未到着のチェック作業も専用のリスト作成の必要がなくなり月に2時間(6,000円)のコスト削減。
  • バインダー・保存箱など保管用品代1,000円のコスト削減。
  • バインダーに綴じる作業が無くなり、スキャン後に定期検査後処分、月に4時間(12,000円)の工数削減。
  • お客様からの依頼などで証憑を探す時間が5分から1分に短縮。1日3回と仮定して月に4時間(12,000円)の工数削減。

結果、月額28,000円のコスト削減、5年間で約168万円のコスト削減効果が見込まれます。

  • * 試算にあたって、経理担当社員の人件費:時給3,000円を仮定の条件としています。(金額は全て税別です。)

e-文書法対応に必要な定期検査

上記のようにe-文書法の対応にはたくさんのメリットがありますが、対応のために満たしておくべき条件もあります。ここではその条件の一つ、定期検査に関してご紹介します。

スキャンされた原本(証憑)は定期検査が必要になります。その検査は、「業務に関わらない者」が行うことが条件です。

検査内容は以下の通りです。

  • 1年に1回以上サンプルチェック
  • 誰が、何をチェックしたかの履歴を残し、チェックシートをシステムに保存
  • 定期検査を終えた証憑は処分し、処分の記録を残す

e-文書法の対応を検討する際は、定期検査も視野に入れて、適切な製品・ソリューションを選択することをお勧めします。

大塚商会なら、e-文書法対応に適した製品を取りそろえています

定期検査への対応がしやすくなり、その他の必須事項への対応もされているようなe-文書法対応に適した製品・ソリューションを、大塚商会は豊富に取りそろえています。対応のための作業プロセス別にご紹介します。

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