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電子化した文書を使いやすく整理したい

文書の検索機能を強化して、文書に関する業務効率大幅アップ

ただ文書を電子化しても、使いやすく整理できなければ活用を進めることはできません。大塚商会なら、お客様の環境に合わせて、簡単に文書を探すことができる解決策をご提案します。

お勧めは「文書管理ソフトで実際の書棚と同じように整理すること」

電子化した文書を整理するには、実際の書棚と同じレイアウトで整理することができる文書管理ソフトの活用がお勧めです。書類を擬似的にバインダーに整理したうえで、年度ごとに並べたり、部署ごとに色分けしたり、実際の書棚のレイアウトを再現することによって、PCが苦手な人でも迷わず書類を探せるようにできます。日付やキーワードでの検索といったデータならではの探し方ももちろん可能です。

具体的なソリューション・製品、その他の解決策

書類探しでもう悩まない!文書管理ソフト利用のメリットをご紹介

メリット1電子化前と同じ配置にすれば、必要な書類の場所がすぐに分かる
書類の配置を自由にレイアウトできるため、従来の書棚と同じ配置にすれば、書類の場所がすぐに分かり、今まで通りスムーズに見つけることができます。
メリット2直感的なインターフェイスで、PCが不得意な人でも簡単に文書を探せる
実際に書棚にバインダーが並んでいるかのようなビジュアルで表示できるため、PCが苦手な人でも、書棚からファイルを選んでいるような感覚で簡単に文書を探すことができます。
メリット3PC以外の端末からも必要な書類を探せる
モバイル・タブレットやスマートフォンからもアクセスできるため、自席から離れているときや、突然の打合せの際にも、その場で必要な書類を探し、利用することができます。

成功のポイントは「複合機と連携して整理の手間を省くこと」

書類を複合機で取り込んで、PCでファイル名を変更し、分類してフォルダーに移動…といった面倒な作業は、電子化促進の妨げとなります。文書管理ソフトと複合機を連携して使用すれば、複合機のパネルをタッチするだけで、電子化する文書の保存先やファイル名を指定できるようになるため、後からPC上で編集・整理する手間を省くことができます。

大塚商会のメリット 検討時はもちろん、導入時・導入後もサポート

お客様のご予算・ご要望に合わせて電子化した文書の整理方法をご提案

電子化文書の整理に関する疑問は、大塚商会にご相談ください。豊富な実績を基に最適な提案をします。

【こんなお悩みがあればご相談ください】

  • 電子化したファイルを整理したい
  • 文書を電子化したがうまく活用できていない
  • 自社でも導入すべきか判断がつかない など

導入時・導入後の面倒な設定・作業は大塚商会が代わりに行います

電子化した文書の整理に必要な解決策の、導入時・導入後の手間のかかる作業は、ぜひ大塚商会にお任せください!

【このような作業はお任せください】

  • 複合機との連携
  • 文書管理ソフトのインストール
  • スキャン作業の代行
  • トラブルへの対応 など

気になるサポートの詳細情報はこちら

お客様が手間なくITを活用できるように、充実したサポートをご用意しています。

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