書類を複合機で取り込んで、PCでファイル名を変更し、分類してフォルダーに移動…といった面倒な作業は、電子化促進の妨げとなります。文書管理ソフトと複合機を連携して使用すれば、複合機のパネルをタッチするだけで、電子化する文書の保存先やファイル名を指定できるようになるため、後からPC上で編集・整理する手間を省くことができます。
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電子化した文書を使いやすく整理したい
文書の検索機能を強化して、文書に関する業務効率大幅アップ
ただ文書を電子化しても、使いやすく整理できなければ活用を進めることはできません。大塚商会なら、お客様の環境に合わせて、簡単に文書を探すことができる解決策をご提案します。
お勧めは「簡単に使える文書管理システムやソフトの導入」
電子化した文書ファイルの整理のポイントは、文書管理システムやソフトによる管理です。
今まで書棚（キャビネット）でファイル・管理していたものを急にデータ化してしまうと、使い勝手が変わり戸惑う人が出てきます。そこで、「ITに詳しくない人でも簡単に使える」ことを考慮し、今までとあまり変わらず、PCが苦手な人でも簡単に使えるような文書（ドキュメント）管理システムやソフトを選ぶことで、社内の文書ファイル整理や管理がスムーズになります。
具体的なソリューション・製品、その他の解決策
文書の電子化／共有管理／検索活用を簡単・低価格に実現し、業務効率化に貢献します。
iPad、iPhone、Android用のコンテンツ作成、配信、閲覧サービスです。
Webカタログの配信や、社内文書の共有をタブレット端末で活用するためのツールです。
紙文書の電子化作業をQuickスキャンと複合機を利用することで大幅に効率化できます。
その他の解決策（ソリューション・製品）
書類探しでもう悩まない！ 文書管理ソフト利用のメリットをご紹介
- メリット1電子化前と同じ保管の仕方でフォルダーにまとめれば、必要な書類の場所がすぐに分かる
- 電子化時に自動で指定のフォルダーに保存されるような製品もあるため、電子化前にキャビネットや書棚で保存していたまとめた方にあわせたフォルダーで管理さえできれば、電子化後の書類の場所がすぐに分かり、今まで通りスムーズに見つけ、整理や管理の手間を軽減することができます。
- メリット2PC以外の端末からも必要な書類を探せる
- モバイル・タブレットやスマートフォンからもアクセスできるため、自席から離れているときや、突然の打合せの際にも、その場で必要な書類を探し、利用することができます。また、電子帳簿保存法に求められるタイムスタンプ付与や、フォルダ・文書単位で特定の人物のみで閲覧できない「アクセス権限設定」など、安心・安全に文書データを保管いただける製品もございます。
成功のポイントは「複合機と連携して整理の手間を省くこと」
大塚商会のメリット 検討時はもちろん、導入時・導入後もサポート
お客様のご予算・ご要望に合わせて電子化した文書の整理方法をご提案
電子化文書の整理に関する疑問は、大塚商会にご相談ください。豊富な実績を基に最適な提案をします。
【こんなお悩みがあればご相談ください】
- 電子化したファイルを整理したい
- 文書を電子化したがうまく活用できていない
- 自社でも導入すべきか判断がつかない など
導入時・導入後の面倒な設定・作業は大塚商会が代わりに行います
電子化した文書の整理に必要な解決策の、導入時・導入後の手間のかかる作業は、ぜひ大塚商会にお任せください！
【このような作業はお任せください】
- 複合機との連携
- 文書管理ソフトのインストール
- スキャン作業の代行
- トラブルへの対応 など
多数の実績の中から、関連する事例をご紹介
大塚商会から提案したソリューション・製品を導入いただき、業務上の課題を解決されたさまざまな業種のお客様の事例をご紹介します。
サービス業101～1,000名
社会福祉法人 孝慈会 特別養護老人ホーム 古千谷苑
建設業101～1,000名
地崎道路株式会社
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