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電子化した文書を使いやすく整理したい

文書の検索機能を強化して、文書に関する業務効率大幅アップ

ただ文書を電子化しても、使いやすく整理できなければ活用を進めることはできません。大塚商会なら、お客様の環境に合わせて、簡単に文書を探すことができる解決策をご提案します。

お勧めは「文書管理ソフトで実際の書棚と同じように整理すること」

電子化した文書を整理するには、実際の書棚と同じレイアウトで整理することができる文書管理ソフトの活用がお勧めです。書類を擬似的にバインダーに整理したうえで、年度ごとに並べたり、部署ごとに色分けしたり、実際の書棚のレイアウトを再現することによって、PCが苦手な人でも迷わず書類を探せるようにできます。日付やキーワードでの検索といったデータならではの探し方ももちろん可能です。

具体的なソリューション・製品、その他の解決策

  • eValue NSドキュメント管理

    文書の電子化/共有管理/検索活用を簡単・低価格に実現し、業務効率化に貢献します。

  • ConceptBase Enterprise Search

    さまざまなシステム、ファイルサーバーから情報を検索することが可能です。

  • PROCENTER

    企業の財産である情報の一元管理を実現し、統一的な活用や検索が可能にします。

  • Handbook

    iPad、iPhone、Android用のコンテンツ作成、配信、閲覧サービスです。

  • Quickコンバート

    Quickコンバートは、複合機のスキャナー機能で書類を簡単に電子化します。

  • 楽2ライブラリ クライアントサーバー

    紙文書と同様の感覚で文書の管理・閲覧、グループ内の情報共有を可能にします。

  • FilingStarsEnterprise

    契約書・申込書、図面・技術文書など大量の紙資料をスピーディに電子化して管理します。

  • DO!シリーズ

    Webカタログの配信や、社内文書の共有をタブレット端末で活用するためのツールです。

  • Quickスキャン

    紙文書の電子化作業をQuickスキャンと複合機を利用することで大幅に効率化できます。

その他の解決策(ソリューション・製品)

書類探しでもう悩まない! 文書管理ソフト利用のメリットをご紹介

メリット1電子化前と同じ配置にすれば、必要な書類の場所がすぐに分かる
書類の配置を自由にレイアウトできるため、従来の書棚と同じ配置にすれば、書類の場所がすぐに分かり、今まで通りスムーズに見つけることができます。
メリット2直感的なインターフェイスで、PCが不得意な人でも簡単に文書を探せる
実際に書棚にバインダーが並んでいるかのようなビジュアルで表示できるため、PCが苦手な人でも、書棚からファイルを選んでいるような感覚で簡単に文書を探すことができます。
メリット3PC以外の端末からも必要な書類を探せる
モバイル・タブレットやスマートフォンからもアクセスできるため、自席から離れているときや、突然の打合せの際にも、その場で必要な書類を探し、利用することができます。

成功のポイントは「複合機と連携して整理の手間を省くこと」

書類を複合機で取り込んで、PCでファイル名を変更し、分類してフォルダーに移動…といった面倒な作業は、電子化促進の妨げとなります。文書管理ソフトと複合機を連携して使用すれば、複合機のパネルをタッチするだけで、電子化する文書の保存先やファイル名を指定できるようになるため、後からPC上で編集・整理する手間を省くことができます。

大塚商会のメリット 検討時はもちろん、導入時・導入後もサポート

お客様のご予算・ご要望に合わせて電子化した文書の整理方法をご提案

電子化文書の整理に関する疑問は、大塚商会にご相談ください。豊富な実績を基に最適な提案をします。

【こんなお悩みがあればご相談ください】

  • 電子化したファイルを整理したい
  • 文書を電子化したがうまく活用できていない
  • 自社でも導入すべきか判断がつかない など

導入時・導入後の面倒な設定・作業は大塚商会が代わりに行います

電子化した文書の整理に必要な解決策の、導入時・導入後の手間のかかる作業は、ぜひ大塚商会にお任せください!

【このような作業はお任せください】

  • 複合機との連携
  • 文書管理ソフトのインストール
  • スキャン作業の代行
  • トラブルへの対応 など

気になるサポートの詳細情報はこちら

お客様が手間なくITを活用できるように、充実したサポートをご用意しています。

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