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電子化の作業が大変(簡単に電子化する方法を知りたい)

面倒な紙文書の電子化は外部に委託して、ムダな時間や手間を省く

自社で電子化を行うにはスキャナーや人手の手配など時間とお金がかかります。電子化を請け負う専門のスキャニングサービスを利用して、コストのかかる作業は外部に委託するのがお勧めです。

ポイントは電子化した後の活用方法に合わせて、必要な作業を「外部に委託」

書類の電子化により「保管スペースの削減」「管理・検索・共有」の向上など、多くのメリットを受けることが期待できます。しかし膨大な書類を自社で電子化しようとすると時間と人件費がかかるうえ、慣れない作業のため、ミスも起こりがちです。

電子化作業を外部に委託すれば、スキャニング業務にかける作業時間が不要となり、本来の業務に注力することができるようになります。また、事前に電子化した後に活用するシーンに合わせて「ファイル名の付与」や「検索インデックス」の追加なども依頼しておくことで、電子化した後の活用の幅が広がります。

電子化作業を外部に委託するメリット

想定以上にかかる手間とコストを削減できる
コスト削減のため電子化作業を自社で行う場合、必要な工程を効率良く行えなければ、かえって時間とコストがかかってしまう可能性があります。自社にノウハウがなければ専門業者に任せた方が安心です。
自社のポリシーや、目的に合わせて柔軟に電子化作業を行える
セキュリティの観点から持ち出し不可の書類でも、機器を持ち込んでの電子化作業が可能です。また、電子化したデータを自社の文書管理システムに登録するためのデータ作成など、会社に合わせた対応が可能です。
大量原稿、特殊原稿でも短納期で対応可能
専用の高速機を使用してスキャンを行うため、大量の原稿でも短納期で対応が可能です。青焼き図面や大きなサイズの用紙など、特殊な原稿にも対応しているため、安心して電子化作業を任せられます。

電子化の外部委託なら大塚商会の「スキャニングサービス」がお勧め!

文書の電子化には、ファイルから用紙を取り出す、ステープルを外す、折られている用紙を伸ばす、スキャンする、ファイル名をつける、書類を元の状態に戻す、など実に多くの面倒な作業が発生します。これらを自社で電子化しようとすると、量が多ければ多いほど膨大な時間と人件費がかかってしまいます。さらに慣れない作業のため、ミスも起こりがちです。

電子化作業を外部に委託する「スキャニングサービス」を利用すれば、スキャニング業務にかけるスタッフの手配や人件費が不要となり、本来の業務に注力することができるようになります。

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