書類を保管する場所がない（保管スペースを有効活用したい）

増え続ける書類は電子化して廃棄、保管が必要な書類は外部倉庫で保管するのがお勧め

社内の保管スペースにも場所代はかかっています。スペースを有効活用するには「書類は電子化して廃棄」「保管が必要な書類は外部倉庫で保管」と目的に応じて使い分けるのが重要です。

ポイントは「電子化」した上で、保管の必要な書類は「外部倉庫に保管」

文書は電子化することで「管理・検索・共有」が容易になり、社内外から有効活用できるようになります。電子化した後の原本書類は不要であれば廃棄しましょう。保管スペースの削減につながります。

廃棄できない書類や、保存義務のある書類については外部倉庫の利用が最適です。年に数回しか使用しない書類を社内に保管しつづけるのは保管スペースを圧迫してしまい、セキュリティ対策にも気をつけなくてはなりません。外部倉庫を利用することで、高いセキュリティの確保と万が一の災害に備えた、BCPへの対応にもつながります。

電子化のメリット

文書の保存スペース、保存コストを減らせる: 事務所を借りている場合、キャビネットなど紙の物理的な保存スペースにも賃料がかかってしまいます。文書を電子化することで保存スペースを減らし、ほかの用途への有効活用をすることができます。
同じ文書を複数人で閲覧したり、編集することができる: 電子化することで同じ文書を複数人で閲覧、編集することができます。モバイルやタブレットからもアクセスできるようにすれば、いつでもどこでも必要な時に書類を探し、利用することができます。

大量の書類や古い書類の電子化なら「スキャニングサービス」がお勧め！

文書の電子化には、ファイルから用紙を取り出す、ステープルを外す、折られている用紙を伸ばす、スキャンする、ファイル名をつける、書類を元の状態に戻す、など実に多くの面倒な作業が発生します。これらを自社で電子化しようとすると、量が多ければ多いほど膨大な時間と人件費がかかってしまいます。さらに慣れない作業のため、ミスも起こりがちです。

電子化作業を外部に委託する「スキャニングサービス」を利用すれば、スキャニング業務にかけるスタッフの手配や人件費が不要となり、本来の業務に注力することができるようになります。

スキャニングサービス

日々の業務で発生する書類の電子化なら「複合機のスキャン」がお勧め！

日々の業務で発生する文書の電子化は、経費を節約するためにも自社で行いたいところです。紙文書の電子化・保存作業を大幅に効率化できる複合機アプリケーション「Quickスキャン」なら、コピーをとる感覚で紙文書をスキャンし、指定したフォルダーに保存ができます。

保存先の指定やファイル名の変更（リネーム作業）などは、複合機の操作パネル上で行えるため、いちいちPCで行っていた電子化した後のデータの仕分けや、移動作業を省くことができます。

複合機のスキャン（電子化機能）

外部倉庫に保管するメリット

セキュリティが確保され、紛失や情報漏えいのリスクを減らせる: 誰でも閲覧できる社内保管では、紛失や情報漏えいのリスクがあり対応が求められます。監視設備の整った外部倉庫なら、書類の扱いや出し入れもしっかり管理されるので、わざわざ自社で対応をする必要がありません。
原本は外部倉庫に保管することで、劣化や災害から守ることができる: 日本は高温多湿により紙が劣化しやすい条件と言えます。また、地震や火災などにより大切な書類に被害がでる可能性もあります。原本など大切な書類は適切な保管設備が整った外部倉庫で保管するのがお勧めです。