大塚商会 インサイドビジネスセンター
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書類を「探す」時間を削減するために、電子化と文書管理ソフトの活用を進めましょう
書類探しの時間にもコストがかかります。紙の状態では検索や共有に時間がかかるため、「書類は電子化」して「誰でも簡単に使える文書管理ソフト」を利用して整理・共有するのがお勧めです。
文書は電子化することで「管理・検索・共有」が容易になり、社内外から有効活用できるようになります。さらに電子化したデータは文書管理ソフトを使って管理すれば、活用の場面が広がります。
文書管理ソフトを選ぶ際は、「ITに詳しくない人でも簡単に使える」ことに着目しましょう。今まで書棚（キャビネット）でファイル・管理していたものを急にデータ化してしまうと、使い勝手が変わり戸惑う人が出てきます。今までとあまり変わらず、PCが苦手な人でも簡単に使えるようなソフトを選ぶことで社内への導入・活用がスムーズになります。
文書の電子化には、ファイルから用紙を取り出す、ステープルを外す、折られている用紙を伸ばす、スキャンする、ファイル名をつける、書類を元の状態に戻す、など実に多くの面倒な作業が発生します。これらを自社で電子化しようとすると、量が多ければ多いほど膨大な時間と人件費がかかってしまいます。さらに慣れない作業のため、ミスも起こりがちです。
電子化作業を外部に委託する「法人向け スキャニングサービス」を利用すれば、スキャニング業務にかけるスタッフの手配や人件費が不要となり、本来の業務に注力することができるようになります。
日々の業務で発生する文書の電子化は、経費を節約するためにも自社で行いたいところです。紙文書の電子化・保存作業を大幅に効率化できる複合機アプリケーション「Quickスキャン」なら、コピーをとる感覚で紙文書をスキャンし、指定したフォルダーに保存ができます。
保存先の指定やファイル名の変更（リネーム作業）などは、複合機の操作パネル上で行えるため、いちいちPCで行っていた電子化した後のデータの仕分けや、移動作業を省くことができます。
コスト削減できる方法はまだまだあります！
面倒な「手間」を減らして「コスト」も削減できる、総務の皆さんが得するとっておきのダブル削減方法をご紹介します。
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