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書類の整理がうまくできない(もっと簡単に文書を管理したい)

書類を「探す」時間を削減するために、電子化と文書管理ソフトの活用を進めましょう

書類探しの時間にもコストがかかります。紙の状態では検索や共有に時間がかかるため、「書類は電子化」して「誰でも簡単に使える文書管理ソフト」を利用して整理・共有するのがお勧めです。

ポイントは「電子化」して、誰でも簡単に使える「文書管理ソフト」を使って管理

文書は電子化することで「管理・検索・共有」が容易になり、社内外から有効活用できるようになります。さらに電子化したデータは文書管理ソフトを使って管理すれば、活用の場面が広がります。

文書管理ソフトを選ぶ際は、「ITに詳しくない人でも簡単に使える」ことに着目しましょう。今まで書棚(キャビネット)でファイル・管理していたものを急にデータ化してしまうと、使い勝手が変わり戸惑う人が出てきます。今までとあまり変わらず、PCが苦手な人でも簡単に使えるようなソフトを選ぶことで社内への導入・活用がスムーズになります。

電子化するメリット

文書の保存スペース、保存コストを減らせる
事務所を借りている場合、キャビネットなど紙の物理的な保存スペースにも賃料がかかってしまいます。文書を電子化することで保存スペースを減らし、他の用途への有効活用をすることができます。
同じ文書を複数人で閲覧したり、編集することができる
電子化することで同じ文書を複数人で閲覧、編集することができます。モバイルやタブレットからもアクセスできるようにすれば、いつでもどこでも必要な時に書類を探し、利用することができます。

大量の書類や古い書類の電子化なら「スキャニングサービス」がお勧め!

文書の電子化には、ファイルから用紙を取り出す、ステープルを外す、折られている用紙を伸ばす、スキャンする、ファイル名をつける、書類を元の状態に戻す、など実に多くの面倒な作業が発生します。これらを自社で電子化しようとすると、量が多ければ多いほど膨大な時間と人件費がかかってしまいます。さらに慣れない作業のため、ミスも起こりがちです。

電子化作業を外部に委託する「スキャニングサービス」を利用すれば、スキャニング業務にかけるスタッフの手配や人件費が不要となり、本来の業務に注力することができるようになります。

スキャニングサービス

日々の業務で発生する書類の電子化なら「複合機のスキャン」がお勧め!

日々の業務で発生する文書の電子化は、経費を節約するためにも自社で行いたいところです。紙文書の電子化・保存作業を大幅に効率化できる複合機アプリケーション「Quickスキャン」なら、コピーをとる感覚で紙文書をスキャンし、指定したフォルダーに保存ができます。

保存先の指定やファイル名の変更(リネーム作業)などは、複合機の操作パネル上で行えるため、いちいちPCで行っていた電子化した後のデータの仕分けや、移動作業を省くことができます。

複合機のスキャン(電子化機能)

文書管理ソフトを使用するメリット

「探す」コストを大幅に削減
目的の文書を探しだすために、10分、20分とかかってしまうと生産性を下げることになってしまい、業務時間・人件費の損失につながります。使いやすい文書管理ソフトを使うことで簡単に探し出すことができます。
ミスによるデータ消失や勝手な閲覧・編集の防止ができる
ファイルやフォルダーにアクセス権を設定し、閲覧・編集などを制限することで重要な文書を自由に見られてしまう心配はありません。また、利用履歴を確認することで何か異変があった場合でも速やかに状況を確認することができます。

文書管理ソフトなら「ViaDoc(バイアドック)」がお勧め!

電子化した文書を整理するには、キャビネットにあるバインダーを扱うように簡単に文書を共有・検索・閲覧できる文書管理ソフト「ViaDoc(バイアドック)」の利用が便利です。

文書をすばやく検索・閲覧できる「高速ビューアー」、スムーズな意見交換・情報共有が可能な「ニュースフィード」、利用する場所を選ばない「モバイル対応」により、企業内の情報共有をスムーズに実現し、業務スピードをアップさせます。

ViaDoc(バイアドック)

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