文書は電子化することで「管理・検索・共有」が容易になり、社内外から有効活用できるようになります。さらに電子化したデータは文書管理ソフトを使って管理すれば、活用の場面が広がります。
文書管理ソフトを選ぶ際は、「ITに詳しくない人でも簡単に使える」ことに着目しましょう。今まで書棚(キャビネット)でファイル・管理していたものを急にデータ化してしまうと、使い勝手が変わり戸惑う人が出てきます。今までとあまり変わらず、PCが苦手な人でも簡単に使えるようなソフトを選ぶことで社内への導入・活用がスムーズになります。