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ペーパーレスのメリット・デメリットを解説。ペーパーレス化を成功に導くためのポイントとは

ペーパーレスは社内文書を電子(デジタル)化することによって、業務効率向上を図る取り組みです。近年、新型コロナウイルス感染症対策としてリモートワークの導入が急がれていることから、社内文書をどこからでも共有できるペーパーレス化が注目されています。

ペーパーレス化を導入するなら、事前にメリットやデメリットを把握しておきたいところです。また、効果的に導入するためには、自社に適したツールを把握すべきでしょう。そこでこの記事では、ペーパーレスの概要からメリット・デメリット、導入のためのポイント、おすすめのツールまでご紹介します。

ペーパーレスとは?

ペーパーレスとは、電子(デジタル)化できる社内文書を可能な限りデジタル化し、紙の使用量を減らすことによって、業務効率向上を図る取り組みです。近年ペーパーレス化が推進される一方で、導入がなかなか進まないのは、ペーパーレス化を実現するにはさまざまな課題があるからだといえます。ここでは、ペーパーレスの概要と、導入が進まない要因について解説します。

ペーパーレス化とは? メリット・デメリットと導入時の推進ポイント

ペーパーレスの目的

ペーパーレスとは、会計帳簿や見積書、請求書、報告書、議事録などの社内文書をデジタル化することで、作業効率のアップや、経費の削減、セキュリティ強化を実現しようとするものです。もちろん紙の利用量を削減することで、地球環境への取り組みに尽力する会社の姿勢を示すこともできます。
社内文書をより活用しやすいようにするためであって、紙を全てなくすことが目的ではないことを念頭に置いておきましょう。

ペーパーレスが進まないのはなぜ?

2005年4月1日、社内文書を電子保存するためのルールを示した「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律(e-文書法)」が施行されました。従来は紙媒体による保存が義務付けられていた書類も、この法律によって社内文書の電子保存が一部可能になりました。

さらに近年、新型コロナウイルス感染症対策としてリモートワークの導入が進み、遠隔でも社内文書を扱うことができる書類資料のデジタル化が重要視されています。しかし、会社と自宅の設備格差やセキュリティ面の不安、ハンコ文化などが要因となり、ペーパーレス化が進みにくい会社があるのも現状です。

ペーパーレスのメリット・導入効果

ここからは、社内文書をデジタル化することによって得られる5点のメリットを見ていきましょう。

印刷コストの削減

紙媒体の社内文書をデジタル化することで、印刷せずに活用する環境が整い、印刷コストを削減できます。また、社内文書をデジタル化して資料を共有すれば、会議などで人数分の印刷や配布を行う手間が省けます。

印紙代やトナー代、プリンターのメンテナンス代、紙資料の廃棄処理費用などの印刷コストだけでなく、印刷に要する時間や労力などの時間的・人的コストの削減ができる点もメリットといえるでしょう。

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資料検索性と利便性の向上

ファイルサーバーでデータを管理することによって、資料や情報を素早く見つけられることから、資料検索性と利便性が向上します。また、外回りやテレワークなどでオフィスの外にいる場合でも、ファイルサーバーにアクセスすることで場所を問わず資料の閲覧・ダウンロードが可能です。さらに、資料や情報を共有したいときはメールやチャットアプリで共有できるため、手渡しや郵送の手間もかかりません。

セキュリティ対策

社内文書をデジタル化して管理することによって、紙資料などで起こり得る紛失や劣化、情報漏えいなどのリスクを軽減できます。また、重要資料にはアクセス権限やパスワードを設定する、セキュリティ対策ソフトの導入、インターネット環境の見直しなどの対策を講じれば、さらにセキュリティを強化できるでしょう。

クリーンオフィス

社内文書をデジタル化すれば、紙資料の保管庫が必要なくなり、オフィスがクリーンになります。また、資料を探す時間が短縮でき、職場環境の向上にもつながるでしょう。さらに、資料を保管するためのキャビネットやバインダーなどの備品が不要になる点も大きなメリットです。

環境保全への取り組み

大量の書類を紙で印刷することは、環境への負荷につながります。近年では国際的にSDGs(持続可能な開発目標)への取り組みが重要視されており、企業の環境保全の取り組みが社会的な評価につながることも考えられます。

ペーパーレスのデメリット・不便な点

社内文書のデジタル化はさまざまなメリットがある反面、デメリットもあります。ここでは、デメリットとなり得る要素を5点ご紹介します。

デジタルデータ化できないものがある

一部の書類については原本管理が義務付けられているなど、デジタルデータ化することができないものもあります。デジタルデータ化を導入する際は、「e-文書法」の内容をよく確認して、デジタルデータ化できる社内文書と不可能な書類を選別する必要があります。

資料が扱いにくい

複数の資料を同時に参照する場合や、資料の全体像を見る場合、スマートフォンやタブレットなどのデバイスでは画面が小さくて見づらい可能性があります。スマートフォンのように画面が小さい場合は、特に全体の表示が難しいため、サイズが大きいタブレットなどの導入が求められるかもしれません。

また、ITに不慣れな社員向けに、使いやすいシステムの導入や適切なレクチャーを行う必要があります。

システム、ネットワークの状態に左右される

社内文書をデジタル化して保存する場合、サーバー上で管理するため、システムやネットワークの状態に左右されます。例えば、システム障害が発生すると、資料が閲覧できない、資料が消去されてしまうなどの危険性があります。また、ネットワーク環境が安定していなければスムーズなアクセスができません。

小まめにバックアップを取っておくなど、システム障害が生じた際の対応を取り決めておく対策が必要となります。

導入コストがかかる

社内文書をデジタル化するためには、金銭的・時間的・人的コストがかかる可能性があります。例えば、スマートフォンやタブレットなどのデバイスの導入コストや、サービス・システム・ツールなどの利用料金などです。

また、膨大な量の資料のデジタル化が必要な場合、時間的・人的コストが発生します。さらに、デバイスの使用方法やデータの保管方法、セキュリティ対策などの教育を行う際も、時間的・人的コストを要するでしょう。

ITリテラシーの不足により運用が滞る

社内で長らく紙を用いてビジネス文書を扱ってきた場合、従業員のITリテラシーが不足しており、導入がうまく進まないケースも考えられます。従業員が抵抗感を抱くことにより、計画が中断されることもあるでしょう。

その場合は部署ごとに段階的にペーパーレス化を行い、徐々に全社へ導入することを推奨します。

ペーパーレスを推進するためのポイント

社内文書のデジタル化を定着させるためには幾つかのポイントがあります。ここでは、社内において円滑に導入するための方法や、導入をサポートしてくれるおすすめのツールについてご紹介します。

社内でペーパーレスを進めるには習慣やルールづくりから

導入する前に、経営層や社員に理解を求めましょう。業務効率向上やコスト削減など、導入の目的や得られる効果を具体的に伝えることがポイントです。理解が得られたら、社内の紙文書を洗い出し、業務プロセスや承認ルール、電子ファイルの保管ルールなどを整備します。

導入する際は、「一部の業務や部署から導入する」「FAXのデジタル化から始める」など、段階的に移行していくことが重要となります。一度に全てをデジタル化してしまうと、混乱を招く可能性があるからです。

また、スムーズに定着させるためには、オンラインストレージや文書管理システムなどのツール・システムの導入や、業者に代行サービスを依頼することも効果的です。

導入方法の詳細については別記事「ペーパーレス化の方法とは? その効果と導入のポイント」を合わせてご覧ください。

ペーパーレス化の方法とは? その効果と導入のポイント

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ペーパーレスの導入をサポートしてくれるツール

ここでは、社内文書のデジタル化をサポートしてくれるおすすめのツール・システムをご紹介します。

スキャン作業を効率アップするツール

  • Quickスキャン V5

スキャンやPCレスプリント、ファクス受信連携などの基本機能に加え、文書の管理・閲覧やクラウドサービス、タイムスタンプオプション、名刺管理などマルチな機能が備わった複合機のアプリケーションです。

Quickスキャン V5

  • Document Navigator(ドキュメント ナビゲーター)

文書管理の効率を向上させる複合機のアプリケーションです。書類選択、保存先選択、ファイル名選択、スキャンの簡単な手順で、デジタル化したデータを誰が見ても分かりやすく保存できます。

Document Navigator(ドキュメント ナビゲーター)

ファクス文書をデジタル化するツール・サービス

  • Easyファクス

ファクス文書をPDFで受信し、受信データを自動でフォルダに振り分けて保存、リネーム処理まで行うアプリケーションです。受信したファクス文書の保存先を共有フォルダやクラウドサービスにすれば、外出先やリモートワークなどの状況下でもファクス文書を確認できます。

RICOH複合機でFAXをPDFで受信「Easyファクス」

  • Ridoc Desk Navigator

複合機で取り込んだファクスやスキャンした紙文書・電子文書・画像データなどを、一つの文書として管理できるサービスです。付せん機能やスタンプ機能なども備わっており、ドキュメントの編集も簡単に操作できます。

Ridoc Desk Navigator

自動機能を活用し、スキャン業務を簡略化するシステム

  • ドキュメント配信システム Ridoc GlobalScan Version2

FAX受信文書とスキャン文書のドキュメント配信システムです。フォルダ配信に加えて、メール配信やドキュメント管理システムへの配信にも対応しています。スキャン時には、フォルダの自動生成やファイルの自動振り分け、ファイル名のリネームを自動化できるため、スキャン業務の簡略化が可能です。

ドキュメント配信システム Ridoc GlobalScan Version2

ペーパーレス導入のご相談は大塚商会まで

ご紹介したように、社内文書を電子化するペーパーレスの導入によって、「印刷コストの削減」「資料検索性と利便性の向上」「セキュリティ対策の向上」「クリーンなオフィス」などのメリットを得られます。

一方、「デジタルデータ化できない資料がある」「資料が扱いづらい場合がある」「システムやネットワークの状態に左右される」「導入コストがかかる」といったデメリットもあります。効果的に導入するためには、これらのメリット・デメリットを踏まえてルールを整備し、段階的に取り入れていくことが重要です。

ペーパーレス化の導入支援なら、ぜひ大塚商会へお問い合わせください。

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