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製造業様向け! 取扱説明書の作り方

初めてでも、美しいマニュアルが完成します。

InDesignを使って、既にあるテキスト情報や表情報を活用したり、「スタイル」を応用した目次やページ数の自動表示機能を使ったり、初めてでも効率的にマニュアルが作成できます。

製造業様向け! 取扱説明書の作り方

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InDesignは、雑誌や書籍、チラシやポスター、文庫本などの表紙やカバー、三つ折りのリーフレット、カタログなどの作成で使用されます。PhotoshopやIllustratorは知っていても、InDesignを知らない方はたくさんいらっしゃいます。「製造業向け取扱説明書の作り方」と題して、InDesignの便利な機能や簡単な使い方を解説します。

まず、ページ数の自動追加機能「プライマリーテキストフレーム」を使用するか決定します。次に作成物の「閉じ方向」、そしてレイアウト方法を決定します。レイアウトは、学術論文などのような縦横の文字数を事前に指定する方法、または雑誌やリーフレットなどのように自由なレイアウトで構成するかで選択します。

続いて、「マスター」と呼ばれる、見出しやヘッダー、フッターなどのページ共通情報を設定します。文字の整列、「マーカー設定」を使ったノンブル(ページ数挿入)もここで実施します。マスターの設定データは、ドラッグアンドドロップで同じものを簡単に新規作成できます。テキストだけではなく、オブジェクトなども配置できるため、組み合わせ方で効率的に作業できます。

「スタイル」登録により、一回の編集で同設定全てに適用させることができます。「段落スタイル」は、段落単位でフォントや書体、整列方法を設定します。複数ページ作成の場合、「閉じ」の中央部分を「ノド」と呼びます。ノドから外に向かう「ノド元から」、内側に向かう「ノド元に向かって」は、段落スタイルやノンブル設定によく利用します。

「段落スタイル」だけでなく、「文字スタイル」という、一文字単位での設定もあります。「オブジェクトスタイル」は、オブジェクトの塗りや線、ドロップシャドウ、透明効果、角丸、そこに入力されるテキスト情報まで登録できます。事前にこのようなパーツを用意しておけば、後はクリックするだけで、思い通りのものをそのまま反映させることができます。

画像を効率よく配置する方法を解説します。InDesignには複数画像を同サイズで配置する、と便利な機能があります。その作業には「Adobe Bridge」の併用が便利です。画像を複数選択し、フレームにドラッグ&ドロップするだけで、同サイズの画像を一気に配置できます。画像と同じように、テキストもドラッグ&ドロップで流し込むことが可能です。

Excelデータにリンクさせた表を作成することができます。表を配置する際、「読み込みオプションを表示」を選択すると、Excelデータをそのまま反映し、表スタイルだけInDesignの設定を適用させることができます。Excel内でデータを修正すると、InDesignの表のデータも自動反映されます。このような形でうまくExcelの表と組み合わせてください。

今度は、目次を作ります。ページ増減のたび、目次編集するのは大変です。「段落スタイル」を利用し、各見出しのスタイルが割りあたるページ番号を自動抽出する機能で、ページ編集の手間がなくなります。また、「マニュアルでは何ページを参照する」という部分もページ数編集が大変です。こちらも、段落スタイルと「相互参照」機能を使って、参照先を自動でピックアップさせることができます。

用途に合わせてファイルを書き出します。印刷用途の場合、PDFプリセットを使います。画面表示用の場合、リンクからページ遷移させることが可能です。「インタラクティブ」のボタンとフォームの項目を使い、「ページ移動」アクションとリンク先URLを指定します。PDFに書き出したものをAcrobatで開き、「リッチメディア」の部分から、サウンド、ビデオ、3Dのデータを埋め込むこともできるようになりました。

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