ペーパーレスFAXにして業務を効率化

ペーパーレスFAXとは、複合機・コピー機でFAX受信した文書を印刷することなく、データ化して保存する方法です。

ペーパーレスFAXにすることで、業務とは関係ない販売チラシなど、出力不要なFAX文書の印刷コストが抑えられ、出力されたFAX文書の放置による、紛失リスクも軽減できます。

ペーパーレスFAXによって、テレワークでのFAX業務も可能になります。電子化することで文書の出力（保存）先に選択の幅が広がり社外から確認することもできます。また、複数の製品を掛け合わせて、追記・送信も可能です。

複合機を活用することで、簡単にペーパーレスFAXを実現できます。受信文書を自動的に電子化することでFAXを一元管理し、社外から閲覧・追記・送信することも可能になります。
ただし、データの分別・振り分け作業を手作業で行った場合、手間が増え人的ミスのリスクも発生してしまいます。

人が行っている振り分け作業を自動化できれば手間の削減と作業の効率化にもつながります。

ペーパーレスFAXにすることで、条件によっては日時に限らず送信者ごとのフォルダーに振り分け保存することも可能になります。また、フォルダーの自動作成、ファイル名のリネームも可能なため、FAX受信にかかる業務効率が一段と上がります。

Easyファクスで、FAX文書の保存先を自社サーバーへ指定することで、受信したFAX文書を各スタッフや社員が確認し、FAX文書の管理することも可能になります。また、フォルダーの自動作成からファイル名のリネームも可能になため、文書の仕分け業務の手間を削減できます。

「Ridoc Smart Director」は、FAX文書・スキャン文書にコメント追記やスタンプ押印ができるほか、処理後のFAX返信を可能にする製品です。こちらの製品を加えることで受信したFAXの編集・返信が可能になります。

クラウドなどオンラインストレージ環境に受信したFAXを保存先に指定することで、スマートフォンやタブレットなどで外出先から受信したFAXを確認することができます。

「どこでもコネクト」は、大塚商会が提供する『外出先から社内のPCやサーバー環境に安全に接続する』リモートネットワークサービスです。社内のPCにリモート接続するため、受信したFAXデータを確認することができます。また「Ridoc Smart Director」と組み合わせることで編集・返信を容易に行うことができます。