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電子契約で業務効率アップ! 電子契約の内容やポイントを紹介

「契約書を電子化して手間を省きたい」「電子契約の方法を知りたい」など、電子契約に興味のあるビジネスパーソンは多いのではないでしょうか。

電子契約とは、電子ファイルや電子データなどの電子文書に電子署名およびタイムスタンプを付与することで、契約書の作成・送信・合意を電子上で完結できる契約方法です。この方法であれば、リモートワークでも出社せずに承認や契約の締結が行えます。

電子契約を適切に導入し、定着させるためには、書面契約との違いやメリット・デメリット、注意点について把握しておきたいところです。そこで、この記事では、電子契約の概要からメリット・デメリット、スムーズな導入・運用におすすめのサービスまでご紹介します。

電子契約とは

電子契約とは、電子文書(電子ファイル・電子データ)に電子署名を行うことで締結する契約方法です。電子契約には、書面契約のような法的証拠力はあるのでしょうか。ここでは、書面契約との違いや法的な信頼性、電子署名とタイムスタンプについて解説します。

書面契約との違い

電子契約とは、電子文書に電子署名を行うことで契約を締結し、電子文書を原本として保管しておく契約方法です。そのため、電子契約とは、契約書の作成から送信、合意など全てのプロセスをパソコンやタブレットなどを使用して電子的に完結できる契約のことを指します。

では、書面契約と電子契約の違いはどこにあるのでしょうか。以下の表のとおり、法的証拠力や事務処理などのさまざまな点で異なります。

書面契約と電子契約比較表

 書面契約電子契約
形式文書電子データ(PDF)
法的証拠力押印印鑑または印影電子署名または電子サイン
完全性の担保
(改ざん防止)
契印・割印タイムスタンプ
事務処理送付郵送または持参メールまたはシステム経由
保管書棚での実物管理サーバー管理
印紙必要不要

法的な信頼性について

契約書は合意内容を証拠として残すものであるため、証拠力が認められなければ契約書の意味はありません。
電子署名法(電子署名及び認証業務に関する法律)第三条では、電子署名(本人だけが行うことができるものに限る)が付与されている電子文書(電磁的記録)は、押印した書面契約と同等の法的証拠力を有することが認められています。

なお、電子文書はデジタルデータの編集など改ざんのリスクがあるため、法的証拠力の保持には電子署名に加えてタイムスタンプの付与も必要です。タイムスタンプの付与によって時刻証明をすることで契約の電子締結が可能となります。

電子署名とタイムスタンプ

電子署名とは、「誰が」「何を」作成したかなど、電子ファイルの作成者を証明する技術的措置です。書面契約の「捺印」の役割を果たすものと考えると分かりやすいでしょう。
電子署名には「電子サイン」と「身元確認済み高度電子署名」の2種類のシステムが存在します。

電子サイン

メール認証などの認証とシステムログによって本人性を担保するシステムです。契約サービスの登録を行い、メールアドレスさえ持っていれば利用できるため、比較的導入しやすい署名方法といえます。

身元確認済み高度電子署名

第三者機関である認証局の審査を経て発行した電子証明書により、本人性を担保するシステムです。書名契約における印鑑登録証明書と同等の効力を持つため、より法的証拠力の高い本人証明が可能となります。

一方、タイムスタンプは「いつ」「何を」などを証明し、書面契約における「契印」の役割を果たす技術的措置です。タイムスタンプに記録された日時に電子データが存在するため、それ以降改ざんされていないことを証明できます。タイムスタンプの記載情報と元の電子データの情報を比較することで改ざんがないか確認できる仕組みとなっています。

電子契約のメリット・デメリットと注意点

ここでは、電子契約のメリット・デメリット、注意点をご紹介します。導入前にメリットとデメリットを把握しておき、メリットに関しては最大限の効果を得られるように、デメリットに対しては対策を講じておくようにしておくとよいでしょう。

電子契約の導入によって得られるメリットは、主に以下の3点です。

  • コストが削減できる(印紙代や郵送代、書類の保管費など)
  • 業務の効率向上が図れる
  • コンプライアンスの強化につながる(原本の紛失などのリスク低減)

デメリットとなり得る要素としては、主に以下の3点が挙げられます。

  • 業務フロー変更による手間が生じる(社内説明、マニュアル作成など)
  • 取引先に手間やコストが生じる可能性がある(取引先の説得が困難)
  • 不正アクセスによるリスクがある

なお、契約書の中には、一部、法律で書面による交付が義務付けられているものがあるため、注意が必要です。

例えば、訪問販売において交付する書面や、定期借地権契約書など、一部の契約では電子契約に移行できないため、電子契約を導入する前に該当する契約がないか顧問弁護士に確認しておくことを推奨します。仮に、電子契約と書面契約書と両方が混在した状態で業務を行わなければならないとなると、業務がより煩雑になり、電子契約のメリットを得られない可能性があります。

電子契約の詳しいメリット・デメリットについては「電子契約でコスト削減!電子契約のメリットとデメリットとは?」の記事をご参照ください。

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電子契約サービスを選ぶポイントとおすすめのサービス

電子契約をスムーズに導入するために、ここではサービスを選ぶ際のポイントとおすすめのサービスについてご紹介します。

電子契約システム導入で効率アップ! 電子契約システム導入のポイントやおすすめサービスをご紹介

電子契約サービスを選ぶポイント

サービスを導入する際は、以下の三つのポイントに着目して、自社に合うものを選びましょう。

電子帳簿保存法に対応している

電子帳簿保存法では、税務に関する電子データを保管するための要件が定められており、それを満たしている電子契約サービスでない場合、書面での保管も必要となります。利用前によく確認しておくことが重要です。特に、タイムスタンプなどの電子帳簿保存法に対応した機能が備わっているか確認しましょう。

取引先が導入しやすい

取引先の利用料は無料、取引先への説明会の開催支援やマニュアル作成支援などを掲げている電子契約サービスであれば、取引先に導入を交渉しやすく、スムーズな移行が期待できるでしょう。

書面契約にも対応している

書面契約が残ることを考慮し、紙の契約書を取り込める機能を備えた電子契約サービスを選ぶとよいでしょう。書面契約にも対応していることで、電子契約と書面契約を一元管理できます。

おすすめのサービス

ここでは、おすすめのサービスとして大塚商会が取り扱っている「クラウドサイン」と「eValue V ドキュメント管理連携テンプレート with Adobe Sign」をご紹介します。

クラウドサイン

契約締結から契約書管理までできるクラウド型の電子契約サービスです。弁護士監修の元、電子帳簿保存法に準拠し、「認定タイムスタンプ」に対応しています。また、5万社以上が導入しているサービスのため、取引先も導入している可能性が高いでしょう。また、初めて利用する場合でも簡単に操作でき、APIもほかのサービスやシステムとの連携がしやすい仕様です。

eValue V ドキュメント管理連携テンプレート with Adobe Sign

契約内容の社内稟議(りんぎ)から契約締結、契約書の保管、契約書の有効期限管理までを電子化できるサービスです。電子署名が必要な文書を自動でアップロード、署名状況の可視化と催促機能、締結済み文書を安全・確実に管理するなどの機能が備わっています。「SMILE V / eValue V ドキュメント管理」を利用することによって、アクセス権を設定して契約書を安全に管理できるほか、強力な検索機能も備えています。電子帳簿保存法の保存要件に沿っている点も強みです。

eValue V ドキュメント管理連携テンプレート with Adobe Sign

電子契約のご相談は大塚商会まで

この記事では、電子契約の概要やメリット・デメリット、おすすめのサービスについてご紹介しました。電子契約の導入によって、「コスト削減」「業務効率向上」「コンプライアンス強化」などのメリットを得られます。電子契約サービスを導入する際は、電子帳簿保存法に対応しているか、取引先が導入しやすいかなどを確認することがポイントです。導入ポイントやメリット・デメリットを把握して、自社に適した電子契約システムを選びましょう。

電子契約サービスの導入支援なら、ぜひ大塚商会へお問い合わせください。

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