【連載コラム 第3回】生成AI（RAG）の盲点！「古い文書」や「機密情報」が引き起こす社内トラブルと解決策

落とし穴1：AIが「古い情報」を基に間違った回答をしてしまうリスク

RAGの仕組みは、手元にある資料（辞書）を見ながら答えるテストのようなものとお伝えしました。ここで想像してみていただきたいのは、「もし、その辞書の中身自体が間違っていたらどうなるか」ということです。

企業のファイルサーバーや共有ストレージの中には、以下のような状態のファイルがあふれていないでしょうか。

• 「就業規則_2023年版.pdf」と「就業規則_2026年最新版.pdf」が同じフォルダーに混在している
• どのマニュアルが「最終完成版」なのか、担当者以外には分からない

人間であれば日付やファイル名を見て「新しい方を読もう」と判断できますが、AIは格納されている書類を全て「正しい情報」として読み込んでしまいます。その結果、社員からの質問に対して、AIが既に廃止された古いルールを基に間違った回答を提示してしまうというトラブルが起こるのです。

落とし穴2：見せてはいけない「機密情報」が一般社員に漏洩するリスク

もう一つの深刻なリスクが「セキュリティ（アクセス権）」の問題です。

社内には、全社員が閲覧してよい「社内規定」や「業務マニュアル」がある一方で、役員や特定の管理職しか閲覧を許されない「経営会議資料」や「人事評価情報」といった機密文書も存在します。

もし適切なファイル管理がなされていないストレージをそのままAIに読み込ませてしまうと、一般社員が「今年の役員報酬の基準は？」や「○○プロジェクトの進捗（しんちょく）は？」と質問した際、AIが機密文書の中身を親切に要約して回答してしまうという大掛かりな情報漏洩事故につながりかねません。

成功の鍵は「AIを入れる前の土台づくり」にあり

AI（RAG）は非常に優秀ですが、「どの情報が新しくて、誰に読ませてよいか」という判断を自ら行うことはできません。つまり、AI検索を安全に活用するためには、大前提として「常に最新版だけが表示される仕組み（版管理）」と「人に応じた閲覧制限（アクセス権の制御）」が組み込まれたデータ基盤が必要不可欠なのです。

将来的なAI活用を見据え、この強固な「土台づくり」を手軽に、かつ安価に実現できるのが大塚商会の文書管理システム「eValue V Air mini」です。

eValue V Air miniは、長年培った業務ノウハウを基に最新版管理やアクセス権の設定があらかじめ標準装備されています。

その強固な土台の中で「次世代の社内検索」を利用できるのが、eValue V Air miniの「スマート検索」です。

「AIの導入はまだ先」とお考えの企業も、まずはeValue V Air miniで社内文書の整理整頓から始めてみませんか？ 正しく管理された文書資産は、日々の業務効率を高めるだけでなく、近い将来AIを導入する際の「最強のデータ基盤」となります。