製造業の購買業務の課題とは? クラウドサービスを活用した業務改善

ものづくりの現場に欠かせない業務の一つが購買業務です。購買業務の見直しには、業務改革やDX推進も欠かせません。なんとなく工場ごと、事業部ごとに独自のルールで受発注していると、思わぬトラブルを招くことになります。今回は、製造業における購買業務でよくある問題を解決するために、6つの改善策やクラウドサービスの活用についてご紹介します。

製造業の購買業務とは

購買業務とは、製品の製造やサービスの提供にあたって必要となるものを外部から購入することです。 購買の対象となるものには、直接材・間接材の二種類があります。

  • 直接材:生産に直接かかわる資材・購買品(原材料や部品など)
  • 間接材:生産に直接的なかかわりのない資材・購買品(工具や保安資材、消耗品など)

製造業における購買業務には、原材料や部品などの直接材の購入だけではなく、作業着や備品などの間接材も含まれることを忘れてはなりません。直接材と間接材の購買業務を効率化することによって、コストダウンを実現し、会社の利益率向上へとつながります。

製造業の購買業務でよくある問題

実際、購買業務の現場では、次のような問題がしばしば起きています。

購入手法や取引条件が工場や営業所によってバラバラ

本社、工場、営業所それぞれが必要なときに必要なものをバラバラに購買しています。主な仕入先も異なるので、どこで誰が何をどこから購買しているのか各現場に共有できていません。工場や営業所の数が多ければ多いほど把握が困難になってきます。

購買ルールや承認ルールがあいまいでわかりづらい

社内に購買の統一ルールがないので、まとめ買いなどの効率的な購買ができません。特に間接材の購買管理が属人的だったり、承認に独自のルールがあったりする場合、スムーズに購買できず、無駄買いを防止することができません。

本社で工場や営業所の購買状況を把握できていない

M&Aを行った会社などでよく問題になるケースです。M&Aにより新たに加わったグループ会社がそれぞれ昔からのやり方で行っているため、購買業務をなかなか共通化できません。そのままにしておくとコンプライアンス上の問題も出てくるため、速やかに一元化する必要があります。

テレワークでは購買申請・承認、注文書発行などが行えない

本来、 製造業でも事務作業はテレワークが可能ですが、購買業務のために出社せざるをえないケースがあります。

例えば、購買申請・承認、注文書発行などのワークフローがテレワークに対応できていないと、出社して処理することになったり、承認者が出社しない日は承認プロセスがストップしたりしてしまいます。働き方改革の課題としても早急に解決すべきです。

購買業務の課題解決のための6つの改善策

購入手法や取引条件が工場や営業所ごとにバラバラだったり、購買ルールや承認ルールがあいまいで分かりづらかったり、工場や営業所の購買状況が本社で把握しづらいなど、購買業務の現場でよくある問題を解決するには、6つの改善策が考えられます。

  1. 購買の集約化・一元化ができる環境(体制や手順)を構築する
  2. 標準または推奨購買品を設定し、社内購買を標準化する
  3. 申請・承認ルールの徹底や仕入先を管理し、適正な取引を推進する
  4. 各事業所の購買を「見える化」し、透明性や妥当性を確保する
  5. 発注手配や会計処理など、購買における業務の効率化を社内外でも行う
  6. 購買予算を設定するなどコスト意識の向上購買抑制につなげる

ただし、何でも集約化・一元化すればいいというものではありません。集約化しすぎるとサプライチェーンなどに何かがあったときのリスクヘッジになりません。集約化・一元化はバランスよく行うことが重要です。

それぞれの特徴から、間接材は「集約化」、直接材は「分散化」に向いているといえるでしょう。生産に直接関係する直接材は現場ごとの状況を見ながら発注したり、リスクヘッジのために分散化する必要があるのに対し、生産に直接関係しない間接材は集約することで効率化を図ることができます。

こうしたポイントを実現する一つの方法として、購買業務の改革を推進するクラウドサービスの利用があります。

購買業務の改革を推進するクラウドサービスとは

購買業務の効率化、管理強化、BCP対策強化、コスト抑制などを目的に、業務改革やDX推進を取り組む企業が増えています。購買システムをクラウド上で提供するサービスを活用することで、購買のルール統制や調達・購買情報が「見える化」され、仕入先管理を含む業務効率化を図ることができます。

例えば、大塚商会のクラウド型 調達・購買業務支援サービス「たのめーるプラス」を利用すると、各仕入先と連携して購買商品・条件を標準化できたり、申請・承認処理が全てインターネット上で完結できるようになったり、仕入先を複数選択して相見積りをとることが可能になります。また、生産管理システムと連携することもできます。

クラウド型 調達・購買業務支援サービス「たのめーるプラス」活用のメリット

業務効率化
  • 管理部門での購買集約化
  • 購買手法の一元化、簡素化
  • データの二次活用による他業務への連携強化
内部統制強化
  • コンプライアンスにのっとった調達・購買ルールの可視化
  • 見積りや注文時の申請承認フローの徹底
  • 調達・購買履歴や操作ログの保持
コスト削減
  • 適正価格での購買
  • 集中購買によるボリュームディスカウント
  • 調達・購買システム自体の構築、運用コストの軽減

クラウド型 調達・購買業務支援サービス「たのめーるプラス」活用事例

【事例1】電子機器製造業

全国8拠点とグループ企業4社において、事務消耗品、工場消耗品、ユニフォームなどの購買統制を目指しシステムを導入。仕入先と取引条件を調整の上、標準購買品を設定して「たのめーるプラス」上に掲載し、さらに購買部門の最終承認=注文処理として、各サプライヤーと連携することでスムーズ&スピーディーな購買を実現。

【事例2】電子部品製造業

事務消耗品、工場消耗品、書籍などの購入について、あらかじめ調達部門が取引条件を取り決めたサプライヤーを調達システム上に展開。仕入先のWebカタログサイトと連携し、少ない管理工数での購買と幅広い商品公開を実現。さらに会計システムと連携し、「たのめーるプラス」での検収実績データを二次活用。

【事例3】オートバイ部品製造業

基幹業務システムの受注データと連携し「たのめーるプラス」の注文アップロード機能を利用。各仕入先からWeb上で注文・納期回答や出荷通知を受け取るとともに、出荷実績データを基幹業務システムへ取り込み、発注用EDIとして「たのめーるプラス」を利用。

【事例4】素材製造業

一部の直接材を含めた購買システムとして「たのめーるプラス」を利用。各事業所からの見積り、注文は全て購買部門を通して仕入先と調整できる仕組みにすることで、見積り回答結果に基づいた注文申請をシステム上でシームレスに実現。

まとめ

日々行われている購買業務の効率化は、会社の利益にもつながる重要課題です。購買業務の改革を推進するクラウドサービスには、既に導入している生産管理システムと連動できる支援サービスもあります。経営課題をスピーディーに解決するためにも、便利なクラウドサービスの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

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「たのめーるプラス」は、間接材から直接材まで事業で必要な商品や材料などをインターネットで購買・調達できるクラウドシステムです。

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