ナレッジマネジメントを目的とした文書管理システム活用とは

文書管理とは

製造業で使用されている文書としては、社内規定、契約書、図面、手順書、指示書、伝票などがあります。こうした文書はいわば企業機密であり、会社の貴重な情報資産ですから、適切に管理かつ活用をしなければなりません。

既に文書管理システムを導入している会社もあるでしょう。いわゆる文書管理システム、あるいはグループウェアにおける文書管理機能とは、社内の各部署で使われているさまざまな文書を一括管理し、社内の各部署で共有する機能のことです。

ナレッジマネジメントとは

文書管理で重要なのは、ナレッジマネジメントという概念です。ナレッジマネジメントとは、社員やメンバーが個々に所有するノウハウや経験、知識といった貴重なナレッジを、知的資産として企業内で共有し、全社的に活用するための手法です。言い換えれば、個人が持つ「暗黙知」を「形式知」として明確にして企業内で共有し、「集合知」として企業の強みに生かすことです。

会社が守り、次世代に引き継いでいくべき重要な知的財産を適切に管理するための考え方が、ナレッジマネジメントなのです。

なぜナレッジマネジメントが重要なのか

会社の内部文書には、会社が長年積み上げてきたノウハウや経験、知識が明文化されています。まさに会社が会社として存続するため、社外秘の情報が書かれた貴重なナレッジ、知的財産にほかなりません。ですから、文書管理を単なるペーパーレスの道具と考えるのはもったいないことです。

ナレッジマネジメントを目的とした文書管理により、「集合知」として社内で情報の共有や活用をすることができれば、ノウハウや経験、知識を企業の強みとして将来も生かし続けることができます。

ファイルサーバー管理との違い

「文書はファイルサーバーで共有管理している」という会社も少なくないでしょう。しかし、ナレッジマネジメントという観点では、単に文書を格納するだけのファイルサーバー管理では、うまくいかない点が多くあります。例えば、今までに次のような悩みや課題を感じたことはありませんか？

機能1：文書検索

機能2：充実のアクセス権

• アクセス権は「ユーザー」「グループ」「組織」の単位で設定できます。
• フォルダーごと、文書ごとに「フルコントロール」「変更」「登録」「全参照」「属性参照」「アクセス権なし」の権限設定が可能です。
• フォルダーの「登録」権限の付随機能として“自身で登録した文書以外を参照させない”設定もできます。

機能3：重要文書の漏えい対策

• 登録した文書に添付したMicrosoft Officeファイルなどを、セキュリティ保護付きPDFファイルに自動変換できます。
• セキュリティ保護付きPDFファイルには、ダウンロードファイルにマスクをかけて「印刷不可、変更不可、コピー不可、持ち出し不可」といった制御を付けることができます。
• セキュリティパターンを複数作成して、フォルダーごとにセキュリティパターンを指定することができます。

機能4：版管理

ナレッジマネジメントを目的とした文書管理システムでは、版管理も容易です。原則として最新版を表示し、必要に応じて版管理履歴を表示し、旧版ファイルを示すことで旧版参照トラブルを防止できます。また、改版時に版番号の更新単位指定（1の位／0.1の位／0.01の位）や改版内容などのコメント入力により、「いつ」「誰が」更新したかのログを記録。改ざん防止につながります。

機能5：申請・承認（ワークフロー連携）

ナレッジマネジメントを目的とした文書管理システムでは、文書登録・編集・移動・削除を行う際にワークフローを利用した申請・承認が可能です（別途ワークフローモジュールが必要）。例えば、以下のようなことができます。

• ワークフローモジュールの一覧画面で、承認状況をリアルタイムで確認
• 並列承認や代理承認をサポート（承認フローはワークフローモジュールで設定）
• 承認途中での文書編集

株式会社ホッカイ

• 事業内容

  鏡板及び関連製品の製造販売、景観製品における企画・デザイン・設計・製作・据付・メンテナンス、鉄道車両部品

コンサルティングサービスで課題を整理。業務とシステムの双方を見直し、ペーパーレス化と業務の省力化を推進したことで、システム管理部門の本来業務への集中も実現しました。

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