ナレッジマネジメントを目的とした文書管理システム活用とは

ものづくりを行う製造業の現場には、図面、手順書、指示書など、さまざまな文書があります。長年のノウハウや経験、知識が明文化された文書は、まさに貴重なナレッジであり、知的財産ですから、知的資産として企業内で共有し、全社的に活用することが求められます。そのためには、ナレッジマネジメントという観点から文書管理を行うことが重要です。その方法をご紹介します。

文書管理とナレッジマネジメントの違い

ものづくりの現場には、製品を作る原料や資材、機械のほかに、たくさんの文書が存在しています。これらの文書を適切に管理することに加え、さらにナレッジマネジメントの観点から管理を行うことが重要です。

文書管理とは

製造業で使用されている文書としては、社内規定、契約書、図面、手順書、指示書、伝票などがあります。こうした文書はいわば企業機密であり、会社の貴重な情報資産ですから、適切に管理かつ活用をしなければなりません。

既に文書管理システムを導入している会社もあるでしょう。いわゆる文書管理システム、あるいはグループウェアにおける文書管理機能とは、社内の各部署で使われているさまざまな文書を一括管理し、社内の各部署で共有する機能のことです。

製造業での主な文書・ドキュメント類

製造業の現場には、ざっと挙げるだけでも、数多くの文書があります。受注・製造・品質管理といった各フェーズで、製品カタログのような営業資料から発注書・仕様書、品質検査記録表などのさまざまな文書が関わっています。これらの適切な管理なくして、安定的な製造と会社の成長は望めません。

ナレッジマネジメントとは

文書管理で重要なのは、ナレッジマネジメントという概念です。ナレッジマネジメントとは、社員やメンバーが個々に所有するノウハウや経験、知識といった貴重なナレッジを、知的資産として企業内で共有し、全社的に活用するための手法です。言い換えれば、個人が持つ「暗黙知」を「形式知」として明確にして企業内で共有し、「集合知」として企業の強みに生かすことです。

会社が守り、次世代に引き継いでいくべき重要な知的財産を適切に管理するための考え方が、ナレッジマネジメントなのです。

ナレッジマネジメントを目的とした文書管理の重要性

製造業における文書管理では、単なる書類管理を超えた、ナレッジマネジメントを目的とした文書管理が重要です。

なぜナレッジマネジメントが重要なのか

会社の内部文書には、会社が長年積み上げてきたノウハウや経験、知識が明文化されています。まさに会社が会社として存続するため、社外秘の情報が書かれた貴重なナレッジ、知的財産にほかなりません。ですから、文書管理を単なるペーパーレスの道具と考えるのはもったいないことです。

ナレッジマネジメントを目的とした文書管理により、「集合知」として社内で情報の共有や活用をすることができれば、ノウハウや経験、知識を企業の強みとして将来も生かし続けることができます。

ファイルサーバー管理との違い

「文書はファイルサーバーで共有管理している」という会社も少なくないでしょう。しかし、ナレッジマネジメントという観点では、単に文書を格納するだけのファイルサーバー管理では、うまくいかない点が多くあります。例えば、今までに次のような悩みや課題を感じたことはありませんか?

ファイルサーバー管理をしている会社に多い悩み

  • フォルダーが多く、ファイル名の付け方もバラバラで、必要なファイルが探せない
  • 部署単位や雇用形態ごとにアクセスできる文書が制限できない
  • 機密文書は漏えい対策として、持ち出せないようにしたい
  • ここにあったはずのファイルがない!? 知らない間に誰かに上書きされている
  • 同じような名前のファイルがたくさんあって、どれが最新か分からない
  • ファイルを取りあえず保存することが多く、不要なデータもたくさん! すぐに容量不足になる

このように、文書をファイルサーバーで管理することの問題点は、「文書検索」「セキュリティ」に関する問題に大きく集約されます。

文書管理システムを活用することで、こうしたファイルサーバー管理の問題点を解消することができます。

ナレッジマネジメントを目的とした文書管理システム活用

文書管理システムには、ファイルサーバー管理にはない機能やファイルサーバー管理ではできない機能がたくさんあります。大塚商会の文書管理システム「eValue」シリーズを例に、文書管理システムの機能を幾つか紹介します。

機能1:文書検索

詳細検索

  • 登録用属性パターンと対応させた「検索用属性パターン」で適切な属性検索やあいまい検索ができます。
  • 頻繁に検索する条件をパターンとして保存したり、指定の属性項目が「未入力」の文書を検索したりすることができます。
  • 属性検索+全文検索で目的の情報にすばやくたどり着けます。

簡易検索

  • 文書タイトル・ファイル名からの検索や、添付ファイル本文に合致する文書やファイルを検索できます。

ビジュアルイメージでの検索

  • 簡単に目的の文書を探すための機能として、文書に添付されているファイルの1ページ目を「サムネイル表示」したり、紙文書のようにページをめくれる状態にしたりする「ブックビュー表示」などの機能が付いています。
  • 適切な検索キーワードが思いつかない場合は、図や画像、レイアウトや色合いなどのビジュアルイメージで目的の文書を探せます。

その他の便利な検索機能

  • フォルダー名の中間一致でフォルダー検索できる「フォルダー検索」
  • よく使用する検索条件を保存し、ワンクリックで検索できる「My Search」
  • 日常よく見るフォルダーやドキュメントをあらかじめ登録しておける「お気に入り」

機能2:充実のアクセス権

  • アクセス権は「ユーザー」「グループ」「組織」の単位で設定できます。
  • フォルダーごと、文書ごとに「フルコントロール」「変更」「登録」「全参照」「属性参照」「アクセス権なし」の権限設定が可能です。
  • フォルダーの「登録」権限の付随機能として“自身で登録した文書以外を参照させない”設定もできます。

機能3:重要文書の漏えい対策

  • 登録した文書に添付したMicrosoft Officeファイルなどを、セキュリティ保護付きPDFファイルに自動変換できます。
  • セキュリティ保護付きPDFファイルには、ダウンロードファイルにマスクをかけて「印刷不可、変更不可、コピー不可、持ち出し不可」といった制御を付けることができます。
  • セキュリティパターンを複数作成して、フォルダーごとにセキュリティパターンを指定することができます。

機能4:版管理

ナレッジマネジメントを目的とした文書管理システムでは、版管理も容易です。原則として最新版を表示し、必要に応じて版管理履歴を表示し、旧版ファイルを示すことで旧版参照トラブルを防止できます。また、改版時に版番号の更新単位指定(1の位/0.1の位/0.01の位)や改版内容などのコメント入力により、「いつ」「誰が」更新したかのログを記録。改ざん防止につながります。

機能5:申請・承認(ワークフロー連携)

ナレッジマネジメントを目的とした文書管理システムでは、文書登録・編集・移動・削除を行う際にワークフローを利用した申請・承認が可能です(別途ワークフローモジュールが必要)。例えば、以下のようなことができます。

  • ワークフローモジュールの一覧画面で、承認状況をリアルタイムで確認
  • 並列承認や代理承認をサポート(承認フローはワークフローモジュールで設定)
  • 承認途中での文書編集

文書管理システムの活用事例

大塚商会の文書管理システム「eValue」シリーズでは、ナレッジマネジメントを目的とした文書管理が可能です。実際の活用事例を紹介します。

株式会社さかえ

  • 事業内容

    仕上用化粧品等製造、一般貨物運送事業

運送業から転換したものづくり企業が、薬事法に対応した生産管理システムと社員教育で百年企業を目指し、ファイルサーバーで管理していた製造記録を「eValue」の文書管理機能で統合管理を実現しました。

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企業のグループワークに必要な機能を網羅した統合型グループウェア。ワークフロー、文書管理、スケジューラ、コミュニケーションの機能を統合しポータル化できます。

大塚商会の「eValue」シリーズ

まとめ

ノウハウや経験、知識が明文化された文書は、まさに貴重なナレッジであり、守り受け継いでいくべき重要な知的資産です。これを単なる文書管理の課題として片付けてしまってはもったいないことになります。長年培ってきた貴重な資産を全社的に活用するために、文章管理をナレッジマネジメントとして活用していきましょう。

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