製造業の生産性向上・業務効率化に役立つファイリングのポイントを解説

作業品質が安定する

生産性を向上させるためには、作業のムダをなくし、誰でも作業ができるように標準化を図らなくてはなりません。そういった取り組みを根気よく進めることで、作業スピードが速まり、作業品質を一定に保（たも）てるようになります。作業品質の安定は製品の品質向上やサービスの向上につながり、顧客満足度を高められます。

人手不足を解消できる

少子高齢化に伴う労働人口の減少によって、多くの企業が深刻な人手不足に陥っています。しかし、生産性向上に取り組んで少ない人数・工数で大きな成果を上げられるようになれば、人手不足の解消につながるでしょう。また、不要な残業や休日出勤がなくなることで、近年求められている働き方改革を実現することも可能です。

利益率の向上につながる

生産性向上に取り組んで作業のムダや不良によるロスを削減し、より少ない資源で製品を生産できるようになれば、利益率が向上します。また、需要に応じて生産量を増やせるようになるので、利益をさらに増大させることも可能です。昨今の製造業では国内外での競争が激化していますが、生産性向上によって企業の競争力を高められます。

営業利益の向上が限定される

製造業の原価構造は、一般的に次のようになっています。

この中で、間接原価や総原価にはホワイトカラー（オフィス業務）に起因する原価も含まれていることを忘れてはいけません。例えば、設計や生産管理のような管理・間接部門の業務にかかった工数は間接労務費として計上され、人事・経理のような本社部門の費用は販売管理費として計上されることになります。

製造業の原価構造においては、直接原価の占める割合が多い傾向にありますが、間接原価や販売管理費も無視することはできません。製造現場の生産性向上によって直接原価を低減するだけでなく、ホワイトカラーの生産性向上によるコストダウンも図らなければ、最終的な営業利益向上を実現できない可能性があります。

製造現場の生産性を下げてしまう

設計・生産計画・生産指示といった管理・間接部門の業務は、製造現場にとっての「川上」、すなわち前工程という位置づけにあります。そのため、前工程の生産性が低く、設計の出図遅れや非効率な生産計画、購買の受け入れ検査遅延などが発生すると、そのシワ寄せが後工程である製造現場にいってしまうのです。

製造現場の生産性向上に日々取り組んでいるにもかかわらず、手戻りや残業がなくならない場合、その原因は管理・間接部門の非効率さや作業品質の低さにあるのかもしれません。そういった意識を持つことが、全社的な改善を進めるために必要といえるでしょう。

業務を中心としたファイリングを行う

生産性向上を実現するファイリングのポイントは、書類ではなく「業務」を中心に据えることです。

例えば、多くの製造業が認証取得している品質マネジメントシステム（ISO9001）や、環境マネジメントシステム（ISO14001）、昨今重要視されている情報セキュリティ関連の文書や、法令順守の評価記録が「ISO関係書類」として、ひとまとめにファイルにとじられているとします。この場合は、単にISOのための書類がまとまっているだけであり、生産性向上には結びつきません。ISO関連書類がどこに保管されているのかは分かるものの、その中にどのような書類があるのか、どのような業務が関わっているのかが分からず、一部の従業員しか理解していない状況（=属人化・固定化）になってしまいます。

しかし、この「ISO関連書類」を業務中心で見ると、次のように区分できます。

このように、組織の業務と文書の体系をまとめ、業務体系にもとづく背表紙を作成することで、業務の「見える化」が実現します。キャビネットに並ぶ背表紙を見れば、その職場で担っている業務や関連書類が一望できるため、組織内での情報共有ができるようになるのです。

マルチスキル化を進める

組織内での情報共有ができた後は、ボトルネックになりやすい業務や、担当者が限られていてリスクが高い業務から優先的にマルチスキル化を進めていきます。マルチスキル化に必要なことは、知識（ナレッジ）の共有です。その業務を行うために必要なノウハウや経験、知識を明文化していき、誰であっても効率的に業務をこなせるようにしていきましょう。情報共有だけで終わらず、知識の共有まで行って生産性を向上させるのが、ファイリングの目的となります。