ものづくりDXを推進！ 製造業におけるグループウェア活用とは

ドキュメント管理とは

ドキュメント管理のメリット

効率的に文書を電子化＆保管できる

ドキュメント管理システムを使うと、国税関係書類など数年間の保存が義務付けられている書類や、社内の書類を電子化してペーパーレス化を進めることができます。また、ワークフローとの連携でドキュメントの申請・承認フローも電子化することが可能です。
版管理で常に最新バージョンのファイルにアクセスできます。必要に応じて、旧版やファイルの更新履歴を確認することも可能です。

いつでもどこからでも社内文書にアクセスできる

手持ちのデバイスで、テレワーク先や外出先などからでも社内文書にアクセスすることができます。膨大な資料を持ち歩く必要がなくなり、業務効率化と働き方改革を促進できます。

多彩な検索機能で素早く目的の文書にたどり着ける

属性検索や全文検索などの検索機能を使うことで、必要な文書や図面を膨大な紙の束から探し出す手間がなくなり、素早く見つけることができます。

情報漏えいを防げる

フォルダー、ドキュメントに対し、ユーザーやグループ単位でアクセス権限が設定できます。ログオンユーザーごとに閲覧可能なフォルダーや文書のみが表示されるため、安全に情報を公開できます。また。セキュリティ設定されたフォルダー内の文書は、印刷や持ち出し禁止の制限をかけることも可能です。

【関連製品】文書管理システム

ワークフロー機能とは

ワークフロー機能のメリット

申請・承認業務の「脱ハンコ」化ができる

申請・承認業務を電子化し、テレワークなどの柔軟な働き方を実現するとともに、申請書の紛失も防止できます。出張先などからも、スマートフォンによる迅速な決裁が行えます。

専用フォームで申請業務をスピードアップできる

必要項目を入力して送信するだけの「申請フォーム」を使って申請から承認・却下までシステム上で完結できるため、申請・承認処理業務が滞りません。承認状況をリアルタイムで把握し、処理が遅れている案件に催促メッセージを送ることも可能です。不在時の代理申請や代理承認などで業務の停滞を防ぎます。

内部統制を強化できる

申請・承認の流れや履歴が可視化されるため、ミスや不正を未然に防ぐことができます。

【関連製品】電子申請・承認システム

スケジューラ機能とは

スケジューラ機能のメリット

グループメンバーで行動予定を共有できる

自分のスケジュール管理はもちろんのこと、ほかのメンバーのスケジュールも確認でき、各メンバーの予定や空き状況に合わせて、グループでの仕事が進められます。システム内の「行動予定表」を使えば、不在メンバーの行き先や帰社予定も一目瞭然。客先からの電話応対や至急の連絡もスムーズに行えます。

打ち合わせやイベントの日程調整がスムーズにできる

会議の参加予定者に複数の候補日時を提示し、参加可否を回答してもらうことで、各参加予定者の都合を確認したうえで、開催日時を決定できます。

施設や設備の予約管理でダブルブッキングを防止できる

会議室や社用車、プロジェクターやノートパソコンなどの備品の使用予約状況を確認して、ダブルブッキングのトラブルを防止できます。

仕事リストでタスク漏れを防止できる

タスクに期日や重要度を付けて管理できるとともに、ポータル画面に仕事の締切を一覧表示させることで、タスク漏れを防ぐことができます。

プロジェクトの進捗状況がすぐにわかる

複数人で進めるプロジェクトのタスク管理も、ガントチャート形式で直感的・視覚的に行うことができます。

【関連製品】スケジュール管理・施設予約

コミュニケーション機能とは

コミュニケーション機能のメリット

社内限定メールで情報を安全に送信できる

社内だけで送受信できる「社内メッセージ」を使うことで、機密性の高い情報が社外に漏れることを防ぎます。メールアドレスを持たない従業員との連絡にも便利です。

「掲示板」で社内の必要メンバーに周知できる

広く周知させたい情報を発信する際は「掲示板」が利用できます。部署別や役職別などアクセス権限を設定することで、部外秘や関係者外秘の情報を安全に共有できます。

「回覧板」で確実に見てもらいたい情報を配信できる

「回覧板」は、定例会議の議事録配信など、定期的な回覧に便利なツールです。いつ誰が見たかを一目で把握でき、コメントの共有や、過去の回覧文書の再編集・再配信も可能です。

「アンケート」で社員の意見を幅広く聴取できる

「アンケート」の作成から公開、集計、報告まで手軽に実行でき、結果は、Excelでグラフィカルに出力して報告資料として利用できます。

業務フローを「見える化」してヌケ・モレ・無駄を軽減できる

掲示板とワークフローの活用で業務手順の「見える化」ができます。久しぶりの作業や初めての手続きもヌケ・モレなく行うことが可能です。

【関連製品】社内メッセージ・掲示板・アンケート

【関連製品】サイボウズのビジネスアプリ制作クラウドサービス