テレワーク環境を快適にするには？ 業務環境の整備が生産性向上のコツ

オフィスと自宅では業務環境が大きく異なる

オフィスと自宅とでは、場所や環境が大きく異なります。

パソコンを使っての業務が多い方は、自宅にインターネットやWi-Fi環境が整っていれば、それほど大きな違いはないと思われるかもしれません。

しかし、上司や同僚の姿が見えないことで緊張感をなくしてしまったり、オフィスまでの通勤がないことでオンとオフが切り替えにくかったり、インターネットの速度が遅くて作業が進まなかったりなど、実際に作業をすることで気付く違いもあります。

テレワークをするうえでは、オフィスから自宅へと環境を移すことで生じるマイナス面をまず考慮しなければなりません。

業務環境はモチベーションと生産性に影響する

自宅などでテレワークを行う際の大きなテーマとして、「モチベーションをどのように維持するか」「生産性の低下をどのように防ぐか」などが挙げられます。

例えば、自宅でテレワークを行う際に、「同居人や家族とのやりとりが頻繁にあり集中できない」「社内でのコミュニケーションが激減することでモチベーションが保てない」というケースが生じます。

さらに、本来オフタイムの時間を過ごしていた部屋でそのままテレワークを行おうとすると、業務以外のことに気を取られてしまいがちです。趣味のものや暇つぶしをするものが目に入る範囲内にあると、「誰の目もないからいいか」とつい手を伸ばしてしまうこともあるかもしれません。

オフィスと異なる環境で業務を行うことは、モチベーションと生産性に大きな影響を及ぼします。

厚生労働省のテレワーク総合ポータルサイトでは、「テレワークの導入によって生産性が上がる」とされていますが、実際に生産性を上げるには企業文化や個人の状況に合わせた業務環境の整備が必要でしょう。

生産性の維持・向上のためには環境整備が必須

テレワークを行ううえでは、自宅とオフィスとの環境の違いを事前によく把握し、モチベーションや生産性の維持・向上のために環境を整備することが何よりも大切です。

自宅の環境整備をおろそかにすると、「オフィスでは何の問題もなく仕事ができていたのに、テレワークになってからは仕事がはかどらなくなってしまった」という個人の課題につながってしまいます。

心身に負担がかかりにくい

まずは心身に不必要なストレスがかからないようにすることが重要です。

例えば、これまでくつろぐために使用していた自宅のテーブルやイスで仕事をすることがあると思いますが、それらの家具は仕事で使われることを想定していません。イスの座面高が調節できず、合わない高さのまま長時間使用していると、体に負担がかかって集中しづらくなり、心身ともに疲弊しやすくなります。

また、作業範囲の狭いデスクや暗い照明なども、スムーズに仕事を進めるためには改善の余地があるでしょう。

仕事がしやすい環境に整えることは生産性の向上に関係することから、一個人だけで解決するのではなく、テレワークを推進する会社側としても十分に配慮する必要があります。

通常の業務が支障なく行える

自宅にいても、これまでどおりの業務ができるようにすることも大きなポイントです。

特に重要となるのがネットワークに接続する設備です。必ずしも従業員の自宅にインターネット環境が整っているわけではありません。できる限りオフィスの環境と近づけるためには、快適な通信環境の整備が急務です。

また、テレワーク時の大きな変化として、「対面でのやりとりが難しくなった」という点が挙げられます。
メールやチャットを通じてコミュニケーションするのにもひと手間かかるため、コミュニケーション頻度を確保するための策も講じなければなりません。

通常の業務を支障なく行える環境を整えるために、必要に応じて新たなシステムやツールの導入も検討しましょう。

コミュニケーションが円滑にできる

テレワークにおけるデメリットとして頻繁に取り上げられるのが、コミュニケーション不足に陥るという問題です。

会社にいれば、わずかな疑問や仕事上の課題もすぐに同僚や上司に相談できますし、ランチタイムなどに息抜きの雑談もできます。家に一人でいるという環境は、これまで普通にできていた会話ができず、想像以上に閉塞（へいそく）感を感じてしまいます。

コミュニケーション不足は生産性の低下につながる可能性もあるため、ビジネスチャットやWeb会議ツールなどをうまく使って、コミュニケーションが円滑にできる環境を整える必要があります。

例えば、Web会議ツールを用いて毎朝15分の朝会や部署ごとに週1回の会議を設ける、あるいはチャットツールを気軽に活用するなど、いつでもコンタクトできるようなルールを作り、社内で共有するなどの工夫も大切です。

パソコン

自宅でも会社と同じ仕事をする場合は、専門的なソフトウェアやツールを利用するため、パソコンの準備は必須です。

パソコンの準備には、会社から支給するケースと、個人で所有しているパソコンを業務に使うケースとがありますが、セキュリティリスクや業務に使用することを考えると、必要な物品として会社から支給した方がよいでしょう。

個人で所有しているパソコンを使うケースでも、セキュリティリスクを抑えるためのガイドラインを作成し、確実に周知します。

インターネット環境

テレワークでは、一日に多くのデータやツールを使ったやりとりを行うため、光回線などの固定回線か、モバイルルーターを導入してインターネット環境を整える必要があります。

個人では自宅に業務に適したインターネット環境を整備できないケースもあるため、可能であればモバイルルーターを支給し、従業員が負担なく業務を行えるようにしましょう。

ヘッドセット

ヘッドセットはヘッドホンにマイクを搭載したアイテムのことで、Web会議などでのコミュニケーションを円滑にするために必要です。

パソコンにマイクが搭載されていても、音質が悪い、マイクの位置が遠くて声が聞き取りづらいという問題が生じます。ヘッドセットを使用すれば、よりクリアな音質でビデオチャットやWeb会議に参加することができます。

また、オンラインで商談を行う際には、音声環境が印象を大きく変える可能性があるため、しっかりと整備しておきたいところです。

Webカメラ

Webカメラが搭載されていないパソコンの場合は、外付けのWebカメラが必要になります。Web会議では、カメラの画質が悪いと表情が分かりにくくなることがあるため、解像度が高いものを選びましょう。
また複数人を映す必要がある場合は視野角の広いものが適切で、目安としては100～120度です。

デスク・オフィスチェア

快適な作業環境には、デスクとチェアが欠かせません。

個人の自宅にオフィスワーク用のデスクとチェアがないケースもありますが、テレワークを行う際は従業員にあらかじめヒアリングしておき、テレワークの導入までに環境を整備するように勧奨しましょう。

またテレワークでは長時間のデスクワークにより運動不足になったり腰を痛めたりすることがあるので、昇降型デスクを用意するのもよいでしょう。

必ずしも支給しなければならないわけではありませんが、テレワークが長期間にわたる場合は、必要に応じて手当で補完することも検討します。

ITツールの導入

テレワークを行う際、コミュニケーションの取り方や、労務管理の難しさはよく挙げられる問題点です。これらの問題を解決するためには、ITツールの導入が必要不可欠です。

例えば、対面と同じようなコミュニケーションを取りたい場合は、ビデオチャットやWeb会議ツールを導入しましょう。また、あわせてチャットツールを導入することで円滑なコミュニケーションができるようになります。

また、労務管理やマネジメントに役立つ勤怠管理ツールもあります。勤務時間や出退勤・残業や欠勤の管理だけでなく、給与ソフトとの連携や、在席の把握、営業履歴などを記録できるツールもあります。

働く場所がバラバラになってしまうテレワークでは、ネットワーク上でマネジメントができるよう、各従業員の勤務状況を可視化しておくことが非常に重要です。

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