「ChaChatアシスト」（チャチャットアシスト）とは、企業向けに設計されたChatGPTベースのAIアシスタントであり、社内の業務効率化をサポートする生成AI搭載のITツールです。ドキュメントの要約、想定問答集の作成、問い合わせ対応、メール作成の支援など、多岐にわたる業務を支援します。
生成AI ChaChatアシストの活用方法
目次
生成AI ChaChatアシストとは
「ChaChatアシスト」（チャチャットアシスト）とは、企業向けに設計されたChatGPTベースのAIアシスタントです。GPT-4o miniを搭載しており、文章生成・要約はもちろん、RAG（検索拡張生成）機能も搭載しており、社内ドキュメントを参照し回答を生成することができます。また、社内ドキュメントを参照して回答を作成する場合、その参照元ファイルを提示するため、AIの誤答への対処も可能です。
企業内でのChaChatアシストの使い方の例
企業内では、「ChaChatアシスト」を以下のように活用することができます。
社内ドキュメントの要約
社内ドキュメントや、各種会議の議事録を「ChaChatアシスト」へ登録しておくことで、長文のマニュアルや議事録を要約し、必要な情報を簡単に取得できます。ユーザーの方は知りたい情報に素早くアクセスすることが可能になります。
メールや報告書のドラフト作成
業務報告書やメールのテンプレートを自動作成し、作業時間を短縮できます。「ChaChatアシスト」では、よく使用するプロンプトを事前に登録・共有することができるので、比較的どなたでもすぐに使いこなすことができます。
アイデア出しやブレインストーミング
新しい企画のアイデアを出す際に、「ChaChatアシスト」を活用することで効率的な企画立案をサポートします。類似した企画がないか調べることができるほか、企画の概要を「ChaChatアシスト」に評価させることで、アイデアの創出を手助けします。
情報検索の効率化
社内ドキュメントを「ChaChatアシスト」へ登録しておくことで、社内情報に関する検索時間を短縮します。また同一の会話内でGPTへの切り替えも可能なので、出力した回答を翻訳したり、会話を発展させたりも可能です。
ChaChatアシスト活用のメリット：社内ドキュメントの有効活用
「ChaChatアシスト」を活用するメリットは多数ありますが、もっとも大きなメリットは社内ドキュメントの有効活用です。多くの企業で、マニュアルや社内規定、過去の議事録、提供サービスや導入サービスに関する文書など、多くのドキュメントがあります。しかしながら、それらのドキュメントに目を通し内容を把握している方は少ないのが現実です。
社内ドキュメントが活用されない理由は「読むのが面倒くさい」
社内ドキュメントが活用されない最大の理由は、「読むのが面倒くさい」ことにあります。長文のマニュアルや膨大な規程類を全て読むには時間と労力がかかるため、多くの社員は必要な情報を探すことを諦めがちです。
特に、新入社員や異動者にとっては、社内のルールを把握することが大きな負担になります。この問題を解決するために、ChatGPTを活用して情報取得を簡素化することが有効です。
ChaChatアシストの活用で「読む作業」を簡素化
社内のマニュアルや規程、その他文書は膨大であり、必要な情報を探すだけでも大きな負担となります。「ChaChatアシスト」では、対話形式で知りたい情報を探索できるため、「読む作業」を最小限に抑え、従業員の負荷を軽減します。
もちろん、全文を読み文書の全体を把握するに越したことはありませんが、
- 調べる時間の短縮
- 知っている人に聞く（教えてもらう）ことで、他の社員の工数を取らない
という点で活用の効果は非常に大きいです。
企業活用を前提に設計されたセキュアな生成AIツール：ChaChatアシスト
「ChaChatアシスト」は企業内活用されることを前提に設計されているため、管理者も安心なセキュリティ機能が搭載されています。
入力された情報は、生成AIの再学習に利用されない
「ChaChatアシスト」では入力された質問や情報は生成AIの再学習に利用されません。入力した情報を基に意図せず漏えいすることがないため、安心して活用できます。
ユーザーアカウントの管理機能
「ChaChatアシスト」では管理者と利用者で機能が分かれており、管理者はユーザーアカウントの登録、削除が可能です。ユーザーアカウントの登録はCSVで一括登録も可能であるため、導入時の負担も少なく済みます。
チャット履歴のダウンロード機能
管理者は各ユーザーがどのような質問を「ChaChatアシスト」へ投げかけているか、またどのような回答がされているかを確認することができます。どのような内容の質問が多いのかを調査することが可能であるため、より使いやすい社内ドキュメント探索ツールとしてブラッシュアップしていくことが可能です。
社外からのアクセスをブロックするアクセス制限機能
「ChaChatアシスト」には、IPアドレスによるアクセス制限の機能があります。そのため、業務以外の活用や退職者が活用し続けてしまうというリスクを抑えることが可能です。
おわりに～ChaChatアシストの精度に疑問を持たれる方へ～
当ページの原稿の8割を「ChaChatアシスト」により作成しました。
手順は以下のとおりです。
- 原稿のテーマを決める（人間の作業）
- テーマに沿った文章の構成とタイトルを作る（ChaChatアシスト）
- 各タイトルについて文章を考える（ChaChatアシスト）
- 出来上がった原稿をチェック・修正する（人間の作業）
今回の例ではWeb用コンテンツの原稿の作成という使用方法ですが、記載のとおりドキュメントの探索やアイデア出し、各種文面のドラフトの作成など、使い方はさまざまです。
ご興味をお持ちいただけましたら、お気軽にお問い合わせください。