ITとビジネスの専門家によるコラム。経営、業種・業界、さまざまな切り口で、現場に生きる情報をお届けします。
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ビルメンテナンス業向け販売管理システム
SMILE V B.M.Manager おすすめ機能
お客様の用途に合わせてお使いいただける拡張機能で、見積・契約・作業手配・実績の管理から現場ごとの収支管理までをトータルに管理。カスタマイズを最小限に抑え、導入にかかるトータルコストを低減するための機能が満載です。
「SMILE V B.M.Manager」おすすめ機能一覧
見積管理
全社の見積を一元管理
見積管理を実施することにより、営業個人での見積情報管理から、全社共通の管理へとシフトできます。見積書は自由レイアウト帳票機能を利用して、自社独自の書式で作成することも可能です。
見積から契約情報へのデータ引き継ぎ
作成した見積データを契約情報へコピーして利用することができ、二重入力の手間を削減できます。
契約~手配業務
契約情報から作業手配まで一元管理
契約処理では一画面で12カ月分の契約金額を入力できます。作業手配が確定している場合は、契約明細ごとに作業手配処理を呼び出して入力することが可能です。契約に基づく的確な作業手配が行えます。
作業手配処理
契約情報に基づいて契約明細ごとに作業者(外注先・社内)の割り当てや計上月・作業予定日などの作業予定情報の登録を行います。一画面で12カ月分の仕入金額の入力が可能です。また、カレンダー形式で作業予定日の登録まで行えます。
各種手配帳票の出力
外注先や社内へ向けて、作業手配情報、作業予定情報を作業依頼書として出力することができます。得意先別や仕入先別に作業予定表を出力したり、作業手配に対する作業指示を印字したりすることも可能です。作業予定の的確な管理、適切な作業指示を行えます。
作業実績管理機能
契約・作業手配共に「作業実績」入力をしないと売上・仕入計上ができないよう制御をかけることができます。また、必要に応じて作業時間やメモなど簡単な日報を残しておくことが可能です。
自動計上
作業仕入・経費計上/売上計上
定期作業は契約情報に基づき一括で売上・仕入計上できるため、計上漏れを防止し業務の効率化を実現します。スポット作業は作業検収後に売上・仕入計上と、作業に合わせて運用をコントロールできます。
計上予定一覧表
計上確認一覧表では売上計上、仕入計上の予定を簡単に把握できます。未計上分の契約、手配情報が確認でき、計上漏れを防ぎます。
案件別収支
現場(案件)ごとの収支管理
現場(案件)ごとの売上や原価をリアルタイムに把握できます。労務費・外注費などの原価要素別の集計も可能です。現場(案件)単位での詳細な原価をタイムリーに捉えることで、コスト圧縮などにつながる意思決定のスピードアップが実現します。
自由集計帳票
現場(案件)ごとの売上や原価は、オーナー別や建物別など、物件マスターや各種マスターに設定した分類項目を使い、あらゆる切り口で集計することができます。
契約・物販両方の管理に対応
契約・物販両方の管理に対応しており、毎月定額で請求する定期清掃に加え、例えばLED照明など不定期で交換が発生するものを物販として請求するような場合などへの対応も可能です。契約と物販の売上を一つの請求書にまとめられます。
一歩進んだ利用例
「SMILE V B.M.Manager」で管理している情報を他のシステム・サービスに連携することで、業務をさらに効率化するソリューションをご紹介します。
協力業者・得意先とのスケジュール調整を効率化
「SMILE V B.M.Manager」で入力した作業手配情報をクラウドサービス「kintone」(注1)に連携し、協力業者(下請)からの作業日確定連絡や、得意先(元請)へのスケジュール報告をクラウド上で実施。三社間のスケジュール調整を効率化します。
- (注1)データベース型のビジネスアプリを作成するクラウドサービスです。顧客・協力会社など社外の方と共有で利用できる「ゲストユーザー」「ゲストスペース」というライセンスがあります。
導入のメリット
リアルタイムな情報共有
クラウドで利用できるので、複数企業間の円滑なコミュニケーションを推進。日程変更があっても、リアルタイムに情報共有が可能です。
個別調整の手間を低減
連絡手段を統一することで、調整にかかる手間を削減。また確認する情報が一元管理されているため、手配漏れも防ぎます。
タブレット端末で作業報告書を作成・提出
タブレット端末を活用し、作業現場にいながら「SMILE V B.M.Manager」で入力した作業指示書の内容確認や作業報告書の作成が行えます。
モバイル端末の特性を活かし、報告書作成をスムーズに
- 現場の写真を添付した報告書を作成する
- 得意先から署名・サインを記入してもらう
- 作成した報告書をメール送信する
導入のメリット
現場作業者のメリット
一度会社に戻って報告書を書く必要がないため、ワークスタイル変革へとつながります。
管理者のメリット
作業状況をリアルタイムに把握することができ、業務の効率化・原価集計の早期化を実現します。