中小企業診断士コラム「勘と経験」頼みの経営から脱却しよう！～中小企業の経営を変革するBIツールとは～

（1）データドリブン経営の高まり

近年、企業経営においてデータドリブン経営の重要性が高まっています。データドリブン経営とは、勘や経験に頼るのではなく、データに基づいた意思決定を行う経営のスタイルです。競争の激しい業界において、データに基づいた意思決定で競争優位性を生み出すことが実証されています。

例えば、データ分析を行い市場動向や売れ筋商品を把握することで、ターゲット層に適した販売戦略を迅速に展開できます。データに裏付けられた判断を行うことによって、より確実に成果を上げることができるのです。中小企業がこのデータドリブン経営に乗り遅れないためにも、BIツールの活用は必要不可欠といえるでしょう。

（2）少人数でもデータを活用できる

中小企業は限られた人数で日常業務を回しています。そのため、データ分析をしようとしても、これにかけられる時間やリソースには限界があります。しかし、BIツールを使うことで、複数のシステムからデータを自動で集めて整理し、必要な情報をすぐに引き出すことが可能になります。このようにBIツールを導入することで、少人数でも効率的にデータを活用し、経営に生かすことができるのです。

（3）売上・利益の向上につながる

BIツールの導入により、売れ筋商品の傾向やエリア別の売上状況をリアルタイムで把握できるため、販売戦略や仕入戦略をより効率的に立案できます。さらにデータを活用することで、在庫の最適化や売上の向上を実現できます。例えば、過去のデータ分析に基づいて最適なタイミングで仕入やキャンペーンを打ち出すことが可能となり、その結果、利益の向上を達成できるのです。

これらの成果は、勘や経験に頼った従来の方法では得られないものです。データに基づいた判断こそが、確実な業績向上につながるのです。

（1）データの自動集約と統合

BIツールの導入で、従来は手作業で行っていた複数システムからのデータ集計作業が自動化されます。売上管理システム、会計システムなど、複数のシステムから自動でデータを集め一元的に管理できるため、リアルタイムで最新のデータを把握することができます。これによりデータ収集作業の効率化が図られ、担当者は付加価値の高い別の業務に注力できるようになります。

（2）グラフやチャートによる視覚化

集計されたデータをそのまま表形式で報告するだけでは、どうしてもイメージがつかみづらくなってしまいます。しかし、BIツールを使えば、データを視覚的に表現できます。売上や利益の推移を折れ線グラフや円グラフなどで示すことで、データを直感的に理解できるようになります。この視覚化により経営陣への報告がスムーズになり、意思決定を迅速に行えるようになるのです。

（3）複数の切り口でのデータ分析

BIツールでは、複数の視点からのデータ分析が可能です。例えば、「商品別×地域別×月別の売上推移」といった、複雑な条件での分析も簡単に行えます。従来なら数時間、場合によっては数日かかっていた資料作成やデータ分析が、BIツールを使えば数クリックで完了するため、業務効率が飛躍的に向上します。

（4）アラート機能と予測分析

BIツールには、設定した条件に基づいて、異常値を検出した際にアラートを発信する機能が備わっています。例えば、売上が急に落ちた場合や、在庫が予測よりも多くなった場合にアラートを受け取ることができます。また、過去データの傾向を基に将来の動向を予測分析できる機能もあります。これにより問題を早期に発見し、予防策を講じることができます。

（1）意思決定のスピードと精度の向上

BIツールを使えば、データに基づいて迅速かつ正確な意思決定が可能となります。経営者は、感覚ではなくデータに裏打ちされた判断を下すことができ、誤った判断のリスクを減らせるようになります。例えば、売上が急激に落ち込んだり、在庫に偏りが生じたりする状況をリアルタイムで察知できれば、問題に対していち早く手を打つことが可能です。

（2）業務の効率化と生産性向上

Excelで行っていた手作業のデータ集計や、集計ミスの修正作業から解放されることで、担当者の負担を大幅に軽減することができます。これにより担当者は他の重要な業務に集中できるようになります。また、BIツールによって情報の一元化が進み、データにアクセスする時間の短縮が実現します。この効率化によって、生産性が向上し、会社全体の運営がスムーズに進行します。

（3）属人化の防止

例えば、「あのデータは田中さんに聞かないと分からない」といったような、いわゆる“情報の属人化”を防ぐことができます。BIツールを導入すれば、誰でも必要な情報にアクセスできるため、仮に担当者が退職したり異動したりした場合でも、業務に支障をきたすことがなくなります。これにより、会社全体の情報共有が促進され、安定した企業運営に取り組めるようになります。

（1）一定の費用が発生する

当たり前のことですが、BIツールの導入に際しては一定の費用が発生します。特に中小企業にとっては、この費用負担が導入するうえでの障壁となることがあります。しかし、中長期的に見れば、業務の効率化やデータ活用による効果が得られる可能性が高いことも事実です。そのため、費用対効果をしっかりと見極めたうえで導入することが重要です。特に中小企業には、初期費用がかからず月額費用も比較的安価なクラウド型のサービスがおすすめです。

（2）ツールの習得に時間がかかる場合がある

BIツールは非常に多機能であり、最初は使い方に戸惑うことがあります。従業員が新しいツールを使いこなすようになるまでには、やはりある程度の学習時間が必要になります。しかし、最近のBIツールは直感的に使えるものが増えており、オンラインでのヘルプ機能やサポート体制も充実しています。

（3）データ品質によって成果が左右される

BIツールは、入力されたデータを分析しますが、そのデータが正確でなければ、分析結果も信頼性を欠いてしまいます。データの品質を保つために、日々のデータ管理や入力作業が非常に重要となります。

【事例1】製造業のケース（従業員80名・売上30億円）

ある中堅食品メーカーの営業部門では、毎月のエリア別の売上データをExcelで集計していました。しかし、人手による作業のため時間がかかり、集計ミスも多発し、営業部門からは不満の声が上がっていました。そこで、BIツールを導入した結果、営業担当者はタブレットからリアルタイムで売上状況を確認できるようになり、売上進捗（しんちょく）が遅れているエリアへの早期対応が可能となりました。また、経営会議でも「先月との比較」や「商品別粗利」などのデータを即座に確認できたことで、意思決定が迅速になりました。この結果、翌年度には売上が前年比で約10％増加するという成果を上げることができています。

【事例2】サービス業のケース（従業員20名・売上3億円）

主に製造業向けに人材派遣を行っている人材サービス企業では、クライアントごとの契約状況や案件進捗を営業部門が個別に管理しており、経営層が全体像を把握できていませんでした。しかし、BIツールの導入により、全案件の状況や営業担当者ごとの受注率が「見える化」され、優秀な担当者の営業手法を他のメンバーと共有する動きが生まれました。これにより、全社的な営業力の底上げが図られ、売上だけでなく成約率も向上しています。