第8回 番号通知まであと半年!企業のマイナンバー対応、もう待ったなし!

マイナンバー制度の個人番号通知開始(2015年10月)まであと半年となりました(運用開始は2016年1月)。企業では、従業員とその扶養家族からマイナンバーを収集し、本人確認を行う必要があります。また、同時にマイナンバーを使用する業務への対応を進める必要もあり、残り半年で急ピッチの対応が求められています。あなたの会社でも準備を始めなければ、もう対応が間に合わないかもしれません。

経団連が準備要請を実施!背景には企業の対応の遅れ…

企業のマイナンバー制度への対応は、遅れが指摘されています。内閣府の直近の調査では、約3割の人が「知らなかった」、約4割が「内容までは知らなかったが、言葉は聞いたことがあった」と回答。内容を知っている人は、わずか約3割にとどまりました。

そこで、政府は認知度を高めるための取り組みとして、3月からCMなどの広告活動のほか、日本商工会議所などと協力して企業への対応促進を始めました。また、経団連では対象業務の洗い出しや対処方針の決定など、対応に向けた準備を行うよう周知活動を始めました。

一般社団法人 日本経済団体連合会の告知

個人番号は、どのように収集すればよいか

では、一般的に企業ではどのような準備が必要なのでしょうか。
主な準備事項として、

  1. 基本方針・取扱規定の策定
  2. システム開発・改修(人事・給与システム等)
  3. 特定個人情報の安全管理措置の検討(組織体制、担当者の監督、区域管理、漏えい防止、アクセス制御など)
  4. 社内研修・教育の実施

などが挙げられます。
これらは基本的にどれも欠かせない事項であり、なるべく早い段階での検討と対応が必要です。

中でも、企業担当者の多くが頭を抱えているのは、「どのように従業員と扶養家族の個人番号を集めるか」という問題です。大量のマイナンバー情報の安全性を確保しながら、正確かつ効率的に収集しなければならず、その方法に悩んでいる企業は少なくありません。特に従業員の人数が多いほど、その負担は増加します。

1つの方法として、「年末調整のタイミングで一緒に収集する」という方法があります。年末調整の際に提出する『給与所得者の扶養控除等(異動)申告書』には、マイナンバー制度導入後は個人番号を記載する欄が設けられる予定です。そのため、収集するには適切なタイミングであると言われています。もちろん収集した申告書は、適切な安全管理措置(紙の機密保管や電子化、データのアクセス制御など)を行う必要があります。

いずれにしても、マイナンバー制度の導入は、中・長期的に見れば、各種事務処理の効率化・省力化を飛躍的に進め、人事総務部門の負担軽減にも繋がると期待されています。その有益性を最大化するためにも、制度導入に伴う業務への影響をもれなく洗い出し、万全の対策を講じることが求められます。

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次回は5月上旬の更新予定です。

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