第8回 番号通知まであと半年！企業のマイナンバー対応、もう待ったなし！

経団連が準備要請を実施！背景には企業の対応の遅れ…

個人番号は、どのように収集すればよいか

では、一般的に企業ではどのような準備が必要なのでしょうか。
主な準備事項として、

1. 基本方針・取扱規定の策定
2. システム開発・改修（人事・給与システム等）
3. 特定個人情報の安全管理措置の検討（組織体制、担当者の監督、区域管理、漏えい防止、アクセス制御など）
4. 社内研修・教育の実施

などが挙げられます。
これらは基本的にどれも欠かせない事項であり、なるべく早い段階での検討と対応が必要です。

中でも、企業担当者の多くが頭を抱えているのは、「どのように従業員と扶養家族の個人番号を集めるか」という問題です。大量のマイナンバー情報の安全性を確保しながら、正確かつ効率的に収集しなければならず、その方法に悩んでいる企業は少なくありません。特に従業員の人数が多いほど、その負担は増加します。

1つの方法として、「年末調整のタイミングで一緒に収集する」という方法があります。年末調整の際に提出する『給与所得者の扶養控除等（異動）申告書』には、マイナンバー制度導入後は個人番号を記載する欄が設けられる予定です。そのため、収集するには適切なタイミングであると言われています。もちろん収集した申告書は、適切な安全管理措置（紙の機密保管や電子化、データのアクセス制御など）を行う必要があります。

いずれにしても、マイナンバー制度の導入は、中・長期的に見れば、各種事務処理の効率化・省力化を飛躍的に進め、人事総務部門の負担軽減にも繋がると期待されています。その有益性を最大化するためにも、制度導入に伴う業務への影響をもれなく洗い出し、万全の対策を講じることが求められます。