第7回 改正個人情報保護法 実務対応のポイント3

A：業務でメールソフトのアドレス帳、携帯電話の電話帳、ソフトウェア等でリスト化された従業者や顧客の台帳、50音順等で整理し、インデックスを付してファイルしている登録カードなどを使っていませんか？ そのような場合は「個人情報取扱事業者」となります。法人か、営利か、非営利かに限定されないため、個人事業主やNPO、自治会等も対象です。

個人情報保護法の適用を受けます！
個人情報保護法に則って「利用目的を知らせて適正に取得し、利用目的以外には使用しない」ことを徹底しましょう。また、利用目的を達成したら廃棄削除しましょう。

いつまでという期日は決まってはいませんが、あまり長い間保管し続けないように少なくとも1年に1度は情報の棚卸しをするとよいでしょう。その際、退職者の情報で、法令に則って保管期限が定められている書類は、その期限までは廃棄しないよう注意しましょう。

名刺をただ束ねているだけであれば「個人情報データベース」とはなりません。
アルファベット順、かな順、など企業ごとに整理してあり、他者も簡単に特定の名刺を探せるような状態にしてあれば「個人情報データベース」として扱いましょう。

人間ドックや健康診断の再検査等の健康情報は「要配慮個人情報」となります。本人の同意を得て本人から取得し、同意なく第三者に提供してはいけません。

法定健康診断は労働安全衛生法に定めがあるので、会社がその情報を健診機関等から直接通知を受けても問題ありませんが、任意の検診であれば必ず本人の同意を得て、本人から取得し、健康管理担当者が保管しましょう。

従業員の健康情報は、今後、「要配慮個人情報」となります。
取り扱いの運用を変える必要はありませんが、「何のために」という利用目的を知らせ、「同意を得て本人から取得」しているかを確認しておきましょう。

「要配慮個人情報」は（1）法令に定めがある（2）業務上または安全配慮義務のために必要かという基準で判断します。法定雇用率を満たすために障がい等級を知りたい、業務に差し支えのある傷病があり配慮が必要かを知りたいという目的を伝え申告してもらいましょう。申告のための書式を用意しておくとよいですね。

防犯目的にのみで録画しているのであれば、個人情報保護法ではお客様に同意を得るということまでは求められてはいませんが、「防犯カメラ作動中」というような掲示をしてお客様に知らせておくと丁寧な対応といえますね。

また、その録画映像を分析してマーケティングに利用するという場合には、お客様に同意を得る必要が出てきます。通知した目的以外での利用は禁じられていますので安易に流用しないよう注意しましょう。また、映像はいつまで保管しておくのかということも決めておくとよいですね。