電子帳簿保存法をわかりやすく解説｜改正による主な変更点は？

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類を電子保存することを認めた法律を指します。紙ベースでの保存を原則としたる税務関係書類を、特例として電子データによる保存を認めています。電子データで保存できる書類には、決算関係書類や各種帳簿、紙で受領した請求書や領収書などがあります。

電子データとして保存するときの区分

電子帳簿保存法の保存区分は3種類あります。

国税関係帳簿書類の要件緩和

2022年1月の改正に伴い、五つの国税関係帳簿書類（注1）の要件緩和があります。

1. 事前の承認申請が不要

国税関係帳簿書類を電子データ保存・スキャナー保存などする場合、所轄税務署長への申請および承認を受ける手続きが不要になりました。従来は原則3カ月前までに申請する必要がありました。

事前承認制度が廃止されたおかげで、事務手続きの負担が軽減され、導入フローの簡素化が期待できます。また電子取引にて授受した全てのデータ保存に対しても、従来通り事前申請が不要です。

2. システム要件の緩和と優良保存認定制度の新設

最低三つの要件を満たせば、国税関係帳簿書類の電子データ保存が認められることになりました。従来は電子帳簿の保存要件が詳細に定められていましたが、法改正により以下の表のような真実性の確保や可視性の確保が求められたため要件が緩和されました。国税庁が作成した図を確認してみましょう。

電子取引の保存要件

全ての企業において電子取引における電子データ保存の義務化

電子データで受け取った書類（電子取引書類）を紙で出力し保存することが原則不可になります。従来はデータで授受した請求書などの国税関係書類について紙での保存が認められていました。

電子取引は、紙の文書ではなくデータで授受する方法全てが該当します。EDI取引やクラウドサーバー経由などのほか、請求書などのPDFをメールで送付する方法、Web請求書発行システムや経費精算システムなどがあります。

電子データ保存の義務化は全ての企業が対象で、データ保存に際しては検索要件を満たした状態で保存することが求められます。受領した書類データにはタイムスタンプを付与する必要がありますが、取引相手がタイムスタンプを付与することも認められており、必ず自社で付与しなければならないわけではありません。

また受領した書類データへのタイムスタンプ付与は、事務処理規程の備え付けによる代替も可能です。

電子データで保存する対象書類は、あくまでデータで授受する取引情報です。そのためメールで取引情報を授受した場合、取引ファイルをメールそのものと添付書類をまるごと保存しても適法にはなりません。ただしメール本文に取引情報が記載されている場合はメール本文も保存対象です。

罰則規程の制定・強化

通常課せられる重加算税の額に加え、当該申告漏れに対する税額の10％相当の金額が加算される罰則規程が設けられました。ただしこれらは隠蔽や偽装などの悪用があった場合です。

ペーパーレスによるコスト削減

紙代や印刷代、郵送費などのコスト削減につながります。契約書を取り交わす際に発生した印紙代もかかりません。加えてファイリングや封入・封緘（ふうかん）など、書類管理に割いていた手間や人的コストも抑えられます。また、印紙税などの節約にもつながります。

在宅勤務の導入・定着化

電子帳簿保存法に対応して電子化することで、システムを介して自宅から作業ができます。帳簿書類の確認や発行などの作業は、紙ベースで文書管理をしている場合、基本的にオフィスで行う必要がありました。帳簿書類の印刷や取引先への郵送などの作業のために出社する場合もあったでしょう。しかし電子化すれば書類が全てシステムやクラウド上に設置されるため、どこからでもアクセスできます。

コンプライアンスの強化

電子帳簿保存法に対応するシステムには不正を防止するための機能が備わっていることが多いです。例えばタイムスタンプ機能や閲覧権限の個別設定など、取引情報を守るための仕組みが完備されています。また電子データとして保存すれば、災害などの緊急事態による文書の破損・消失を防止する、BCP対策として有効です。

CSR活動につながる環境問題への配慮

ペーパーレス化により紙資源を節約して省エネ・エコを推進することができます。環境問題への配慮は、企業イメージの向上や取引先との関係強化が期待できるCSR（企業の社会的責任）活動につながります。

セキュリティの強化

帳簿書類を電子データ化し、クラウド上で保存したうえで閲覧制限を設けることでセキュリティを強化できます。そのため第三者にデータを盗まれる可能性が低いでしょう。紙での保存は、盗難・紛失のリスクが高く、保存先の鍵の管理など紛失しないための手間がかかりやすくミスも発生しやすくなります。