【最低限何をすればいいのか?】電子帳簿保存法への対応~義務の範囲と任意の範囲~

2022年1月より電子帳簿保存法の大幅な改定がされ、国税関係書類の電子化におけるハードルがとても低くなりました。今回の法改正の内容の中には、電子取引の制度にて、電子データとして授受した取引データに関しては電子データとして保存しなければならないなどの、紙での電子取引データの保存を廃止する内容もありました。この電子取引の制度の変更について、すぐの対応が難しいケースも多くあり、2022年12月の税制改正大綱にて、対応においては2023年12月末まで経過措置が講じられてます。ここでは、電子帳簿保存法の改正における、義務の範囲と任意の範囲を明確にし、義務付けられている対応について解説します。

電子帳簿保存法とは~e-文書法やスキャナー保存制度との違い~

電子帳簿保存法(電帳法)とは、企業運営におけるさまざまな文書・書類・帳票において、国税関係書類に関わる文書・書類における保存・運用について取り決めを行うものです。よく似たものとして、e-文書法やスキャナー保存制度がありますが、それぞれ対応の範囲が異なります。

対応範囲

e-文書法

企業運営において発生する文書・書類のうち、法的保存文書と呼ばれる保管義務のある文書全体

電子帳簿保存法

法的保存文書の中でも、特に納税に関わる文書である、国税関係書類

スキャナー保存制度

国税関係書類の保存・運用に関して、特に紙の書類をスキャンし電子化する業務

つまり、スキャナー保存制度は電子帳簿保存法の中の一つという位置付けです。
今回の法改正において、対応の義務が発生しているのは、電子帳簿保存法における電子取引の制度になります。

義務付けられている範囲

国税関係書類の取り扱いについて、定められている電子帳簿保存法における「電子取引の制度」において、対応の義務が発生しています。メールやペーパーレスFAX、インターネット取引などで授受した電子データの請求書、領収書、契約書においては、紙などに出力して保管することが認められず、電子データのまま保存することが義務付けられています(経過措置は2023年12月末まで)。

任意対応の範囲

国税関係書類において、上記の電子取引の制度に掛からない業務に関しては、要件が緩和されましたが、電子化・ペーパーレス化への対応に関しては任意となっています。

電子帳簿保法 「義務の範囲」に対応するための予備知識

電子帳簿保存法 電子取引の制度にて義務付けられる電子データの取り扱いについて

電子取引による取引情報の保存は、紙での保存は認められなくなり、電子データとして保存・管理する必要があります(2023年12月末まで経過措置)。求められることは大きく二つあります。一つはデータの信頼性の確保。もう一つは、検索性の確保です。
メールやペーパーレスFAXで授受した請求書や注文書を電子データのまま保存・管理するうえで、電子帳簿保存法第四条では以下四つの保存方法があげられています。

【保存方法 1】相手側がタイムスタンプを付与し、タイムスタンプ付与済みのデータを授受・保存する

電子帳簿保存法 施行規則第四条第一項の記載です。注文書や請求書といったデータに対して、相手側がタイムスタンプを付与し、データの信頼性を確保します。

【保存方法 2】データを受領したのち、タイムスタンプを付与する

電子帳簿保存法 施行規則第四条第二項の記載です。注文書や請求書などのデータを授受した際、データの信頼性を確保するために自社内にてタイムスタンプを付与します。

【保存方法 3】訂正削除の記録が残るシステムで保存する

電子帳簿保存法 施行規則第四条第三項の記載です。注文書や請求書などのデータを授受したのち、データの訂正削除の記録が残るシステムで保管することで、そのデータの信頼性を確保します。なお、「当該取引情報の授受および当該電磁的記録の保存を行うこと」とあることから、データの授受から保存まですべて自動で行うシステムであることが求められます。

【保存方法 4】事務処理規程を作成し、運用する

電子帳簿保存法 施行規則第四条第四項の記載です。注文書や請求書などのデータを授受したのち、その後の保管・運用において事務処理規定を策定し、実行することで、人手によりデータの信頼性を確保します。

ポイント

検索性の確保について

保存の方法について言及されることが多い電子帳簿保存法への対応ですが、検索性の確保についても重要です。紙で帳票を保管する場合、キャビネットやバインダーによって年月日、取引先ごとに整理をし、検索性を確保します。データで保管する場合も同様に、いつでもすぐに該当の帳票を検索・閲覧できるように整理をする必要があります。タイムスタンプにより信頼性を確保し、検索性も考慮し運用を検討することがお勧めです。

結局何をすればいいのか? ~まだ間に合う! 電子帳簿保存法改正対応~

法改正の内容は分かりましたものの、結局、具体的にどうすればいいのでしょうか? ここでは、「これがあれば法を順守できる」という最低限のIT基盤の構築について解説します。

【スピード構成ご提案】タイムスタンプでデータの信頼性を

株式会社アイ・オー・データ機器がタイムスタンプ専用端末をリリースしています。通常、タイムスタンプは従量課金制であり、帳票の数に応じてコストがかかりますが、このタイムスタンプ専用端末は5年間タイムスタンプが押し放題となっています。
既存のネットワークにタイムスタンプ専用端末を導入することで、ファイルサーバーなどに保存する文書にタイムスタンプを押し、データの信頼性を担保することが可能です。

メリット

構築が容易で、コストを抑えることが可能です。また、量販店でも購入可能です。

デメリット

量販店でも購入可能な反面、ベンダーである大塚商会による稼働のサポートはできません。設置、設定を含め、お客様自身で行っていただく商品となります。また、ドキュメント管理システムではないため、文書の検索や整理においては、ファイル名などを工夫して行う必要があり、実業務への親和性が低いケースがあります。

【最適構成ご提案】タイムスタンプでデータの信頼性を。ファイル名で検索性を担保

グループウェアである、「eValue ドキュメント管理」とそのオプション機能であるタイムスタンプオプションを活用することで、業務に沿った運用を実現可能です。電子データとして授受した帳票を「eValue ドキュメント管理」にて、タイムスタンプを付与し、訂正・削除の履歴を残しながら、保管・運用することで、データの信頼性を担保し、かつ高いレベルでの検索性を有することができます。

JIIMA認証を取得

「eValue ドキュメント管理」はタイムスタンプオプションを利用することで、国税関係書類を保存するソフトウェアとして法的要件を満たしていると、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)より認証を受けています(認証番号:004502-00<eValue V 2nd Edition>、004501-00<eValue V Air>)。
「eValue ドキュメント管理」を活用することで、法を順守し、かつ業務効率化を進めることが可能です。

最適構成ご提案のメリット:オンプレミス版とクラウド版を選べる

「eValue ドキュメント管理」は、ネットワークに直接構築するオンプレミス版と、インターネット環境があればいつでも使用できるクラウド版があります。カスタマイズのご要望がある場合はオンプレミス版で構築が可能であり、すぐに稼働したい場合にはクラウド版を活用するケースもあります。

特に電子帳簿保存法への対応においては、国税関係書類の保存期間が7~10年と非常に長いため、サーバーの老朽化などのリスクを避け、クラウド版でご検討いただくケースも多いです。

「eValue 電子帳簿保存法 導入支援サービス」も完備

電子帳簿保存法への対応において、ITツールを導入すれば、要件をクリアできるわけではありません。ITツールを活用し、運用することが重要です。大塚商会では、「eValue ドキュメント管理」を用いて電子帳簿保存法への対応を行う際、「eValue 電子帳簿保存法 導入支援サービス」もご提供しています。

電子帳簿保存法を考慮したシステム設計から具体的書庫システムの構築までサポートします。

ご契約の企業様へ

証憑等電子化保存規程のサンプルをご提供

  • (注1)「eValue」保守サービス 加入企業様・「eValue Air」契約企業様および利用申込が必要です。
  • (注2)サンプルについてのサポートが必要が場合には、別途有償コンサルサービスをご案内させていただきます。

結局何をすればいいのか? ~大塚商会にご相談ください~

電子帳簿保存法改正対応について、2年間の猶予が認められたとはいえ、2024年1月には運用を開始する必要があります。また、電子帳簿保存法改正だけではなく、2023年10月にはインボイス制度の導入が予定されています。
労力をかけず法改正に対応したい、どこから手を付けていいか分からないという際は、ぜひ大塚商会にご相談ください。

セミナー・勉強会開催しませんか?【無料】

改正電子帳簿保存法について、お客様や会員様へのサービスとしてセミナーや勉強会を企画してみませんか? セミナーの講師や運営を大塚商会が無料で対応します。

概要

開催方法:オンライン/定員:10~500名/開催時間:最大半日

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情報系システムの「eValue」は第三者機関における定期的な市場調査でも、高い評価を得ています。