「明るい風通しの良い環境作り」の成功秘話をご紹介

実例! 職場内の円滑な運営を目指したIT化で「働き方改革」を推進

株式会社山梅(以下、山梅)は、造園業を中心とした環境のワンストップサービス企業です。3代目社長の就任を契機に社内改革に着手。積極的なIT活用で職場内の円滑な運営を図り、「明るい風通しの良い環境作り」を実現しました。その成功の大きな原動力になったのが、全社員が一丸となって課題解決に取り組むチームワークでした。

企業プロフィール

株式会社山梅
業種/建設業(造園工事) 事業内容/造園工事、緑地メンテナンス、公園運営管理(指定管理者)、太陽光売電、樹木生産
従業員数/100名(2020年3月時点)

株式会社山梅 Webサイト

アンケートで問題点を洗い出し四つの改革に着手。ITソリューションの積極的な導入で解決へ

株式会社山梅は、1941年に創業された歴史のある造園会社です。正社員35名、契約社員など66名を有し、造園業界では大きな規模です。群馬県太田市に構えた本店は、造園会社らしい緑あふれるオフィスです。東京・江東区に東京支店があり、オフィス内には社員同士で気軽に談話ができる憩いのスペースもあります。
造園業といっても、山梅の事業内容は多岐にわたります。樹木の生産、造園工事、緑地メンテナンス、公園運営管理、生物多様性の保存事業などを軸に、全社一丸となって「地球環境創造企業」を目指しています。一言で表現すれば、「山梅は樹を創ることから始まり、人々を健康で心豊かにし、人と生き物が共存できる環境を創造していく会社」だそうです。

講師を務めた大沢 将士氏は、取締役 造園部長として現場を統括する一方、人事やマーケティング部門の責任者も兼務。中学時代はバスケット部、高校・大学時代は長距離ランナーとして活躍したスポーツマンです。「そのときに知ったチームワークの大切さは、会社組織でも重要」だと考え、今回の社内改革でもチームワークを最大限に発揮することで大きな成果に結び付けたと言います。

取締役造園部長 大沢 将士氏

「社内改革に取り組むきっかけになったのは、代表取締役社長の山田 通明が3代目の社長に就任した際にまず言ったことがきっかけでした。『今以上にもっと会社を良くしたい』という強い思いです。それを機に、アンケートを実施して社員の意見に耳を傾けることから始めました。すると、早急に対処すべきさまざまな課題が見えてきました」と大沢氏は語ります。
例えばそれは、「長時間労働が多い」「有給休暇がなかなか取れない」「書類が多い」「自己流が多い」「決算処理に時間がかかる」「会議が多い」「遠い現場は疎外感がある」「人材教育不足」「車の物損事故が多い」「テンションが上がらない」など多種多様です。そこでこれらの諸課題を精査・分類し、具体的な四つの改革に着手しました。

システムによる情報の一元管理とコミュニケーションの円滑化を図る

基幹業務システム「SMILE」と情報系システム「eValue」導入で「情報の一元管理」を行う

山梅の一つ目の改革は「システムによる情報の一元管理」だったそうです。
「今までは、各社員がExcelで個別に書類を作成していたので、どこに何の書類があるのか分からない状態でした。各種書類のデータは連動していないので、期末決算で集計するときにすごく時間がかかっていました」と大沢氏は言います。
そこで「会計システム(SMILEシリーズ)を新たに導入し、契約管理から原価管理、収支管理、請求管理、入金管理、日次決算に至る全ての情報を一元管理できるようにしたのです。その結果、書類を探す手間が省け、決算処理がスムーズに行えるようなりました」

また今まで現場の社員は、日報の作成など会社に戻ってから行う仕事が多く、残業せざるを得ないような状態だったそうです。
そこで導入したのが情報系システム『eValue』でした。
「情報系システム導入と同時に、全社員にノートPCとスマートフォンを貸与しました。日報を書きに会社に戻る必要もなくなり、直帰もできます。夕方6時には、上司はその部下の日報が読め、翌日の朝には社長が全社員の昨日の行動を把握することができたのです」と大沢氏は振り返ります。スケジュール管理や電子申請、電子日報、電子回覧、電子決済、車両管理などがシステム上で行えるようになったので、スケジュールの管理意識も上がったそうです。

そしてその結果、業務時間の短縮と社員の行動の見える化が実現されました。
「システムによる情報の一元管理」の具体的な成果として、有給休暇の取得日数がおよそ3日から平均9.6日に増加し、7割以上の社員が定時に退社できるようになりました。残りの3割は、お客様の都合で退社時間が遅くなるケースです。ただしその場合は「前日に『特別業務申請』を行うことを義務付けました。ただの残業ではなく、特別業務であるとの自覚を促すことで社員の意識を変えようと思ったのです。その結果、より生産性の高い仕事に励むようになってくれました」

ビジネスチャットやテレビ会議の「山梅流」活用術で「コミュニケーションの円滑化」を図る

山梅の二つ目の改革は「コミュニケーションの円滑化」でした。
今までは、電話とメールだけのやりとりで用件を伝えるのみで「後もう一声」の声掛けが足りなかったと大沢氏は言います。
「遠くの現場で何日も仕事をしている社員が多いので、社員間のコミュニケーションが希薄になっていました。こうしたコミュニケーション不足の課題を解消するために、最初に導入したのがスマートフォン用のビジネスチャットでした。しかし、大事なポイントはその活用方法で、例えば、ある海浜公園の緑地整備の仕事に20代の若い社員を投入しましたが、慣れない現場作業に幾分不安を抱いていたようです。そこでビジネスチャットでその海浜公園グループを作り、現場で何か分からないことがあったときに、別の場所にいるベテラン社員がアドバイスをする取り組みを始めました。その結果、ささいなことでも気軽に相談できるようになり、若い社員も安心して現場の作業に従事できるようになりました」と大沢氏。

山梅はCisco製のテレビ会議システムも導入しています。しかし、山梅は会議中にはこのテレビ会議システムを一切使っていませんでした。「本店と東京支店のオフィス内をオンラインで結び、常にお互いの顔を見ながら日常業務が行えるように利用しています。またその海浜公園などにある現場事務所には、PCで利用できるWeb会議を導入しています。カメラ越しに『おはよう!』『お疲れ様!』と声を掛け合うことで、拠点間の距離が一気に縮まりました。その結果、社員が遠くの拠点にいても常に身近にいる感じになり、安心感につながっています」と大沢氏。

ITを活用し、効果的な「リスク安全管理強化」を実現

山梅の三つ目の改革は「リスク安全管理の強化」です。
「運営管理している公園などをパトロールし、安全面の問題箇所を写真に撮って、現場事務所に戻ってからレポートを作成し、PDFに保存して本店にFAXで送る業務を行っていました。しかしそのやり方ではタイムラグが発生するため、現場での指摘から是正までに時間がかかり過ぎていました」
そこでiPadで利用できる電子帳票アプリ『i-Reporter』を新たに導入。パトロールのレポートを現地で作成し、その場で本店に送信できるようにしたのです。「その結果、軽微な事柄であれば、その日のうちに対応策を打てるようになりました。お客様から一番求められているのはスピードです。今回、iPadのアプリを活用したことで、素早い対応ができるようになった効果は大きいです」

またこれまでは社用車の軽微な物損事故が多く、その対策が課題の一つだったと言います。しかし、安全標語の確認だけでは、事故はなかなか減りません。
そこで「ドライブレコーダーを社用車に搭載しました。その走行記録のレポートには、急停車した回数などが自動的に記載されるので、各社員の運転の癖が分かるようになりました。本店の総務担当者がドライブレコーダーの動画を見て、急ブレーキをかけた人に連絡し、直接注意喚起を促すピンポイント指導ができるようになり、非常に効果的です。ただし、事故はすぐにゼロにはならないので、ピンポイント指導を繰り返し行うことが重要ですね」と大沢氏は言います。

見えるモノの変化によって社員のモチベーションが向上

山梅の四つ目の改革は「社員のモチベーションの向上」です。
「見えるモノから変えていく取り組みを始めました。まず、会社名を「山梅造園土木株式会社」から「株式会社山梅」に変更。あわせて会社のロゴマークも「梅の実が緑からオレンジ色へと成熟していくように、会社・社員が常に成長していく、過程・進化を表現」したカラフルでかわいいデザインに変えました。ユニフォームも、以前はただの作業着でしたが、思い切ってアウトドアメーカーのmont-bellがデザインしたスタイリッシュなものに変更しました。オフィスも、引き出しのある個人用の机を取り除き、アドレスフリーのシンプルなレイアウトに変更した結果、紙の書類がほとんどなくなりました。広くなったスペースには、造園業らしく観葉植物を置き、除菌効果のある天然アロマのほのかな香りが漂っています」
あわせてイラストやデザインが得意な女性社員が大活躍。似顔絵入りの名刺をはじめ、紙袋や封筒、クリアファイルなどのオリジナル文具を作成しました。特に名刺はお客様からも大好評だそうです。

「社員のアイデアでオフィスの装飾やSNSなどを活用した広報活動にも力を入れ、マーケティング力の強化につながっています」
こうした一連の改革を積み重ねたことにより、大きな「働き方改革」が達成されました。社員のモチベーションも大きくアップし、新人を採用するためのリクルート活動にも非常に大きな効果をもたらしているそうです。

チームワークを最大限に発揮し、山梅流ライフサイクルが完成!

「山梅は四つの改革を実践することで、明るい風通しの良い職場に生まれ変わりました。山梅流のライフサイクルで将来の事業拡大につながる強固な業務基盤が整いました。山梅流のライフサイクルとは、『社員のモチベーションアップ』→『お客様の喜び・感動が増える』→『業績アップ』→『新しいコトに投資』→『社員のモチベーションアップ』……この繰り返しです」。
その結果、改革前と比べて売上は1.3倍に増え、営業利益も2.0倍に増加しました。ただし、これはあくまでも四つの改革による副次的な成果に過ぎません。全社員がチームワークを発揮して、より良い会社へと成長できたことが一番の喜びだと大沢氏は言います。

とはいえ、四つの改革の過程は決して平坦な道のりではなかったと言います。「新しいシステムを導入しても、全社員を集めて一度に研修を行うことはできないので、大塚商会の協力を得て何回も繰り返し行いながら、徐々に社内に浸透していきました。それでも操作方法がなかなか覚えられず、途中で弱音を吐く社員もいました。システム導入をマラソンに例えると、集団から約3割の人が遅れはじめたら、全員が一度立ち止まり、遅れた人を励ましながら再教育します。そして全員が集団になったら、再び走りだす……この繰り返しです。どんなに優れたシステムを導入しても、一人でも脱落者がいたら社内に浸透しません。全員が一丸となって走り続けることで、ようやくゴールが見えてくるのです」と元長距離ランナーらしい言葉で、大沢氏は話を締めくくりました。

あとがき

まさに大沢氏が会社組織で重要視しているチームワークを最大限に発揮することで、四つの改革という大きな目標を達成された好事例です。今回のセミナーの資料の一部は、イラストやデザインが得意な女性社員が作成。当日は社長をはじめ、複数の社員が駆け付け、セミナーの様子を撮影していました。社員が一致団結してセミナーの成功に協力している光景は、「明るい風通しの良い職場」そのものです。

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