eValue V 2nd Edition ドキュメント管理文書セキュリティ紹介動画［3分14秒］

動画提供：株式会社OSK

再生時間：3分14秒
＊本動画は音声オンで再生されます。音量は、動画プレーヤー画面の下部にあるスピーカーアイコンで調整可能です。

フォルダや文書に対するアクセス権設定や、「セキュリティ強化」機能を利用し安全に情報共有できる流れを、実際の画面を用いてご紹介します。

動画サマリー

動画の要点をご紹介します。

「eValue ドキュメント管理」は、きめ細かなアクセス制限でセキュアな情報共有を実現します。

まず、文書を保管するフォルダごとに、アクセス権限を設定できます。

権限に応じて表示されるフォルダが制御されるため、例えば「正社員には全ての情報を公開し、アルバイトには必要最小限の情報のみを公開する」といった運用も可能です。

では、管理者画面で。フォルダのアクセス権を見てみましょう。
フォルダ一覧の中から目的のフォルダを選択します。

「アクセス権」タブを表示。

アクセス権の種類には、文書属性や添付ファイルの参照が可能な「全参照」権限、他人の登録文書でも内容変更や削除ができる「変更権限」、文書が表示されず参照すらできない「アクセス権なし」などがあり、ユーザーやグループ単位で権限設定が行えます。

また、文書ごとにもアクセス権限を設定できます。
フォルダを選択して文書登録画面を開き、「アクセス権」ボタンを押してみましょう。

フォルダのアクセス権をそのまま継承して登録することも、文書固有のアクセス権設定をすることもできます。

例えば「Everyone：全参照権」のフォルダであっても、「追加」ボタンでユーザーやグループを追加して「変更」権限を設定することで、他の人にその後の文書変更作業を委ねることも可能です。

フォルダや文書のアクセス権設定の他にも、ファイルに印刷禁止・持出禁止等の制御をかけることもできます。

「セキュリティ強化機能」を有効にしたフォルダでは、登録されたMicrosoft WordやExcelのファイルを基に、セキュリティ保護付きPDFを自動生成。ファイル参照時には、そのセキュリティ保護付きPDFが表示されます。

セキュリティ設定に応じて、「保存」や「印刷」のアイコンが使用不可となります。

持出禁止設定がされている場合は、ファイルを外部に持ち出して開くとマスクがかかり、内容を参照できなくなります。

このように「eValue ドキュメント管理」は、情報資産の安全な管理を支援します。