電子契約で始める新しいワークスタイル［5分16秒］

最近、こんなお悩みはありませんか？ リモートワークをしたいけれど、契約書の製本や郵送・捺印のためにどうしても出社しなくてはならない。

そんな背景から、いつでもどこでも契約締結や契約書の閲覧ができる「電子契約」が注目の的になりました。

では、電子契約とはどのようなものなのでしょうか？
「紙と印鑑」を、電子署名とタイムスタンプに置き換えることで、法的な証拠力はそのままに、作業時間・コストを大幅に削減することができる仕組みです。

導入すると、締結完了までのリードタイムの短縮・書類回収率の改善・書類作成時間の短縮などが可能になり、圧倒的に業務改善につながります。

そして2020年、政府も行政手続きのはんこ廃止を方針に掲げ、これまで法律が追いついていなかった電子契約サービスにまつわる法律面に大きく動きがありました。

今回ご紹介する「クラウドサイン」は日本初、電子署名法第2条第1項に定める「電子署名」に該当するというお墨付きを得ており、皆様に安心して使っていただけるサービスです。

セキュリティに厳しい金融機関をはじめとして、圧倒的な利用実績がございます。

法務が関わる都度交渉が必要な契約書だけでなく、注文書や申込書、雇用契約などのテンプレートがある書類まで幅広く使われています。

ここまで見てきたように「クラウドサイン」は社外との押印手続きを電子化するサービスです。さらに「eValue V」と連携することにより、社内の押印手続きも電子化することができます。

「eValue V」連携により、コンプライアンスの強化・書類の一元管理・高速な検索といったことが可能になります。

ここからは「クラウドサイン」と連携した電子契約の流れをご紹介します。

「eValue V ワークフロー」から契約締結のための社内稟議を起票します。

「契約名・内容・署名依頼順」などを入力します。

署名担当者の宛先を入力します。

署名対象の書類を添付します。

承認者を確認し、申請実行します。

稟議が承認されると、承認済みの書類が「eValue V ドキュメント管理」に自動登録されます。

青枠内が新規に登録された文書ファイルです。

「監視ツール」がフォルダを定期監視し、署名対象の書類をクラウドサインにアップロードします。

署名状況が「署名依頼中」というステータスに変わります。

相手方の担当者に「クラウドサイン」より署名依頼がメール通知されます。

メール本文の「書類を確認する」をクリックします。

「クラウドサイン」にアクセスして書類本文を確認。

「書類の内容に同意」をクリックします。これで署名完了です。

相手方の署名が完了すると、自社の担当者にも「クラウドサイン」からメールが届き、同様に同意を行います。

双方の署名が完了すると「署名済みの書類」と「合意締結証明書」とが「eValue V ドキュメント管理」に自動登録されます。

署名済みの書類には電子署名・タイムスタンプを付与。

「誰がいつ同意したか」「非改ざん証明」がなされます。

最後に書類の保管・検索です。

アクセス権が付与されていれば、自分の担当以外の契約状況も確認できます。

検索は「会社名・書類名・日付」などをAND・ORで組み合わせて行えます。

「eValue V ドキュメント管理」は電子帳簿保存法に対応し、訂正削除の履歴管理も可能です。

いつでもどこでも手続きができ、文書管理ができる仕組みを整えることで、出社を前提としない働き方を実現します。詳しくは大塚商会までお問い合わせください。