SMILE V / eValue V ドキュメント管理 自動登録機能紹介動画[3分21秒]

動画提供:株式会社OSK

再生時間:3分21秒
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「SMILE V / eValue V ドキュメント管理」には、指定したフォルダを定期監視し、フォルダ内のデータを「ドキュメント管理」に反映する「自動登録機能」があります。実際の画面を使って、登録の流れをご紹介します。

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動画サマリー

動画の要点をご紹介します。

「SMILE V / eValue V ドキュメント管理」には、指定したフォルダを定期監視し、フォルダ内のデータを「ドキュメント管理」に反映する「自動登録機能」があります。

実際の画面を見てみましょう。
管理者画面から「自動登録設定処理」を選択します。

事前にサーバー上で共有設定したフォルダを、「監視フォルダ」として指定します。

自動登録機能を使う前に、監視フォルダ配下とドキュメント管理フォルダ配下とのフォルダ構成を一致させる必要があり、「フォルダ取り込み」と「フォルダ再現」の二つの方法で一致させることができます。

「フォルダ取り込み」は、監視フォルダ上のフォルダ構成を「SMILE V / eValue V ドキュメント管理」上に反映させることができます。
監視フォルダ上にフォルダ構成ができあがっていて、その構成をドキュメント管理上に反映させたい場合に使用します。

反対に「フォルダ再現」は、「SMILE V / eValue V ドキュメント管理」上のフォルダ構成を監視フォルダに反映させる機能です。
ドキュメント管理上にフォルダ構成ができあがっていて、その構成を監視フォルダに反映させる場合に使用します。

状況に応じて二つの方法を使い分け、監視フォルダ内とドキュメント管理内とのフォルダ構成を同一にしましょう。

これで下準備は完了です。

次に、複合機で紙文書をスキャンし、監視フォルダに出力します。

自動登録機能が監視フォルダに出力されたファイルを検知し、「SMILE V / eValue V ドキュメント管理」に自動登録します。

紙文書の電子化に加え、検索するときに便利な属性情報も同時登録する場合には、「自動登録設定処理」で「属性取り込み」を「使用する」に設定します。

この設定により、スキャンファイルと共に属性情報CSVファイルを監視フォルダに置くと、

自動登録機能がスキャンファイルと属性情報とを読み込み、「SMILE V / eValue V ドキュメント管理」に自動登録します。

このように「SMILE V / eValue V ドキュメント管理」は、複合機との連携により、大量の紙文書も簡単に電子化することができます。

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