SMILE V 2nd Edition 伝票申請承認機能のご紹介［6分49秒］

多くの企業では、顧客に見積書を提出する際にあらかじめ社内承認を得ています。社内承認の仕方は、印刷した紙を提出・メールにExcelファイルを添付・ワークフローシステムの利用など、企業によってさまざまです。しかし印刷したり、別途メールで申請書を作成したりするのは、手間ではありませんか？

基幹系システムと情報系システムとが融合した「SMILE」なら、ワークフローと販売管理システムの活用で、見積りや受発注から申請・承認までの業務がスムーズに行えます。

申請・承認の流れ

伝票申請承認機能を利用すると、見積りや受発注処理画面に承認状態が表示されるようになります。申請者の情報は自動でセットされ、いつもどおりに伝票を入力するだけで申請が行えます。

承認者に対してコメントを入れたり、承認ルートの確認を行ったりすることができます。

見積り・受発注処理から伝票が登録されると、承認者である上長にメールでお知らせが届きます。メール内のURLをクリックすることで、承認処理を起動させることができます。

承認者はメールやポータル画面から伝票を確認し、承認または否決を行います。また、一覧画面から複数の伝票をまとめて承認・否決することもできます。

承認が完了すると、受注残として計上されます。承認または否決が行われると、申請者にメールでお知らせが届きます。

承認ルートの分岐

伝票金額が高額な場合など、伝票の内容によって承認ルートを変えることができます。

例えば、伝票金額が50万円を超えるかどうかで承認者を自動で変える場合、

• 伝票金額が50万円を超えなければ通常の承認ルートである「課長のみの承認」
• 伝票金額が50万円を超えていれば「課長の後に部長も承認」

といった分岐が自動で行えます。

金額ごとに承認者を確認する手間がなく、権限を越えた業務処理などの不正防止にも役立ちます。

金額の超過だけでなく、「過度な値引きをしていないか？」といった値引き額や、「一定の粗利は出ているか？」といった粗利率を分岐条件にすることも可能です。

会計システム 伝票申請承認について

「SMILE 会計」の仕訳伝票についても、ワークフローを活用した伝票申請承認が可能です。販売管理と同じように、通常どおり仕訳入力を行うだけで伝票申請が行えます。

取引日計表や仕訳日記帳、元帳、試算表などの帳票では、承認が済んでいない伝票を出力対象に含めることもできます。

例えば月末に未承認の伝票がどのくらい残っているかを確認したり、定期的な実績報告で見込みを含めた報告をしたりすることができます。

「SMILE」の伝票申請承認機能を利用すれば、伝票入力ミスや改ざん、権限を越えた処理を防止。伝票の正確性・透明性を高め、安全な業務を行うことができます。