SMILE Vのここがすごい!

SMILE VのRPA機能

近年の働き方改革の動きの中でも、人手不足を補いながら生産効率を上げるためのさまざまな施策が講じられてきています。ERPソリューション「SMILE V」は、予定時刻になったら自動で帳票を印刷するなど、業務予定に合わせた自動実行機能を搭載。業務の効率化・生産性の向上を実現します。

RPAで実現する働き方改革

RPA活用のメリットと「SMILE V」で実現できるRPA機能についてご紹介します。

RPA活用のメリット

RPA(Robotic Process Automation)とは、定型的なパソコン操作をソフトウェアのロボットにより自動化するものです。事務作業の効率化と生産性向上をもたらし、これまで人間が行ってきたパソコン上の作業を正確かつスピーディーに遂行できるなど利点が多く、「働き方改革」を実現する一助ともなります。

  • 定型作業のスピード向上

    処理手順を登録するだけで膨大なデータ入力作業や単純な事務作業を自動化できます。

  • 手作業によるミスを防止

    人為的なミスを防止し、業務の品質向上、作業時間の短縮など生産性向上を実現します。

  • 付加価値の高い仕事へ

    単純作業をRPAに任せることで、人間にしかできない業務に集中して取り組むことができます。

「SMILE V」で実現できる主なRPA機能

「SMILE V」シリーズに標準搭載している業務予定機能と、 「SMILE V 開発ツール(Custom AP Builder)」の定期的な共有フォルダー/メールボックス監視などを組み合わせることで、定型業務の運用を自動化・効率化することができます。

「SMILE V」シリーズ:業務予定・自動実行機能

  • 帳票の自動印刷

    指定した日時に帳票を自動印刷します。

  • 帳票のPDF自動作成

    指定した日時に帳票をPDFで自動作成します。

  • TXT・CSVの自動出力

    指定した日時に明細や各種情報をTXTまたはCSVで自動出力します。

  • TXT・CSVの自動取込

    指定した日時に明細や各種情報のTXTまたはCSVを自動取り込みします。

「SMILE V 開発ツール(Custom AP Builder)」:状態監視機能・メール送信機能等

  • メール受信監視

    定期的に受信メールを確認し、添付ファイルを指定したフォルダーに出力します。

  • メール一括送信

    対象者へメールを自動で送信します。

  • フォルダー監視

    指定したフォルダーにファイルが作成されると自動で通知を行います。

  • Excel・Word出力

    指定した日時に、Excel・Wordファイルへ自動で出力します。

  • クリック操作記録・再生

    マウスのクリック操作を記録・再生することができます。

販売管理のRPA機能活用例

「SMILE V 販売」のRPA機能活用例を3点ご紹介します。

実績表の自動出力

お困りごと例

毎週月曜日の定例会議で先週一週間分の売上実績表を提出しているけれど、月曜日の朝は何かと仕事が多くて印刷ミスを起こしがち……。

効率化ポイント

  • あらかじめ設定した予定に沿って、指定した日時に「前月末まで」「前週まで」など指定した条件で、各種帳票を自動で印刷・PDF出力することができます。
  • 指定した日付が休日だった場合、次の営業日などに自動で予定を調整することも可能です。
  • 会議資料を紙に出力せずにPDFにすることで、紙やコピーにかかるコストも削減できます。

注文データの自動取り込み

お困りごと例

一部の得意先からの注文はExcelで送られてくるけれど、毎回、受注伝票に打ち直すのに手間がかかっている。

効率化ポイント

  • メールフォルダーの監視機能で得意先からの添付ファイル付きメールを監視し、添付ファイルを指定フォルダーへ自動で保管することができます。
  • あらかじめ設定した時間に受注データとして自動で取り込むことも可能です。
  • メールの見逃しや入力間違いなどの人為的ミスも防止できます。

在庫割れ商品の自動抽出・仕入先へのCSV発注データ作成

お困りごと例

在庫の補充忘れや発注漏れによって、納期遅れや営業機会損失が発生している。また、特定の仕入先には発注データを指定のCSV形式に編集する手間がかかっている。

効率化ポイント

  • あらかじめ設定した予定に沿って、在庫割れ商品のみを抽出した在庫一覧表を自動出力します。
  • 出力項目を選択してパターン保存しておくことで、仕入先に合わせたレイアウトで発注データのCSVを自動で出力できます。
  • 定期的な在庫確認と適切な発注業務により、得意先からの注文へ迅速に対応できます。

給与管理のRPA機能活用例

「SMILE V 人事給与」のRPA機能活用例を2点ご紹介します。

勤怠データの自動集計

お困りごと例

支店や営業所の勤怠実績の収集、未提出の確認・催促に手間がかかっている。

効率化ポイント

  • 支店や営業所からのメールに添付された勤怠実績のExcelを指定フォルダーへ自動保存します。
  • 提出状況を監視し、未提出者へは催促メールを自動送信します。
  • あらかじめ設定した予定に沿って、給与システムへ勤怠実績データを自動で取り込みます。

残業時間の多い社員を自動抽出

お困りごと例

毎月、残業の多かった社員とその上司に警告メールを送っている。漏れなく対象者をピックアップして宛先を間違えずに送らなければならないので、神経を使う。

効率化ポイント

  • あらかじめ設定した予定に沿って、40時間以上残業している社員を自動でピックアップできます。
  • ピックアップされた社員とその上司宛に自動で警告メールを送信できます。
  • メール本文にワークフローの改善報告書のURLなどを付加することも可能です。

その他のRPA機能活用例

営業日報管理やアンケート集計など「SMILE V 開発ツール(Custom AP Builder)」で開発したシステムのRPA機能活用例を2点ご紹介します。

顧客情報の自動連携

お困りごと例

営業日報管理と販売管理など、それぞれのシステムで別々に顧客情報を管理しているため、情報が分散して最新情報との整合性が取れない。

効率化ポイント

  • テキスト出力の自動実行、テキスト取り込みの自動実行機能を利用して、定期的にマスター情報の同期を取ることができます。
  • 変更された日付やマスターの区分などによって、テキスト出力の対象外とすることや、コードや値を変換しながら取り込むこともできます。
  • 二重入力の手間や更新漏れなどの人的ミスを削減できます。

アンケートExcel自動取込

お困りごと例

月末締めの研修アンケートの集計結果を月初の会議に提出しなければならない。未提出者のチェックや複数のExcelデータの集計に時間がかかっている。

効率化ポイント

  • 指定したフォルダーにある複数のExcelを一括で取り込むことができます。
  • 提出状況を監視し、未提出者へは催促メールを自動送信します。
  • 取り込んだ結果を基に、フォントの詳細指定・複雑なグラフなど、Excelならではの見た目を重視した資料の自動作成も可能です。

お困りごとを解決に導くシステムをご紹介

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