第128回 規則やルールだけの不正防止の限界という話

ささいな不祥事は日々いろいろなところで起こっている

仕事を進めていく中での不正、不祥事というのは、ここまで大きな話ではなくても、日々のささいなことでは実はいろいろ起こっています。例えば、社員が指示どおりに物事を進めていなかった、ミスやクレームなどを報告せずに隠していた、事実と異なる報告をしたなど、軽微なものはそれほど珍しいことではないでしょう。あいまいな境界線での経費使用、備品のあまり適切とは思えない使用、業務怠慢やサボりと見られる仕事ぶりなどは、常にどこかで発生しているのではないでしょうか。

これは最近ある会社であったことですが、ちょっとした社内手続きに関して決められた処理の手抜きが横行していることが判明し、これを防ぐための対策を考えています。話題の中心になっているのはルールと仕組みの話で、申請書式の内容や添付書類に何を出させるのか、どんなプロセスで誰が承認するのかといったことが検討され、中には罰則の必要性を述べる人もいます。システムによって効率化しようということも、合わせて検討されています。

ただ、これらの対策を性悪説に立って考えれば考えるほど、その抜け道となりそうなことはそれこそ際限なくあります。この穴の全てを精緻な規則やルール、その他の仕組みによって埋めようとすると、書類の枚数や承認手続きのプロセスが増え、その運用には今まで以上に多くの労力が必要となります。もしシステム化するなどとなれば、相応の導入コストも運用コストもかかります。特に中小規模の企業では簡単にできることではありません。

また、もしそこまでの規則と仕組みを作ったとしても、不正を完全に防ぐことは難しいものです。ある程度の権限を持った管理者や社員がその気になってしまえばなかなか防ぎようがなく、最後は人の良心に委ねるしかないところがあります。

会社として不正抑制のためにできること

しかし、人の良心に委ねるとはいっても、会社としてできることが何もない訳ではなく、その方法は幾つか考えられます。

一つ目は、情報が多くの人の目に触れるように透明化することです。不正抑止のためには複数の人の目を介することが特に重要であり、目にする人の数が多ければ多いほど不正は行いにくくなります。情報の機密性といったこととの兼ね合いになりますが、一般的には個人情報と人事情報、その他企業機密に関わるごく一部のセンシティブな情報以外に、多くの人の目に触れて問題になる情報というのは、実はそれほど多くありません。あくまで私の経験ですが、情報の共有意識が薄く隠しごとの多い会社ほど、ちょっとしたルール違反や不適切な行為は多い気がします。

二つ目としては、その人となりを見ながら適切な配置を行うということです。例えば、金銭にルーズな人や借金がある人には決裁権限を持つような役割を与えないことや、その人の経歴から見て癒着が起こりにくい部門、職種に配置するといったことです。権限の集中は不正を生みやすくなります。

さらに三つ目は、やはりしっかり社員を教育、啓発するということです。不正によって自分の身に直接降りかかってくる問題の重大さが分かっていて、自分が大きな損失を被る恐れがあると認識すれば、そのことは確実に不正に対する歯止めとなります。

不正防止には多くの取り組みが必要

相次いでいる企業の不正や不祥事には、これから行政機関なども絡んでさまざまな規制や規則、内部統制の仕組みづくりなどが実施されていくのだと思います。もちろん規則やルール、仕組みを整備することは重要で、それがあるから人間の気持ちに魔が差すような状況を防ぐことができます。
ただ、規則やルールだけで人の動きを縛ることは難しいこともまた事実です。不正防止のためには他にも多くの取り組みが必要となることは、十分に理解しておく必要があります。