第14回 ついに番号通知開始！ いよいよ届くマイナンバー！ 今からでもできることとは？
いよいよ、マイナンバー制度が動き出します。この10月からついに個人番号通知が開始され、さらに3カ月後の2016年1月からは、企業が扱う社会保障関連の書類へのマイナンバーの記載が義務付けられます。これに備え、すでに自社の業務や社内システムのマイナンバー対応を進めている企業がある一方、未だに対応に着手できていない企業も少なくありません。特に、中小企業における対応の遅れが顕著になってきています。
「何もしていない」が大半……遅れが目立つ、中小企業の対応
マイナンバー制度の対応状況に関する調査結果が各方面から発表されている中、特に共通して見られるのが中小企業の対応の遅れです。
ある信用金庫の調査結果では、「まだ対応を始めていない」が9割弱と非常に高い割合を占めました。他にも、ある商工会議所やIT企業の調査では、ともに5割以上が同様の回答をしており、全体的に中小企業の対応の遅れが目立っています。その主な理由として、「どう対応すべきか分からない」が圧倒的な割合を占め、次いで「時間不足」「人手不足」などが続きました。また、従業員数の少ない会社で未着手の割合が多く、“中小企業は関係ない”と思われている傾向もあるようです。しかし、関係ないという企業はないのです。
今からでも間に合う、マイナンバー制度への対応
では、対応が遅れている企業が今すぐにでも取り組むべき対策としてどのようなものがあるのでしょうか。
まずは、従業員のマイナンバーの収集・管理の方法を決め、それをしっかり実行できる体制や仕組みを構築することです。いつ・誰が・どのような方法で収集するのか、単に収集するだけでなく、それが本人のものかをしっかりと確認した上での厳重な管理が求められます。10月から通知カードが来ることも周知すべきです。
次に、収集・保管したマイナンバーを厳重に守るためのセキュリティ対策が必要になります。システム上で保管・管理する場合には、“次世代ファイアウォール”と呼ばれる「UTM」や、マイナンバーを管理する端末だけを社内LANから分ける「セキュリティスイッチ」など、ネットワークセキュリティ対策が重要になります。
さらに、企業は行政機関へ提出する各種書類にマイナンバーを記載する必要が出てきますが、記載が必要な書類のうち、一般的な業務ソフトで対応できるものは一部のみ。未対応の書類は手作業による対応が必要になるため、このようなことにも対応できるように準備を進めていく必要があります。
次回は11月上旬の更新予定です。