第46回 メール誤送信による相次ぐ情報漏えい…… 今、企業に求められる対策とは？

メール誤送信の事故発生確率は突出！ Pマーク取得事業者でも……

「人」と「システム」両面の対策の必要性

デジタルアーツが実施した「メール誤送信に関する実態調査」によれば、従業員の64.6％がメール誤送信を経験。実際に起こった内容では「宛先間違い」が圧倒的に多く、加えて「添付ファイル間違い」など、情報漏えいにつながる誤送信も多数起きています。

また、最初にメール誤送信に気が付いたのは「送った本人」 が70.7％、次いで「上司」 25.8％と、本人または社内で気づくことが大半でした。

＊出典：デジタルアーツ株式会社
勤務先におけるメール誤送信の実態調査～全国の情報システム管理者・従業員を対象に調査～
従業員の64.6％が誤送信の経験あり
～企業・団体の59.9％が誤送信対策ソフトを未導入で社外とのメール送受信ルールは29.5％が特にないと回答～

メール誤送信に限らず、セキュリティ事件・事故で多いのは「人のミス」に起因することです。そのため、「送信前に宛先やメール本文、添付ファイルに誤りがないかを自分の目で確かめる」などの“人ができる対策”から始める必要があります。メールを配信する際は、「重要な個人情報を扱っている」という意識と緊張感を持つことも大切です。

そして、同時に“システムによる対策”もいまや不可欠であるといえます。送信メールを一定時間保留して内容を見直した後に送信したり、上長などの第三者が内容を確認した後に送信したり、さらには添付ファイルを自動暗号化してパスワードを別メールで送信したりするなど、システムとの両面の対策で、より強化が図れます。

メール誤送信は、誤送信に気づいても、基本的には送信側では取り消しができません。そのため、頻繁に発生している事件・事故を決して対岸の火事とは思わずに、「人」と「システム」の両面の対策を講じ、従業員の意識を上げる取り組みが、これからの企業には求められているといえるでしょう。