電子帳簿保存法に対応するメリット・デメリット│紙管理からの脱却を

国税関係帳簿書類を電子データとして保存することを認めた法律

電子帳簿保存法において保存方法の対象となっている国税関係帳簿書類とは、損益計算書・仕訳帳・総勘定元帳・請求書・領収書などを指します。

電子帳簿保存法は1998年に制定された法律で、2022年1月に大きく法改正されました。改正された内容には、2024年1月から電子取引における電子データの保存が必須になることが含まれているため、早めの準備が望ましいです。

電子化できる書類は3種類に区分けされ、それぞれ定められた方法で保存します。保存するためには、場合によってはディスプレイやプリンター、スキャナーを用意する必要があるでしょう。

電子帳簿保存する時の主な3区分

区分けされた3種類の保存方法には以下があります。ポイントをまとめたので確認してみましょう。

電子取引データを保存する時は、真実性と可視性の要件を満たす必要があります。例えばタイムスタンプが付与された後にデータの授受を行う、システムの概要書を備え付けるなどの対応が必要です。

しかし、同時に国税庁の税務署長からの承認を受けるための事前申請が不要になる、検索機能の要件が緩和されるなどの措置が取られたため、対応への負担が軽減されています。

業務の効率化

レシートなど紙ベースで保存していた領収書などの書類を電子データ化することで、書類のファイリングや封入・封緘（ふうかん）など、書類管理における手作業や負担が軽減され、経理業務の効率化につながります。

電子データを保存するシステムと自社の経費精算システムなどを連携させれば、システムを介して自宅から作業することも可能です。するとテレワークを導入しやすくなるでしょう。

紙での保存に伴うリスクの軽減

電子データに比べて紙での保存にはリスクがあります。レシートなどは特に、紙が破れたり色あせたりすることで、記載された文字が判別しづらくなります。ほかにも場所の移動時に紛失するリスクや、火事や水害など予期しない災害で消失する可能性もあります。

電子データ化しクラウドなどで高いセキュリティが確保できれば、これらのリスクがなくなり安全に保存できます。

保存場所の省スペース化

ペーパーレス化を進めれば、物理的な保存スペースが必要ないため保存場所に困りません。書類を保存する場所にかかるコストを削減できます。

コストの削減

紙ベースの書類を保存するには、印紙代・印刷代・インク代・保管用のファイル代などがかかります。また契約書を取り交わす際は、加えて収入印紙代も支払わなければなりません。電子データ化すれば、これらのコストが全て削減できます。

また、印刷や保管の手間、事務的な負担が少なくなるため、他の業務へのシフトも可能となります。電子データ化やクラウドサービスの利用料などのランニングコストを考慮しても、人件費や保管コストの削減につながるでしょう。

セキュリティの強化

帳簿書類を電子データ化しクラウド上で保存する際、セキュリティの強化が期待できます。というのもクラウド上なら閲覧制限を設けることも可能であり、書類のように人目に触れることもないうえ、保管するキャビネットに鍵をかける手間もありません。

また紙ベースで書類を保管する場合は盗難や紛失のリスクがあります。保管している棚が開けられ、鍵や書類が盗難に遭い紛失する可能性があります。

導入コストの発生

書類を電子データとして保存するためには、ソフトやスキャナーなどの導入が必要です。ソフトはできるだけ電子帳簿保存法に対応したシステムが望ましいでしょう。そのため環境整備のための導入コストがかかります。

電子データ化する手間が発生

従来紙で保存していた書類をスキャナーで読み込み電子データ化し保存することが認められています。しかし大量の書類をスキャナーにかけて電子データ化するのは時間がかかります。また、2022年1月より前に授受した紙の書類に関しては、電子データ化する際に税務署長からの承認が必要です（2022年1月以降の書類に関しては不要）。

紙で保存していた書類の電子データ化は義務ではなく任意のため、「書類管理にそれほど場所がいらない」または「紙で管理した方が業務がはかどる」といったケースは、無理に電子データ化する必要はないでしょう。書類の電子データ化は、手間と業務効率とのバランスを考慮しつつ、現状の課題解決につながるように進めることをおすすめします。

電子帳簿保存法の要件を把握した人材が必要

電子帳簿保存法に則って電子データを保存するためには、複雑な要件を満たす必要があります。電子帳簿保存法を把握している専門性の高い人材がいれば安心ですが、採用または研修して育成し、確保する必要があります。