脱・紙! 脱・ハンコ! 契約管理の電子化本気ではじめませんか![4分1秒]

再生時間:4分1秒
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「Adobe Sign」は電子署名法における法的要件を満たしている電子契約サービスです。「eValue V」と連携することで、契約済みドキュメントを電子帳簿保存法の要件に対応した保管が可能に。申請から署名、ドキュメント管理への自動更新まで、具体的な操作方法を動画でご紹介します。

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動画サマリー

動画の要点をご紹介します。

アドビの調査結果によると、テレワーク経験者の86.4%が業務の生産性向上とペーパーレス化を実感しますが、一方課題もございました。64.2%の方が「紙書類の確認や捺印などでやむなく出社」した経験アリと回答されました。

日本国内のここ数年の法的整備はもちろん、今回のコロナ禍での政府の働きかけにより、企業の皆様は業務を紙からデジタルへシフトすることが急務となりました。

これまで契約業務は、「紙での社内稟議」「対面での署名や押印作業」「原本保管」が必要で非効率的でした。

これからは、ワークフローシステムで社内稟議を行い、電子契約で取引先と契約手続き、契約書保管は文書管理システムを活用することで、ペーパーレス化を実現し業務効率化を図ります。

それでは、今回「eValue V」と「Adobe Sign」の連携による電子帳簿保存法に対応した製品をご紹介しましょう。

「Adobe Sign」は電子署名法における「本人性の確認」と「非改ざん性の確保」、法的要件を満たしているサービスです。そこでこの「Adobe Sign」が「eValue V」と連携することで、契約済みドキュメントを電子帳簿保存法に対応し、デジタルデータ・ペーパーレスで法的要件に対応した保管が可能となります。

「eValue V」と「Adobe Sign」との連携により、これまでの紙文書のフローと比較しても、およそ60%の工程を削減することが可能です。

では実際に画面でご紹介します。

まず、申請時には、社内承認を得るために必要な情報や相手方情報を入力し、署名対象の契約書を添付し、申請します。

承認者は申請書の入力内容全般に誤りや不備がないかチェックし、承認します。

最終承認された契約情報はドキュメント管理に自動登録され、契約書式ファイルは「Adobe Sign」に自動アップロードされます。

署名者には、「Adobe Sign」から署名依頼メールが自動送信されます。受信したメール内の署名用リンクをクリックし、

キーボード入力、手書き、画像貼り付けといった方法で署名を行い、署名完了です。

署名完了後は、ドキュメント管理に署名済みの契約書が自動更新されます。

また、監査レポートPDFファイルを開いて、署名完了に至るまでの履歴ログを確認することができます。

このようなシーンで導入事例がございます。

営業や業務部門では「秘密保持契約書」、経理部門では「支払伝票」、人事部門での「雇用契約書」など、さまざまな業務で活用が進んでいます。

「eValue V」と「Adobe Sign」との連携により、電子帳簿保存法に対応したペーパーレスを実現し、お客様の業務効率化の推進をサポートいたします。詳細はぜひ大塚商会までお問い合わせください。

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