「eValue V」を利用した請求書のスキャナ保存事例（株式会社OSK）～コンサルティング編～［2分49秒］

株式会社OSKでは、請求書のスキャナ保存を開始するにあたって、税理士によるコンサルティングを受けました。

コンサルティングを受けた理由は何ですか？

国税庁のホームページや書籍等で自己学習をしてみたのですが、要件の解釈に自信が持てず、読み解けない部分も多くあったため、SKJコンサルティングの袖山先生にコンサルティングをお願いしました。

具体的に読み解けなかった内容は？

例えば、検索要件の「取引年月日」というのは、請求書であれば請求年月日で、納品書であれば納品年月日で検索できるようにする必要があるようなのですが、国税庁のQ&Aなどでは分かりませんでした。そのような内容も詳しく教えていただけました。

その他にも、受領者が誰になるのかという点も悩んだところです。
私たち業績管理課のメンバーが請求書をメールや郵便で受け取った場合、業績管理課メンバーが受領者とみなされてしまうかの判断ができませんでした。これは、実際に関与した主管部署への回付を徹底することで、主管部署を受領者とみなすことができるというのことをご教示いただけました。

管理職の立場ではいかがでしょうか？

当初想定していたコンサル範囲からは外れていますが、現行の経費計上・支払プロセスに関する課題についてもアドバイスいただき、内部統制の見直しを図る契機となりました。

以前は、内容に応じて請求書のマネージャー押印でも対応していましたが、全てワークフローで承認ログを残す運用へと変更しました。
また、請求書以外の証憑は各部署での管理としていた運用を、見積書や注文書控え等もスキャナ保存の対象に含めて、まとめて管理するようにしました。

また、当社では部門間取引が発生しますので、その証憑についての税務上の保存義務や、スキャナ保存が必要かどうかなどを伺いました。
国税関係書類に該当しないため税法上の保存義務はないものの、伝票起票のエビデンスとしては確保する必要がある等のアドバイスをいただきました。他の国税関係書類に準じて、スキャナ保存対象としました。

これによって、税法上・電帳法上の義務の対象範囲と実務上同様の処理を行う対象範囲との境界線を明確に認識したうえで、安心して運用が行えるようになりました。