テレワークで適切な勤怠管理を実現する方法

テレワークの勤怠管理をする際によくある注意点や効果的に行う方法など、テレワークに対応するための適切な勤怠管理システムの選び方を具体的な製品を交えてご紹介します。

テレワーク勤怠管理のよくある課題

従業員の労務時間・有給休暇の管理に課題

テレワークでは、従業員がいつ出勤して、いつ退勤したのかオフィス勤務時のように目視で確認できず、正確に把握することが難しくなりました。また、紙ベースやExcelでの勤怠管理では、不正申告や記録の改ざんなどの恐れもあります。一方、働き方改革関連法が施行され、時間外労働時間の規制が厳しくなったほか、有給休暇の消化についても年5日の取得が義務化されたことにより、従業員の労働時間や有給休暇の消化日数をより正確に把握する必要性は高まっています。

休憩時間の把握や労働生産性の確認に課題

オフィスに出勤していないため、テレワーク中の従業員が就業規則にのっとった休憩をしっかり取得しているのか、反対に、勤務中の様子を確認できないためオフィスに出勤しているときと同様のパフォーマンスが発揮できているのかなど、従業員の就業状況が見えないことで就業状況の把握が難しくなっています。就労状況を把握できる仕組みづくりや管理システムを導入するなど、対応策が必要です。

さまざまな契約条件に沿った勤務管理に課題

従業員は正社員だけでなく、契約社員や派遣社員、アルバイトなど、さまざまな労使契約があります。さらに勤務時間もフレックスや時差出勤、時短勤務、シフト制などがあり、働く場所も在宅勤務やリモートワークの導入など、従業員の働く環境は多様化しています。多様化した勤務体系は従業員ごとに異なるため、その勤怠管理は煩雑になります。そのため、手作業による管理ではミスが起きる可能性が高くなるという課題があります。

テレワークを効果的に行うポイント

コミュニケーションが取りやすい状況を作る

テレワークを実施している従業員はオフィスにいる場合と比べ、ほかの従業員とコミュニケーションが取りづらい状況になります。在社時と同様にコミュニケーションを取りやすい環境を整えることで、お互いのアイデアや作業の共有ができ、業務も効率化します。また、簡単に連絡が取れることでコミュニケーション不足による作業ミスの軽減も期待できます。

紙書類の電子化で出勤の必要性を削減

テレワークを導入していても、有給休暇や交通費精算などの申請やハンコ業務を行うために出社するといったことはありませんか。紙書類での管理ではどうしても現物で扱わなければならず、受理側もオフィスで受け取り、オフィス内で保管する必要があります。また、上司の承認が必要な書類などでは、ハンコをもらうために外出中の上司を待つ必要もあります。出社回数が増え、待機時間なども発生するため、テレワークの推進や業務効率化への障壁になりかねません。

テレワークの課題はシステムで解決できる

勤怠管理システムと、コミュニケーションツール、スケジュール管理、電子申請など、さまざまなシステムを連携することで、解決できる課題があります。自宅でも外出先でもどこでもオフィスにいるのと変わらない環境を構築することも可能です。ほかのメンバーとの連絡をはじめ、データや作業状況の共有、有給休暇や交通費精算の申請などもオンラインで行うことができます。

テレワークに合った勤怠管理システムの選び方

自社の就業規則に沿った勤怠管理がリアルタイムに可能か

まず初めに自社の勤務体系や就業規則に沿った勤怠管理ができるかどうかが重要です。勤怠管理に必要な項目は何か、どういった機能が必要なのか、連携できるシステムはあるのかなど、あらかじめイメージしておくと導入後のミスマッチを防ぐことにもつながります。勤怠管理システムの中には、各従業員やプロジェクトごとの作業状況が分かるシステムもあります。
また、残業時間をリアルタイムに把握する機能などが付いた勤怠管理システムも多くありますので、勤怠管理システムでオフィスに出勤した時と同様に、リアルタイムに確認・把握ができる環境を作り出せるかがカギになります。

有給休暇や経費精算などの申請ができるか

テレワークを導入していても、有給休暇や経費精算などの申請がオフィスに出勤しなければできないということでは、スムーズなテレワークへの移行はできません。申請書類を電子化し、ハンコは電子サインに置き換えることで申請者側も承認者側もテレワーク中でも手続きができます。勤怠管理システムとペーパーレス化を実現するシステムと連携させることで、各種手続きも自動で作業できるようになり、業務効率化が期待できます。

他システムと連携ができるか

勤怠管理システムは、給与計算システムやスケジュール管理システム、コミュニケーションツールなどの他システムと連携させて活用することができます。特に給与計算システムと連携させることで、残業時間や有給休暇の消化日数などを反映させることができます。既存の導入しているシステムと連携ができるのか、確認することが重要です。無料トライアルがあるシステムもあるので、ぜひ活用してみてはいかがでしょうか。

テレワークにおすすめの勤怠管理システム

勤次郎Enterprise

パソコンやスマートフォン・タブレット端末など、社外でも勤怠の打刻が可能で、従業員の勤務状況がどこでもリアルタイムに把握できます。また、運用管理ソフトウェア「SKYSEA Client View」との連携により、パソコンのログオン・ログオフのログを入退出時間として記録。実際の打刻時刻とパソコンの稼働状況を把握、乖離(かいり)がないか比較することで、コンプライアンスの強化を実現できます。さらにフレックスや変形労働など、複雑な雇用形態にも柔軟に対応でき、シフト変更などのスケジュール調整もシステム上で可能です。残業や有給休暇などの申請・承認がWeb上で完結できます。

勤次郎Enterprise

勤革時

出勤・退職時間や出勤場所などの勤務状況を日次(にちじ)でリアルタイムに確認することができます。「勤革時」にはスマートフォンをはじめとした多様な打刻手段があり、複数タイプの混在も可能です。GPS情報の取得機能で打刻場所の情報も記録することができます。さらに各自のパソコンのWindowsログイン・ログオフが自動的に出勤・退勤打刻として活用することもできます。サービス残業の抑制や正確な勤務時間を把握することができ、また、打刻漏れ対策にも有効です。そのほか、「LINE WORKS」と連携でき、トーク画面で指定された文字「出勤しました」「退勤」など従業員がコメントすることで、出勤・退勤打刻として記録することが可能です。

勤革時

TimePro-NX就業

OSM ICカード、紙タイムカード、生体認証のほか、Web、携帯電話・スマートフォンなど、テレワーク運用にも対応した多彩な打刻入力方法を用意しています。また、パート・アルバイトなどの勤務シフトスケジュール管理や変形労働制などさまざまな勤務形態の管理も可能です。個人単位の1日の打刻データが表示でき、修正しても実打刻データは残りますので正確な時間把握ができます。また、集計した勤務時間の結果は各種帳票にて確認ができ、長時間労働に対して本人や上司にアラーム通知することで、長時間労働の是正やワークライフバランスといった働き方改革の推進をサポートします。

TimePro-NX就業

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