勤怠管理システム

「働き方改革関連法」が2019年4月1日から順次施行されています。時間外労働の上限が原則として月45時間、年360時間となり、臨時的な特別な事情がある場合でも年720時間、単月100時間未満（休日労働含む）、複数月平均80時間（休日労働含む）を限度に設定する必要があります。また、使用者は法定の年次有給休暇付与日数が10日以上の全ての労働者に対し、年次有給休暇を毎年5日、取得させる必要があります。事業規模を問わず、中小企業にも適用されるため、多くの企業で勤怠管理の見直しが行われています。

働き方改革の一環として、在宅勤務（テレワーク）やリモートワークといった多様な働き方をする人が増えてきました。また、新型コロナウイルスのまん延により、政府は感染予防対策として、電車通勤やオフィス内での接触を避けるために在宅勤務を推奨。その結果、大企業に限らず、中小企業にまで在宅勤務が一気に浸透しました。さらに緊急事態宣言下では、人の移動に制限を設けるため、政府は企業に対して職場への出勤者削減を要請しており、より在宅勤務実施の必要性が高まっています。

テレワークで適切な勤怠管理を実現する方法

就業規則では、出勤・退勤時刻や労働時間をはじめ、時間外労働時間、出勤日数、有給休暇の日数などを定めているため、その規則にのっとった勤怠管理システムが必要になります。しかし、せっかく勤怠管理システムを用意しても単独で使用するだけでは活用しきれていません。勤怠管理システムと給与計算システムを連携させることで、毎月の給与計算業務が自動化でき、業務効率化ができます。連携できないシステムを導入してしまいますと、手作業での入力や計算といった業務が発生し、余計に手間がかかってしまう場合があります。既に給与計算システムを導入している場合、管理システムが連携できるか事前に確認することをお勧めします。

勤怠管理システムと給与計算を連携させて業務効率化

クラウド型かオンプレミス型か、どちらを導入するのかを検討し、既に給与計算システムや就業管理システムなどを導入している場合は、それらシステムとAPI連携ができるかどうかを検討します。機能の数だけでなく、自社の勤怠状況に対応できる機能や導入目的にそった機能が備わっているかどうかを確認します。スマートフォンなどを使って自宅や外出先から勤怠の打刻や、時短勤務やシフト制に対応、従業員全員がパソコンを持たない製造業などでの打刻方法など、実情に対応できるシステムを選択することが重要です。

システムを導入する場合、ライセンス発行費用やサーバー設置料、システム構築などの初期費用をはじめ、月額利用料や運用・保守費用などのランニング費用などがかかってきます。自社の運用に合わせてカスタマイズするなら、その開発費用なども必要です。自社の規模感や何を自動化したいかなど、自社の状況や目的に照らし合わせ、費用に対する効果が見合っているかなど、多角的に検討することが重要です。

勤怠管理システムでは、「導入時」「運用時」「法改正」の三つのサポート体制がどうなっているのかを確認します。導入する際の設定や運用方法などのサポートのほか、運用時は脆弱（ぜいじゃく）性やバグ、エラー発生時のサポートだけでなく、操作方法などで困った際のサポート、法改正時ではシステム更新がされるのかなど、どのような対応がなされるのか、事前にサポート体制を把握しておけばいざという時にも安心です。