変形労働時間制には残業代を削減できるなどのメリットがある一方で、勤怠管理や運用が複雑になりやすいなどのデメリットもあります。この制度を導入すべきか否かは、以下で解説するメリット・デメリットの両面を考慮して決めるのが重要です。
勤怠管理の方法とは？ 必要な項目・注意点を徹底解説
勤怠管理とは、社員の出勤・退勤時間や休日などの記録を適切に管理することです。この作業は、従業員の労働時間をただ把握するだけでなく、業務効率の向上や法令順守のためにも必要不可欠です。本記事では、勤怠管理の基本的な概要とその実施の目的を解説します。さらに2019年の労働基準法改正によって、企業に新たに求められるようになった内容も紹介します。
勤怠管理とは？ 実施の目的と必要性
勤怠管理とは、社員の労働時間や休暇を記録し、管理することです。適切に行うことによって、過重労働を防ぎ、従業員の健康と生産性を守れます。2019年4月の労働安全衛生法改正により、ほぼ全ての社員の勤怠情報を正確に把握することが事業者に義務付けられました。
勤怠管理の対象者
勤怠管理は、労働基準法第4章の労働時間規定が適用される全ての事業場で必須となっています。例外となるのは、天候や自然環境に依存する農業や水産業などの限られた職種だけです。これに該当しないほぼ全ての企業や事業所で勤怠管理が求められます。
対象となる従業員は、高度プロフェッショナル制度によって働く従業員を除いた全員です。現場の管理を担う管理監督者や、みなし労働時間制が適用される労働者たちも勤怠管理は必要となります。ただし、高度プロフェッショナル制度によって働く従業員に対しても、企業による健康管理時間の把握義務が義務付けられているため、客観的な労働時間把握義務があります。
勤怠管理で必要となる主な項目
勤怠管理に必要な項目は主に次の三つです。
- 始業・終業の時刻と休憩時間
- 時間外や深夜・休日の労働時間
- 有給休暇や代休・振休、欠勤などの日数
具体的な定義についてそれぞれ解説します。
始業・終業の時刻と休憩時間
なお、労働基準法では労働時間が6時間を超える場合は最低45分、8時間を超える場合は最低1時間の休憩を使用者に義務付けています。これは従業員の健康と生産性を保つためで、企業はきちんと守る必要があります。
時間外や深夜・休日の労働時間
法定労働時間を超えた労働は「時間外労働」とされ、割増賃金の支払いが必要です。特に法定休日の労働や夜22時から翌5時までの深夜労働には、さらに高い割増率が適用されるため、労働時刻を正確に記録する必要があります。過重労働防止の観点からも、企業は時間外労働をきっちりと管理し、必要に応じて労働環境を改善しなければなりません。
有給休暇や代休・振休、欠勤などの日数
有給休暇や代休・振替休日、欠勤日数も給与計算に関わるため、しっかりと把握する必要があります。休暇を取得できていない従業員がいる場合、その環境を改善し、取得を促進するための対策が求められます。
なお、代休と振替休日の主な違いは、割増賃金の有無です。代休は、休日に仕事をした場合に適用され、その日の代わりに別の日に休めます。この場合、休日に働いたため35%の割増賃金が発生します。一方、振替休日は予定されていた休日に仕事をし、平日にその休日を振り替える形で調整するものです。この場合は平日の労働をあらかじめ休日に振り替えていると見なされるため、休日出勤とはならず、割増賃金は発生しません。
勤怠管理を行う四つの方法と、それぞれの注意点
厚生労働省が提供する「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、始業と終業の時間は客観的な記録に基づいて確認・記録することが求められています。そのため、自己申告のみによる勤怠管理は基本的に認められていません。適切な勤怠管理の実現にあたっては、出勤簿やタイムカード、Excelを使用した記録、または勤怠管理システムの導入が推奨されています。これらの方法を利用した具体的な運用方法と注意点について詳しく説明します。
参照元：厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」
出勤簿
出勤簿は紙のフォーマットを使用して、従業員の出勤・退勤時刻、休憩時間や休日などの情報を各従業員が自分で出勤簿に書き込む方法です。1枚の紙で全てをまとめられ、新たな設備投資が不要というメリットがあります。しかし、出勤簿は改ざんが容易であるため、客観的な記録として正式に採用するには、厚生労働省のガイドラインに定められた「自己申告制の特例措置」の条件を全て満たす必要があります。
タイムカード
タイムレコーダーに紙のカードを入れて打刻する方法です。端末を購入するだけなので導入コストが低く、操作も簡単なのがメリットです。しかし、多くの場合、タイムカードだけでは休日や残業時間の管理が行えません。加えて、レコーダーは社内に設置する必要があるため、テレワークや外勤の際にリアルタイムでの打刻ができないという問題があります。
タイムカードだけでは全ての勤怠データを管理できないため、手書きでの修正やExcelでの集計を行う場合、厚生労働省のガイドラインに従って記録の客観性を保つための追加措置が必要です。また、データの転記には手間がかかり、ヒューマンエラーのリスクも考慮しなければなりません。
Excelやスプレッドシート
Excelやスプレッドシートを活用する方法は、打刻から集計までを一括で行えるため、手軽に導入できます。しかし、この方法も紙の出勤簿と同様に従業員の自己申告に基づいて出退勤時間を記録するものであるため、国が推奨する方法ではありません。また、法改正に対応するためには手動での更新が必要となり、定期的な確認が求められます。
勤怠管理システム
勤怠管理システムは、打刻と労働時間の集計・分析をシステムで一貫して行う方法です。クラウドサービスとして提供されているものも多く、テレワークや社外勤務にも柔軟に対応できます。Web打刻、スマートフォン打刻、ICカード打刻など、さまざまな方法が利用できるため、不正打刻を防止しやすく、管理者の毎月の締め作業の工数も削減できます。さらに自動集計された勤怠データを給与管理システムなど、他のシステムと連携させることで、従業員情報の一元管理が可能になります。ただし、自社の雇用形態に合い、かつ法改正などにも柔軟に対応できるシステムを選ばなければ、思うほど効率化できない点には注意が必要です。
法律にのっとった適切な勤怠管理を行うポイント
労働安全衛生法の改正による、正確な勤怠管理の義務化を受け、企業が特に注意すべきなのは「労働時間の正確な把握と管理」と「テレワークやフレックスタイム制など、多様化する働き方への対応」の2点です。これらのポイントについて、具体的に解説します。
労働時間の正確な把握と管理
労働時間の正確な把握は、過重労働の防止と労働者保護のために非常に重要です。企業には、労働時間の規制順守だけでなく、扶養控除内で働きたい従業員の労働時間も正確に管理する責任があります。そのため、各従業員の労働時間をリアルタイムで記録し、扶養控除内に収まるように適切に調整することが求められます。特に手書きの出勤簿やタイムカードを使用している場合は、勤怠管理システムの導入を含め、より効率的かつ正確な管理方法への移行を検討すべきです。
テレワークやフレックスなど、多様化する働き方への対応
テレワークやフレックスタイム制、派遣労働など、働き方の多様化に対応するためには、勤怠管理の手法を見直すことが必要です。特にテレワークを行う際には、在宅でも労働時間を正確に記録できる方法を検討する必要があります。
例えば、PCの起動時間やチャットツールの利用時刻などで管理するという方法が挙げられます。しかし、そういったデータから勤怠情報を抽出するには手間がかかってしまうケースが多いです。そうした場合には、勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。システムを選ぶ際には、自社の雇用形態や就業形態に柔軟に対応できるかどうかがポイントとなります。
勤怠管理は“自社に合ったシステムの導入”で効率化できる
勤怠管理を効果的に行うためには、自社のニーズに合った勤怠管理システムの導入が重要です。その際、法改正や多様な雇用形態に柔軟に対応できる拡張性のあるシステムが求められます。例えば、「Universal 勤次郎」は、Excelで管理されているシフト表を簡単に取り込めて、既存の管理方法を大きく変えることなくスムーズにシステムへの移行が可能です。このように適切なシステムを選ぶことで、勤怠管理の効率が向上し、法令順守と生産性の向上を実現するだけでなく、従業員と企業双方に大きなメリットがもたらされます。
この記事の監修者
監修者：勝山 未夢
社会保険労務士法人ベスト・パートナーズ所属社労士
立命館大学法学部国際法務特修卒業後、新卒より社会保険労務士法人にて勤務。
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