クラウド型の勤怠管理システムのメリットと注意点

クラウド型は導入しやすいところがメリットではありますが、注意すべき点もあります。クラウド型勤怠管理システムのメリットや注意点など、各社のさまざまなクラウド型の勤怠管理システムを実際の製品の特長を含めてご紹介します。

クラウド型の勤怠管理システムの特長

勤怠管理システムは、就業規則にのっとった従業員一人一人の就労時間の管理をはじめ、残業時間の把握、有給休暇の管理などができるシステムです。クラウド型はパッケージ化された勤怠管理システムで、申し込みをすればすぐに利用開始できるのが特長です。一人一人にIDを発行して、一人/IDごとに月額課金制を採用している場合が多く、金額も一人/ID数百円程度と低コストで利用できます。安価で利用できますので、中小企業やスタートアップ企業にも導入しやすいところがメリットになります。

勤怠管理をクラウドにするメリット

リアルタイムに労働時間を正確に把握できる

「働き方改革関連法」が施行され、残業時間の規制が厳しくなりました。残業時間の上限が定められているため、正確な労働時間管理が求められています。残業が多くなっている従業員がいれば、アラートで通知するように設定できるシステムもあります。勤怠管理システムは勤怠を正確な時刻で打刻し記録しますが、クラウド版ではその記録はクラウド上で管理し、打刻時刻を変更した場合には履歴が残るため、改ざんはできません。また、外出先での打刻も手持ちの端末から行うことができることが多いため、外出の多い従業員の正確な労働時間も、リアルタイムに把握することができます。

モバイルデバイス対応で働きやすさ向上

クラウド上にシステムがあるため、パソコンやタブレット、スマートフォンなど、インターネット環境があれば、あらゆるデバイスからアクセスすることが可能です。営業など外出の多い従業員は勤怠の打刻のためだけにオフィスへ出向く必要はなく、その移動時間を別の作業にあてることができます。また、テレワークを行っている従業員は、自宅からでも出退勤を行うことができるため、場所にとらわれずに柔軟な働き方を行うことができます。

法改正にも追加料金なしでアップデート

所得税や住民税などの税制や労働法などに法改正があった場合、施行開始に合わせて迅速に対応しなければなりません。オンプレミス側では自社で法改正に合わせたシステムのアップデートが必要になります。そのシステム変更の費用もかかってきます。クラウド版では、運営会社側がアップデートしてくれますので、特に自社で作業が発生するということはありません。また、アップデートのために途中で追加料金が発生することもありません。

クラウド導入の注意点

カスタマイズ性を求めるなら自社開発型(オンプレミス型)

自社開発するオンプレミス型の勤怠管理システムであれば、自社の就業規則や労働条件に合わせて細かなカスタマイズができます。その代わりに、一から構築する必要があり、サーバーも自社で用意しなければなりません。クラウド型では、パッケージで商品化されているものが多く、アカウントを作成するだけですぐに利用できますが、特殊な就業規則などがある場合、カスタマイズなどの対応ができず、クラウド型勤怠管理システムに加えて手作業による管理が必要になる場合があります。一般的な就業規則に合わせた機能は、クラウド型でも十分に備えていますので、自社独自の規則にどういったものがあり、クラウド型でそれが対応できるか確認しましょう。

セキュリティやサポート体制を確認

セキュリティやサポート体制は各社それぞれです。勤怠管理で最も重要なデータ管理やセキュリティ面においては、徹底した対策を取っていることが重要です。データセンターの場所や、監視体制など、データを安心して預けることができるか注意が必要です。また、サポート体制ではメールや電話での対応を行っており、24時間体制で対応している企業もあります。セキュリティやサポート体制には各社で差異がありますので、比較検討することをお勧めします。

大塚商会のおすすめ クラウド型の勤怠管理システム

勤次郎Enterprise

クラウド版はインターネットを介して利用可能なソフトウェアとなっており、Web上で日々の勤務データ、各種帳票の出力、超過勤務などのアラーム出力といった勤怠管理を行うことができます。クラウド版であるため多様化する雇用・勤務・賃金形態や法改正にも幅広くスピーディーに対応、複雑で煩雑化した勤怠情報でも自動計算する勤怠管理システムです。

勤次郎Enterprise

勤次郎Smart

クラウドサービスであるため、Web環境があればサーバーレスですぐに利用できます。外出先でもスマートフォンやタブレット操作で打刻ができるため、リアルタイムに従業員の勤務状況を把握。運用に合わせてタイムレコーダーやICカード・指静脈での打刻も可能です。操作もシンプルで簡単、給与計算ソフトと連携可能な勤怠管理システムです。

勤次郎Smart

勤革時

パソコンやスマートフォンなどとインターネット環境だけで利用可能なクラウド型の勤怠管理システムです。勤怠状況をリアルタイムに集計・確認でき、さらに全国各地の拠点もリアルタイムに勤務状況の「見える化」ができます。シフト管理やスケジュール管理、複雑な就業規則にも対応可能。労働関係の法令が改定された場合も自動的に無償でアップデートします。

勤革時

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