勤怠管理システムと給与計算システムの連携で業務効率化

勤怠管理システムは、従業員一人一人の勤怠情報を管理するシステムです。毎日の労働時間や残業時間、有給休暇日数などを管理でき、タイムレコーダー・タイムカード、Excelなどで毎月締め日の後に行う集計業務を削減することが可能です。また、月の途中でも労働時間が把握できるため、残業時間が超過傾向にある従業員がいれば、対応策を打つこともできます。打刻時間を改ざんすれば履歴が残るため、不正防止の効果も期待できます。

給与計算システムは、勤怠情報を基に給与の計算を行うシステムです。就業規則や各従業員の就労条件を反映し、勤怠情報から支給額や控除額を計算することができます。各種税金や保険料、年金などに対応できるだけでなく、源泉徴収票や雇用保険被保険者離職証明書などの書類管理機能を備えたシステムもあります。また、給与明細を各従業員宛てにメールで自動発送するシステムなどもあります。

タイムレコーダー・タイムカード、Excelなどで勤怠管理をする場合、毎月の締め日後に従業員一人一人の就業時間を集計し、給与計算を行っていきます。人の手で紙やExcelのデータから入力し、計算を行えば、入力ミスや計算ミスも起こります。また、現行の法規制に対応できていない、手作業が多いといった無料ツールや古いシステムを使っている場合もミスが起きることがあります。給与計算でのミスは給与支給、税務関係などでトラブルが発生する恐れもあります。

紙や古いシステムなどで管理している場合、人の手で集計や入力、計算などの作業が発生して手間がかかってしまい、毎月の締め日後には給与業務の担当者が残業続きになってしまうこともあります。確認作業も含め、人手も必要になるため、コストも労力もかかってきます。毎月、給与支払日前に発生している残業が習慣化してしまい、それが「当たり前」になってしまっていませんか。

給与計算は就業規則や労働契約、勤怠情報を反映して計算を行うだけでなく、各種手当や税務関係、厚生年金、介護保険料、健康保険料など、さまざまな専門知識も必要になります。専門知識が必要な分、属人的な業務になり、急にその人材が抜けた場合、給与業務に滞りが起きてしまうという事態にも陥りかねません。

勤怠管理はシステムを導入して管理できていても、給与計算が手作業になっていたら生産性は上がりません。勤怠管理システムと給与計算システムを連携させることで、勤怠情報から自動的に給与計算ができるようになります。手作業で行っていた業務が自動化されるため、作業時間が削減でき、ミスもなくなることから、大幅な業務効率化が期待できます。

就労時間を集計し、各種手当や控除金額を計算して給与額を算出。さらに間違いがないか、何重にもチェックといった作業には手間と時間がかかります。特に中小企業の経理は総務や人事なども兼任することが多く、業務の幅は多岐にわたり、給与を計算する作業にばかり、時間をかけるわけにはいきません。勤怠管理と給与計算をシステム連携することで、これらの手間を削減することができ、手間が省けた時間でほかの業務に注力でき、残業時間の削減にもつながります。

クラウド版のシステムでは、法律が変わった場合にシステムをアップロードして、対応してくれるものもあります。法律が変われば、税金や給与の算出方法が変わります。システムが連動していれば、新しい法律にのっとってシステムが自動で管理・計算してくれるので計算ミスや入力ミスがなくなり、給与支払いや法律にかかわるトラブル発生の可能性も回避できます。

勤務日数や勤務時間などをデータ化し、従業員の勤怠状況を効率的に把握することが可能です。打刻したデータは自動で取り込まれ、スケジュールと付け合わせて打刻漏れやミスの確認・修正を行えます。過重労働や打刻漏れなどはエラーや警告のリストとして出力します。勤怠の実績を「SMILE 人事給与」の変動項目に更新できるため、毎月の給与計算業務を効率化します。

SMILE 勤怠管理テンプレート

人事管理から定型の給与計算業務までを効率化できます。勤怠管理システムの「勤次郎」シリーズや「勤革時」などと連携し、勤怠データを取り込めますので、給与担当者の負担削減につながります。また、光ディスクまたは国税電子申告・納税システムで提出するための源泉徴収票（給与支払報告書）データを作成できるため、電子申告の義務化にもスムーズに対応できます。

SMILE 人事給与