企業に義務付けられた「勤怠管理」とは？ 自社に適した手法選びが大切

企業は「勤怠管理」を義務付けられている

適切な勤怠管理で、労働者の過重労働を防ぐ

勤怠管理を行う主な目的は、従業員の過重労働を防止することです。従業員を働かせてもよい時間（法定労働時間）は労働基準法において、原則「1日8時間、1週間40時間以内」と定められています。

これを超えて労働せざるを得ない場合は「時間外労働」となります。こちらも労働基準法で上限が設けられており、原則「月45時間および年間360時間以内」です。ただし特別な事情がある場合は、「複数月では平均月80時間以内、単月100時間未満で上限は年間720時間」です。

さらに、「働き方改革」によって労働安全衛生法が改正され、従業員の労働時間の把握が義務化されました。企業は省令で定められた方法で従業員の勤怠状況を記録し、3年間保存する必要があります。働き方改革推進の動きによって、勤怠管理がますます重視されるようになったのです。

勤怠管理を含めた総括的な管理が「就業管理」

勤怠管理と似た言葉に、「就業管理」があります。両者の違いは、「勤怠」と「就業」との意味の違いを理解すれば、イメージしやすいでしょう。勤怠は出退勤、遅刻、早退などの出勤状況を示すものであるのに対して、就業は仕事に取りかかる、携わるという意味です。

つまり、勤怠管理は従業員の勤務状況を数字的に把握、管理するもの、就業管理は勤怠状況も含めた従業員の働き方を総括的に管理するものになります。もう少し具体的に説明しますと、従業員の作業開始時刻や終業時刻、休憩時間や休日の取得状況を把握して、法令や就業規則が順守されているかを確認するのが就業管理です。

また、記録した勤務状況に基づいて適正な給与・残業代を計算するのもこれにあたります。従業員の生産性やパフォーマンス向上のために、それぞれの働き方のバランスが取れるように、勤怠状況を統一するのも、就業管理の重要な役割の一つです。

勤怠管理では有給休暇取得状況も把握する

勤怠管理で管理すべき項目は以下の通りです。全て、従業員一人一人に対して記録、管理します。

「所定労働時間」は「法定労働時間」を超えないよう定める

先に述べた「原則一日8時間、1週間40時間以内」は、この法律に基づきます。法定労働時間を超える労働や休日労働、深夜労働が発生する場合には、管轄の労働基準監督署に「36協定」の届出が必要です。

36協定は労働基準法第36条に基づく協定で、事業者と労働者の間で結ばれます。36協定を結ばないまま、従業員に法定労働時間以上の残業を命じると労働基準法違反となるため注意が必要です。

36協定では、主に次のような事項が定められます。

• 時間外労働が必要な具体的な事由
• 時間外労働が必要な業務の種類
• 時間外労働が必要な労働者数
• 一日で延長可能な時間
• 一定期間（1カ月および1年）で延長可能な時間
• 休日労働可能な日数
• 有効期間（～1年間）

なお、36協定では延長可能な時間についても決まりがあります。延長可能な労働時間は以下の通りです。

一方、所定労働時間は、企業や事業所がそれぞれ、就業規則で定めている労働時間のことです。業務の開始時刻から終了時刻までの拘束時間のことで、休憩を除いた労働時間を指します。

当然のことながら、所定労働時間は法定労働時間以下である必要があります。従って、もし就業規則で法定労働時間を超える所定労働時間が示されていたとしても、法定労働時間を超えた分の労働時間は無効とされます。

ただし、企業や事業所が「変形労働時間制」を導入しているケースもあります。この場合は1カ月単位や1年単位など、一定期間の中で法定労働時間を超えないように労働時間を調整するため、一日の労働時間が変動することがあります。

休憩時間や休日にも法的な定めがある

労働基準法では、労働時間だけでなく休憩時間や休日についても定めがあります。勤怠管理を行う際は、休憩時間や休日も把握しておかなければなりません。休憩時間は一日の労働時間の長さに応じて決まっており、労働時間が6時間を超える場合は45分間以上、労働時間が8時間を超える場合は1時間以上の休憩を、労働時間中にとってもらう必要があります。

ただし、すべての職業に当てはまるわけではなく、一部の職業はこの限りではありません。例えば、運輸交通業や郵便などは上記の休憩時間の適用外です。また、「休憩時間を一斉に与えなくてはいけない」という条件についても、運輸交通業や郵便といった職業ではやはり適用外となります。

ほかにも「休憩時間は自由に利用させる必要がある」といった規定もありますが、こちらも一部の職業では適用外です。適用外となる職業の例としては、消防吏員や消防団員、警察官、児童と生活をともにする児童自立支援施設職員などが挙げられます。

加えて、労働基準法において必ず設けなければならない「法定休日」も定められています。そのため、事業者は労働者に対して少なくとも週1日の休日を与えなくてはならないのです。

企業や事業所によっては、「変形休日制」を導入しているケースもあります。変形休日制とは、特定の4週間に対して4日以上の休日を与える制度です。変形休日制を取っている企業では、必ずしも週1日の休日があるわけではなく不規則な場合もあります。

勤怠管理が求められない労働者もいる

勤怠管理は、労働基準法にある「労働時間に係る規定が適用されるすべての事業所や企業」において、実施されなければなりません。つまり、従業員を雇用している事業所、企業であれば、業界や業種、事業規模に関わらず、ほぼすべての事業者、企業が勤怠管理を行なう義務があるということです。

ただし、一部の業種では労働時間に係る規定が適用されない場合もあります。例えば農業・水産業といった業種は、自然や天候の影響を強く受けることもあって、この規定の適用外です。

勤怠管理の対象となる従業員は、厚生労働省が定めるガイドラインによると「労働基準法第41条に定める者及びみなし労働時間制が適用される労働者（事業場外労働を行う者にあっては、みなし労働時間制が適用される時間に限る。）を除くすべての労働者」です。

引用：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン（厚生労働省・PDF）

この「労働基準法第41条に定める者及びみなし労働時間制が適用される労働者」に該当しない限り、すべての労働者が勤怠管理の対象です。では、まず「労働基準法第41条に定める者」とは、具体的にどのような労働者を指すのか、条文を確認しましょう。

一号の「別紙第一第六号」「第七号」は、農業・水産業です。これらの業種はそもそも勤怠管理が必要な事業所、企業に含まれていません。「労働基準法第41条に定める者」というのは、二号、三号に挙げられている管理・監督者を指しているわけです。

具体的には、部長や工場長のように他の従業員の労務管理などを行う一定の責任のある従業員や、経営者などと一体となった従業員のことです。これは、役職名にとらわれず、職務内容に即して判断されます。

もう一つの「みなし労働時間制が適用される労働者」は、事業所以外で働くため労働時間の算定が難しい場合、または専門業務や企画業務で裁量労働制が適用される労働者を指します。

タイムカードはじめ、多数ある勤怠管理の方法

以下のページでは、さまざまな勤怠管理システムが紹介されています。それぞれに特徴があるため、自社に合うシステムを探してはいかがでしょうか。

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勤怠管理で気を付ける三つのポイント

多様化する働き方に、勤怠管理システム導入で対応

従業員を雇用していれば、ほぼ全ての企業が勤怠管理を行う義務があります。適切な勤怠管理は、従業員の不正打刻や長時間労働、隠れ残業を防止し、従業員の健康や働きがい向上にもつながります。

勤怠管理の方法にはさまざまなものがありますが、雇用形態や働き方が多様化し、テレワークの導入が進む昨今では、タイムカードやICカードによる記録では対応できなくなるケースが増えています。

そこで勤怠管理システムを導入すれば、さまざまな働き方に対応しながら、適切な勤怠管理が可能になります。また、集計・分析の自動化によって、作業工数を減らせる場合もあるでしょう。

システム導入に、金銭的、時間的なコストはかかりますが、その後の人事労務部門だけではなく、企業経営に対しても大きな効果が見込めるため、導入を検討してみる価値は十分あるはずです。

勤怠管理システムにもさまざまな種類があるため、どのような機能が必要かを整理して、自社に合った勤怠管理システムを見つけてください。

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勤怠管理システム一覧

大塚商会では、さまざまな勤怠管理システムを取り扱っています。それぞれの特長を踏まえ、お客様にあったシステムの提案が可能です。下記の一覧をご覧いただき、不明点や気になる点などがございましたらお気軽にご相談ください。

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