企業に義務付けられた「勤怠管理」とは? 自社に適した手法選びが大切

多くの企業で、普段から当然のこととして「勤怠管理」を行っているでしょう。それは、従業員を雇用している企業が、勤怠管理を行うよう義務付けられているからです。勤怠管理は適正な賃金を支払うために不可欠であり、過剰労働の早期発見や予防にもつながります。
管理方法はさまざまで、どのように管理するかは自由ですが、自社に合った方法を選ぶことが重要です。

企業は「勤怠管理」を義務付けられている

「勤怠管理」は、従業員の就業時間や欠勤、遅刻といった勤怠状況を把握して適切に管理することです。従業員それぞれの始業・終業時刻、時間外労働の有無や長さ、有給休暇の取得状況などを正確に記録します。勤怠管理を正確に行うことで、適正な賃金の支払いが可能となり、過剰労働の早期発見や予防にもつながります。

従業員を雇用している企業は、勤怠管理を行わなければなりません。労働基準法第108条および、厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」でも次のように示され、義務付けられています。

(賃金台帳) 第百八条
使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。
引用:労働基準法 第百八条(e-GOV法令検索)

賃金台帳の適正な調製
使用者は、労働者ごとに、労働日数、労働時間数、休日労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数といった事項を適正に記入しなければならないこと。
引用:労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン(厚生労働省・PDF)

適切な勤怠管理で、労働者の過重労働を防ぐ

勤怠管理を行う主な目的は、従業員の過重労働を防止することです。従業員を働かせてもよい時間(法定労働時間)は労働基準法において、原則「1日8時間、1週間40時間以内」と定められています。

これを超えて労働せざるを得ない場合は「時間外労働」となります。こちらも労働基準法で上限が設けられており、原則「月45時間および年間360時間以内」です。ただし特別な事情がある場合は、「複数月では平均月80時間以内、単月100時間未満で上限は年間720時間」です。

さらに、「働き方改革」によって労働安全衛生法が改正され、従業員の労働時間の把握が義務化されました。企業は省令で定められた方法で従業員の勤怠状況を記録し、3年間保存する必要があります。働き方改革推進の動きによって、勤怠管理がますます重視されるようになったのです。

勤怠管理を含めた総括的な管理が「就業管理」

勤怠管理と似た言葉に、「就業管理」があります。両者の違いは、「勤怠」と「就業」との意味の違いを理解すれば、イメージしやすいでしょう。勤怠は出退勤、遅刻、早退などの出勤状況を示すものであるのに対して、就業は仕事に取りかかる、携わるという意味です。

つまり、勤怠管理は従業員の勤務状況を数字的に把握、管理するもの、就業管理は勤怠状況も含めた従業員の働き方を総括的に管理するものになります。もう少し具体的に説明しますと、従業員の作業開始時刻や終業時刻、休憩時間や休日の取得状況を把握して、法令や就業規則が順守されているかを確認するのが就業管理です。

また、記録した勤務状況に基づいて適正な給与・残業代を計算するのもこれにあたります。従業員の生産性やパフォーマンス向上のために、それぞれの働き方のバランスが取れるように、勤怠状況を統一するのも、就業管理の重要な役割の一つです。

勤怠管理では有給休暇取得状況も把握する

勤怠管理で管理すべき項目は以下の通りです。全て、従業員一人一人に対して記録、管理します。

始業・終業時刻、労働・休憩時間

従業員それぞれの労働時間を知るために必要です。始業・終業時刻については、1分単位で管理するのが一般的です。

時間外・深夜・休日労働時間

法定労働時間外の労働は、割増賃金が適用されます。正しく給与計算を行うためにも正確な時間の把握が欠かせません。

出勤・欠勤日・休日出勤日

出勤・欠勤・休日出勤の日数から、ひと月単位の勤務状況が把握できます。給与計算にも影響するほか、休日出勤した従業員の代休取得状況も確認できる項目です。

有給取得・残日数

従業員が何日有休を取得したか、残日数は何日かを把握できます。事業者は、一定の要件を満たした労働者に対して、有給休暇を与えなくてはなりません。勤怠管理を行い、従業員が適切に有給休暇を取得できているか確認しましょう。

「所定労働時間」は「法定労働時間」を超えないよう定める

労働時間には、「法定労働時間」と「所定労働時間」の二種類があります。法定労働時間は、労働基準法第32条で以下のように定められている労働時間のことです。

(労働時間)第三十二条
使用者は、労働者に、休憩時間を除き一週間について四十時間を超えて、労働させてはならない。
(2)使用者は、一週間の各日については、労働者に、休憩時間を除き一日について八時間を超えて、労働させてはならない。

引用:労働基準法 第三十二条(e-GOV法令検索)

先に述べた「原則一日8時間、1週間40時間以内」は、この法律に基づきます。法定労働時間を超える労働や休日労働、深夜労働が発生する場合には、管轄の労働基準監督署に「36協定」の届出が必要です。

36協定は労働基準法第36条に基づく協定で、事業者と労働者の間で結ばれます。36協定を結ばないまま、従業員に法定労働時間以上の残業を命じると労働基準法違反となるため注意が必要です。

36協定では、主に次のような事項が定められます。

  • 時間外労働が必要な具体的な事由
  • 時間外労働が必要な業務の種類
  • 時間外労働が必要な労働者数
  • 一日で延長可能な時間
  • 一定期間(1カ月および1年)で延長可能な時間
  • 休日労働可能な日数
  • 有効期間(~1年間)

なお、36協定では延長可能な時間についても決まりがあります。延長可能な労働時間は以下の通りです。

期間延長可能な労働時間
1週間15時間
2週間27時間
4週間43時間
1カ月45時間
2カ月81時間
3カ月120時間
1年360時間

一方、所定労働時間は、企業や事業所がそれぞれ、就業規則で定めている労働時間のことです。業務の開始時刻から終了時刻までの拘束時間のことで、休憩を除いた労働時間を指します。

当然のことながら、所定労働時間は法定労働時間以下である必要があります。従って、もし就業規則で法定労働時間を超える所定労働時間が示されていたとしても、法定労働時間を超えた分の労働時間は無効とされます。

ただし、企業や事業所が「変形労働時間制」を導入しているケースもあります。この場合は1カ月単位や1年単位など、一定期間の中で法定労働時間を超えないように労働時間を調整するため、一日の労働時間が変動することがあります。

休憩時間や休日にも法的な定めがある

労働基準法では、労働時間だけでなく休憩時間や休日についても定めがあります。勤怠管理を行う際は、休憩時間や休日も把握しておかなければなりません。休憩時間は一日の労働時間の長さに応じて決まっており、労働時間が6時間を超える場合は45分間以上、労働時間が8時間を超える場合は1時間以上の休憩を、労働時間中にとってもらう必要があります。

ただし、すべての職業に当てはまるわけではなく、一部の職業はこの限りではありません。例えば、運輸交通業や郵便などは上記の休憩時間の適用外です。また、「休憩時間を一斉に与えなくてはいけない」という条件についても、運輸交通業や郵便といった職業ではやはり適用外となります。

ほかにも「休憩時間は自由に利用させる必要がある」といった規定もありますが、こちらも一部の職業では適用外です。適用外となる職業の例としては、消防吏員や消防団員、警察官、児童と生活をともにする児童自立支援施設職員などが挙げられます。

加えて、労働基準法において必ず設けなければならない「法定休日」も定められています。そのため、事業者は労働者に対して少なくとも週1日の休日を与えなくてはならないのです。

企業や事業所によっては、「変形休日制」を導入しているケースもあります。変形休日制とは、特定の4週間に対して4日以上の休日を与える制度です。変形休日制を取っている企業では、必ずしも週1日の休日があるわけではなく不規則な場合もあります。

勤怠管理が求められない労働者もいる

勤怠管理は、労働基準法にある「労働時間に係る規定が適用されるすべての事業所や企業」において、実施されなければなりません。つまり、従業員を雇用している事業所、企業であれば、業界や業種、事業規模に関わらず、ほぼすべての事業者、企業が勤怠管理を行なう義務があるということです。

ただし、一部の業種では労働時間に係る規定が適用されない場合もあります。例えば農業・水産業といった業種は、自然や天候の影響を強く受けることもあって、この規定の適用外です。

勤怠管理の対象となる従業員は、厚生労働省が定めるガイドラインによると「労働基準法第41条に定める者及びみなし労働時間制が適用される労働者(事業場外労働を行う者にあっては、みなし労働時間制が適用される時間に限る。)を除くすべての労働者」です。

引用:労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン(厚生労働省・PDF)

この「労働基準法第41条に定める者及びみなし労働時間制が適用される労働者」に該当しない限り、すべての労働者が勤怠管理の対象です。では、まず「労働基準法第41条に定める者」とは、具体的にどのような労働者を指すのか、条文を確認しましょう。

労働時間等に関する規定の適用除外
第四十一条 この章、第六章及び第六章の二で定める労働時間、休憩及び休日に関する規定は、次の各号の一に該当する労働者については適用しない。
一 別表第一第六号(林業を除く。)又は第七号に掲げる事業に従事する者
二 事業の種類にかかわらず監督若しくは管理の地位にある者又は機密の事務を取り扱う者
三 監視又は断続的労働に従事する者で、使用者が行政官庁の許可を受けたもの

引用:労働基準法 第四十一条(e-GOV法令検索)

一号の「別紙第一第六号」「第七号」は、農業・水産業です。これらの業種はそもそも勤怠管理が必要な事業所、企業に含まれていません。「労働基準法第41条に定める者」というのは、二号、三号に挙げられている管理・監督者を指しているわけです。

具体的には、部長や工場長のように他の従業員の労務管理などを行う一定の責任のある従業員や、経営者などと一体となった従業員のことです。これは、役職名にとらわれず、職務内容に即して判断されます。

もう一つの「みなし労働時間制が適用される労働者」は、事業所以外で働くため労働時間の算定が難しい場合、または専門業務や企画業務で裁量労働制が適用される労働者を指します。

タイムカードはじめ、多数ある勤怠管理の方法

勤怠管理といっても、もちろんその方法は一つではありません。さまざまな種類があり、それぞれに特徴があるため、自社に合った方法を選ぶことが重要です。昨今は、自宅など会社のオフィス以外で仕事をするテレワークが普及しているため、クラウド型の勤怠管理システムを導入する企業も増えています。

タイムカード

専用のレコーダーに紙の打刻シートを入れて、出退勤時刻を打刻する方法です。記録方法がシンプルなため、簡単に利用できます。ただし、本人以外でも打刻できるため、不正打刻の可能性もあります。レコーダーがなければ打刻できないことから、直行直帰や遠隔地での業務が多い場合は、正確な打刻が難しくなる点も弱みです。正確に打刻できない状況が多いため、記録に誤りがないかチェックする工程も必要となるでしょう。

ICカード・指紋認証

ICカードや指紋認証で、出退勤時刻を記録する方法もあります。専用の機器にICカード、指紋をかざすことで本人確認をし、勤怠管理を行ないます。タイムカードと比較すると勤怠管理の自動化が容易となる点がメリットです。ICカードや指紋認証では、他人が打刻できないため、不正打刻の防止にもなります。

出勤簿(表計算ソフト)

出勤簿はカレンダー型のフォーマットなどに、出退勤時刻や休憩を書き込んで自己申告します。多くは表計算ソフトで作成され、あらゆる情報をまとめて管理できる点がメリットです。表計算ソフトなら労働時間の集計なども手軽にできますが、計算式が正しく設定されていないと誤った集計をしてしまうリスクもあります。

なお、自己申告での勤怠管理は不正申告やサービス残業を引き起こすこともあるため、原則としてタイムカードなどの客観的な記録に基づいて行う必要があります。自己申告制を取る場合は労働者に適正な記録をするよう十分に説明したうえで、定期的な実態調査が必要になることも念頭に置いておきましょう。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、タイムレコーダー、スマートフォン、パソコンなどと連携して、勤怠状況を管理できるシステムです。打刻や集計はもちろんのこと、勤怠の分析も一元管理できます。打刻方法もさまざまで、Web打刻やICカードのほか、指紋・指静脈認証や顔認証、GPS(位置情報)、SNS(ソーシャルネットワーキングサービス)を使う方法もあります。

このように勤怠管理をデジタル化することで、管理する側も利用する側も選択肢の幅が広がり、利便性が高まるのが大きな特長です。クラウド型のシステムを組み込めば、社外業務の多い職種やテレワークでもインターネット環境下で打刻できるため、どのような職種・業務形態にも対応しやすくなります。

リアルタイムで打刻できることから、より正確な労働時間が把握でき、集計や分析も自動化できるため、人事労務部門の工数削減が可能であることもメリットです。もちろん、導入コストがかかります。加えて、操作性、セキュリティ面などを比較してシステム選びをしなければなりません。

以下のページでは、さまざまな勤怠管理システムが紹介されています。それぞれに特徴があるため、自社に合うシステムを探してはいかがでしょうか。

業務で探す <就業・勤怠管理>

勤怠管理で気を付ける三つのポイント

同じ業務をする従業員でも、雇用形態や働き方が多様化しています。そのため、勤怠管理をするうえでいくつか注意しておきたいポイントがあります。
以下では、勤怠管理の注意点を三つ紹介します。

パートタイム・アルバイトの勤怠管理

パートタイムやアルバイトは、一人一人勤務日や勤務時間、時給が異なる会社が多いでしょう。業務の状況や出退勤のタイミングによっては、シフト通りにならないことも多く、休憩時間がずれることも珍しくありません。

パートタイム・アルバイトの勤怠管理は、こうした状況の中で一人一人の勤務時間や休憩時間を正確に把握する必要があります。時給が違うことにより給与計算も手間がかかるため、「パートタイム・アルバイトだから」と区別せず、正規雇用の従業員と同様の勤怠管理を実施するのが得策です。

テレワークの勤怠管理

近年の働き方改革や新型コロナウイルス感染症拡大の影響により、テレワークを導入する企業が増えています。タイムカードやICカードでの出退勤管理は、従業員がレコーダーや専用機器のある現地へ行かなくては打刻できないため、テレワークで利用するのは困難です。

そのため、テレワークの勤怠管理をオンライン打刻や自己申告で実施するケースもあります。しかし、オンライン打刻や自己申告では、従業員の勤務実態を把握することは難しいでしょう。不正打刻や隠れ残業のないように、必要に応じて実態調査を行なう必要があります。

その他、過剰な長時間労働を防止するために、社内の業務システムと勤怠管理システムを連動させる方法が有効な場合もあります。勤怠管理システム上で退勤扱いとなった社員に対し、業務システムへのアクセスを制限すれば、長時間労働の抑制に対して一定の効果が期待できます。

扶養控除内勤務を希望する場合の勤怠管理

扶養控除内の勤務を希望する従業員の場合、規定された範囲の労働時間や年収を超えると扶養から外れてしまいます。シフト作成の段階から、労働時間や給与額に配慮し、扶養控除内に収まるようにしなければなりません。

扶養控除には、所得税が発生する「103万円の壁」、社会保険の扶養外となる「130万円の壁」のほか、企業の従業員数によっては諸条件により社会保険加入義務が発生する「106万円の壁」があります。扶養控除内の勤務を希望する従業員がどれを希望しているのか、しっかりとヒアリングすることが重要です。従業員自らがシフト調整するだけでなく、管理監督者も適切な対応ができるよう勤怠状況を共有しておくとよいでしょう。

多様化する働き方に、勤怠管理システム導入で対応

従業員を雇用していれば、ほぼ全ての企業が勤怠管理を行う義務があります。適切な勤怠管理は、従業員の不正打刻や長時間労働、隠れ残業を防止し、従業員の健康や働きがい向上にもつながります。

勤怠管理の方法にはさまざまなものがありますが、雇用形態や働き方が多様化し、テレワークの導入が進む昨今では、タイムカードやICカードによる記録では対応できなくなるケースが増えています。

そこで勤怠管理システムを導入すれば、さまざまな働き方に対応しながら、適切な勤怠管理が可能になります。また、集計・分析の自動化によって、作業工数を減らせる場合もあるでしょう。

システム導入に、金銭的、時間的なコストはかかりますが、その後の人事労務部門だけではなく、企業経営に対しても大きな効果が見込めるため、導入を検討してみる価値は十分あるはずです。

勤怠管理システムにもさまざまな種類があるため、どのような機能が必要かを整理して、自社に合った勤怠管理システムを見つけてください。

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勤怠管理システム一覧

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提供企業名 勤次郎株式会社 アマノ株式会社 勤次郎株式会社 勤次郎株式会社 日本電気株式会社
無償トライアル × × ×
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