出勤簿と同じく、紙のタイムカードを使うことでも複数の問題が発生します。タイムカードの打刻忘れやミスを完全になくすことは非常に困難です。残業時間に応じて報酬が増える場合は、アルバイトを含めた従業員同士が不正打刻をする恐れもあります。残業時間を従業員自身が申告する場合に真偽を証明することは難しいため、労働時間の正確な把握・管理はできなくなります。
残業時間の適切な管理方法！ うまくいかない原因と管理のコツ
ビジネスにおける残業時間の管理は、業務効率や経営に多大な影響を及ぼす重要な課題です。この記事では残業時間の管理がうまくいかない原因や、適切に管理するコツについて解説します。現状の問題点を踏まえたうえでルールの明確化や社内環境の整備を行い、改善しましょう。残業時間の管理を成功させるには、優秀な勤怠管理システムの導入もおすすめです。
目次
残業時間の管理がうまくいかない原因
残業時間の管理がうまくいかない場合、使われている出勤簿やタイムカード、残業ルール、社内の風潮に問題がある可能性があります。なぜ残業時間をうまく管理できないのか、原因を把握しましょう。
出勤簿の記入間違い・記入漏れがある
企業は、従業員の労働時間を適正に把握しなければなりません。厚生労働省のガイドラインによると、使用者（企業）は労働者の始業・終業時刻を労働日ごとに確認・記録する必要があります。記録方法についての規定はありませんが、紙の出勤簿で残業管理を行っている場合は、残業時間を正確に把握しにくくなります。紙の出勤簿での残業管理は全て手作業になるため、記入ミスや記入漏れが発生します。
従業員が毎日同じような内容を記入していた場合でも、ミスがなくなるわけではありません。残業時間の集計も手作業で行われるため、時間もコストもかかってしまいます。さらに紙の出勤簿から転記する際にもミスが発生する可能性があります。
タイムカードの不正打刻・打刻忘れがある
残業のルールが明確でない
残業ルールを明確化していない企業では、残業をするかどうかを各従業員が判断しなければなりません。従業員によって残業の考え方が異なるため、企業は残業時間を調整できず、管理しにくくなります。業務量が多い場合は、期限内に終わらせようとして残業するようになります。企業が禁止しても残業をせざるを得ず、タイムカードの不正打刻につながりかねません。
さらに企業として残業ルールを設けていたとしても、従業員に周知されていなければ意味がありません。ルールを周知させる取り組みが必要です。
残業を評価する風潮がある
経営陣など、上層部が残業や長時間労働を推奨する風潮がある場合も要注意です。定時で帰りにくい雰囲気の企業も多い傾向にあります。従業員自身の仕事は終わっていても自分だけ帰るのは気が引けるという人や、周囲の目や評価を気にする人もいます。
特に上司を含む周囲が残業している場合は、帰りにくくなるはずです。不必要な長時間労働は翌日の業務に悪影響を与えるため、効率が下がります。
残業管理を適切に行うには、残業を肯定する上層部の方針切り替えや社風刷新が必要です。
従業員が生活残業をしている
残業管理がうまくいかない要因として、従業員の生活残業が挙げられます。生活残業とは、生活費などを稼ぐためにあえて残業することです。基本給が安く残業代で補塡（ほてん）したい場合や、家族を養っている場合によく行われます。残業を目的にしているため、業務を引き延ばしたり、不要な業務を行ったりしているかもしれません。前述の残業を推奨・評価する風潮がある企業や、労働時間を正確に把握できていない企業では生活残業を行いやすくなります。
生活残業が多くなれば業務効率は低下して人件費がかさみ、従業員の健康が損なわれる恐れがあります。不要な業務を行っている従業員が定時で仕事を終わらせる従業員よりも高い評価や給与を得られるとなれば、全体のモチベーション低下につながりかねません。生活残業は、企業にさまざまなマイナスの影響を及ぼします。
残業時間を適切に管理する方法とコツ
残業について明確なルールを作る
残業時間を適切に管理するには、ルールの明確化が不可欠です。残業を事前申請化すれば従業員の残業時間を把握できますし、従業員も不要な残業をしにくくなります。さらに残業をしない時間帯やノー残業デーの設定も有効です。定時で業務を終わらせるために時間配分や、業務の進め方を見直すことにもつながります。
設定したルールを徹底的に周知させる取り組みも必要です。事前申請の方法や期限、残業を禁止する日時などを分かりやすく伝えましょう。残業をしにくい風潮が生まれ、業務を効率的に進められます。
業務量の把握と改善を行う
業務量の把握のためには、各従業員の残業時間や業務内容、実績を可視化する必要があります。難易度が高い業務が一部の従業員に集中している場合や業務量が多い場合は、残業を禁止してもこなしきれません。各従業員がどのような業務にどれほどの時間をかけているかを明らかにすることで、効率的な割り振りができるようになります。企業としては、一部の従業員に負担をかける方法を見直せます。従業員は自分の残業時間や業務量を理解することで、意識を変えるきっかけになるはずです。
また、現状に合わないルールを設定しても意味がないため、ルールの明確化と業務量の把握・改善は同時に進めましょう。
社内環境を整備する
残業時間を減らすために、社内環境や制度を変える必要があります。まずは残業や長時間労働を評価する風潮をなくしましょう。企業として残業を推奨しないことを表明すると共に、長時間労働が評価される制度がある場合は、時間ではなく成果を中心に評価する制度に変えましょう。成果に応じて報酬が変わる制度にすれば、従業員のモチベーションも上がるはずです。
特定のスキルを持った従業員しかこなせない業務がある場合には、研修を行って従業員全体のレベルを底上げするか、マニュアル整備などによって業務負担を平等にする取り組みが重要です。意識と制度の両方を変える具体的な取り組みを行いましょう。
勤怠管理システムを導入する
残業時間の管理には、出勤日数や残業時間の申請・記録、シフト表作成などの業務が発生します。前述した残業時間の事前申請化やマニュアル整備などの取り組みを行う場合には、さらに時間と負担がかかります。残業時間の管理を効率的に行うには、勤怠管理システムを導入しましょう。
勤怠管理システムを利用すれば、従業員の出勤・退勤の打刻や残業時間など、勤怠管理に関わる業務全般が自動化されます。システムの導入によって効率化が進み、ミスや不正の防止も可能です。残業時間が規定の時間を超えた場合に特定できるため、従業員に対する指導をしやすくなります。
選定時には、セキュリティやサポート体制をはじめ、コストや他システムとの連携などに着目しましょう。全従業員にとって使いやすく、企業独自のルールに対応可能なシステムならばさまざまなプラスの効果が期待できます。
勤怠管理システムについて知りたい方は、こちらをご覧ください。
さまざまな原因によって残業が増えると、残業時間を管理できず業務に支障が生じます。ルールの明確化や勤怠管理システムの活用によって、残業時間を効率的に管理しましょう。
まとめ
残業管理が適切にできていない企業は、残業を評価する風潮やルールの不明確化、タイムカードの打刻ミスなどを見直しましょう。原因を特定したうえで、残業について明確なルールを作って業務量を把握するなど、さまざまな取り組みが必要です。
この際、取り組みを促進して残業時間の効率的な管理に役立つのが勤怠管理システムです。導入すれば出退勤の時間や休日日数、残業時間の集計などが自動化されるため、残業時間の把握や従業員への指導をスムーズに進められます。残業管理に悩まれている方は、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。
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