タイムカードの電子化とは、出勤簿や有給休暇・残業の申請書などを電子化し、紙媒体の利用をなくす取り組みのことです。タイムカードの電子化は、打刻機能を搭載した勤怠管理システムの導入により実現できます。
勤怠管理システムとは、PCやICカードからの打刻を可能にすると共に、勤務時間の集計作業を自動的に行ってくれるシステムです。勤怠管理システムによっては、各種申請書の提出や承認をオンラインで行える機能も付属します。
タイムカードを電子化するメリットとは？ 勤怠管理を効率化！
働き方改革関連法の影響などから、労働者の求める働き方が多様化し、タイムカードを活用した勤怠管理に限界を感じている人事担当者の方も少なくないでしょう。そこで本記事では、勤怠管理システムを活用したタイムカード電子化のメリット・デメリットと、注意点を紹介します。
時代の変化に応じた勤怠管理体制を整備すると共に、担当部署の負担を軽減したい方は、ぜひ参考にしてください。
目次
タイムカードの電子化とは
タイムカードの電子化が注目されている理由
タイムカードの電子化は、2019年4月から順次施行されている「働き方改革関連法」への対応策として注目されています。働き方改革関連法の施行に伴って、企業には、全ての労働者の労働時間を客観的もしくは適切な方法で把握する義務が生じました。
紙媒体のタイムカードには、代理打刻や打刻ミスにより、実際の労働時間と記録との乖離（かいり）が生まれやすい問題があります。また、紙媒体のタイムカードでは集計作業を行わないと労働時間を正確に把握できず、労働者の過重労働を見落とす可能性が否めません。これらの理由から、法令順守の勤怠管理体制を整備するための手段として、タイムカードの電子化に注目する企業が増えています。
タイムカードを電子化するメリット
タイムカードの電子化には、相応の費用がかかるケースも多いものの、企業と従業員の双方にとって多くのメリットがあります。タイムカードの電子化に期待される主なメリットとしては、以下3点が挙げられます。
勤怠管理の効率化を図れる
紙媒体のタイムカードを利用して勤怠管理を行う際には、打刻された出退勤時間をオフィスソフトに入力して集計する作業が必要です。その点、電子化により勤怠管理システムの自動計算機能を活用できるようになれば、作業の効率化を図れます。
また、タイムカードを電子化すれば、1分単位の正確な給与計算を簡単に行うことも可能です。これにより15分や30分単位で行う違法な給与計算方式から、法令順守の体制へと切り替えできます。
紙を管理する負担やコストの削減
労働者を雇用する企業には、労働基準法の第109条にのっとり、労務管理に関する書類を原則5年間保存する義務があります（現状は法改正の経過措置中につき3年間で可）。5年間の保存義務はタイムカードにも適用されるため、紙媒体による管理を継続する場合、大量の紙を収容するためのスペースが必要です。
（記録の保存）
第百九条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。
タイムカードを電子化すれば、保管が必要な情報をデータとして保存できるため、スペースの確保コストの節約が可能です。
さらにタイムカードを電子化すれば、必要な情報の検索も容易になります。労働基準監督署の調査が入った際には、すぐに必要な情報を取り出して提出できます。
柔軟な働き方に対応できる
紙媒体のタイムカードに出退勤時刻を記録するためには原則出社が必要で、リモートワークに対応できません。タイムカードを電子化すれば、打刻機のない場所からでも時刻の記録を行えるため、柔軟な働き方を認めることが可能です。働き方の選択肢が増加すれば、労働者の働きやすさが向上し、労働者の企業に対する満足度が高まり、ひいては生産性の向上にもつながります。
また、紙媒体のタイムカードでは、集計作業を行わないと勤怠状況の確認が行えません。勤怠状況をリアルタイムで確認できる勤怠管理システムを活用すれば、フレックスタイム制への対応も容易です。
タイムカードを電子化するデメリット
タイムカードの電子化に注目度が高まっている一方、紙媒体の使用を続ける企業もあります。タイムカードの電子化にはさまざまなメリットがある反面、以下のようなデメリットも考えられることを理解しておきましょう。
導入費用がかかる
紙媒体のタイムカードを電子化するためには、勤怠管理システムの導入費用が必要です。導入費用の金額は製品によって異なるものの、多くの場合はコストが発生します。
さらに勤怠管理システムの利用を継続するためには、労働者1人あたり数百円程度のコストが必要です。導入するシステムを選択する際には、継続的に発生するコストまで踏まえたうえで、予算の範囲内に抑える必要があります。
一方で、勤怠管理システムを導入すると、タイムカードのインク代や勤怠管理に関わる人員コストの節約が可能です。勤怠管理システムのコストを検討する際には、これらを加味した総合的な視点を持ち、適正な予算を決定することが大切です。
規則変更や周知に手間がかかる
勤怠管理システムを導入すると、出退勤時間の記録方法や各種申請書の作成・提出方法が一変する可能性があります。
新規に導入したルールを労働者へ周知させるためには、一定の時間と労力が必要です。労働者がルールに慣れるまでは、担当部署に多くの質問が寄せられる可能性もあります。担当部署に十分な人員を確保し、不具合や不明点などへの質問に対応できる体制を整えることが大切です。
そもそも就業規則が法令順守の内容でない場合は、勤怠管理システムの導入と併せて、ルール自体も見直さなくてはなりません。ルールを変更した場合には、労働者にその詳細を説明し、理解を得る作業が必要です。
タイムカードよりも複雑になる可能性がある
労働時間の考え方や雇用形態の種類は、企業によって異なります。自社の実態に合わない勤怠管理システムを導入すると、電子化する前よりも作業の流れが複雑化し、逆効果になりかねません。
自社にとっては当たり前の慣習やルールであっても、他社から見ると特殊なものは多くあります。導入する勤怠管理システムを選択する際は、必要な機能をあらかじめ明確化しておき、自社の利益につながるものを検討しましょう。
また、利便性の高い出退勤時刻の打刻方法は、職場によって変わってきます。実際に打刻を行う労働者の意見も踏まえたうえで、自社にとって望ましい方法に対応できる勤怠管理システムを導入しましょう。
タイムカードの電子化と合わせて勤怠管理システムの検討もおすすめ
タイムカードを電子化すると、勤怠管理にかかる時間と手間を節約し、業務効率化につなげることが可能です。自社の実態に合う勤怠管理システムを導入すれば、今すぐにでもタイムカードの電子化を実現できます。
勤怠管理システムの導入は、リモートワークやフレックスタイム制に対応し、労働者の働きやすい環境を整備するための有効な一手です。勤怠管理システムの導入によって、タイムカードを保存するスペースが不要となり、限られた経営資源をより効率的に活用できます。
このように勤怠管理システムを活用したタイムカードの電子化は、企業と労働者の双方にとってさまざまなメリットが予想される施策です。ただし、自社に合わない製品を選択すると逆効果になるリスクもあるため、複数のシステムを比較検討したうえで、最適なものを導入しましょう。
まとめ
タイムカードの電子化は、法律にのっとった勤務管理や給与計算を行える体制を整備するための有効な一手です。また、紙のタイムカードの収容スペースや管理の手間を節約したい企業にも、タイムカードの電子化はおすすめできます。
とはいえ、勤怠管理システムの導入には一定のコストを要するほか、定着までに時間や手間がかかったり、製品によっては自社に適さなかったりする可能性もあるため、自社に合うものをしっかりと見極めることが大切です。
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