勤怠管理システムでは、業務効率化を目的として、従業員の勤務時間・休日などの記録、計算などを行います。ただし、中には業務の効率化を目的として勤怠管理システムを導入しても、うまく活用できなかったというケースもみられます。なぜ勤怠管理システムの導入が失敗してしまうのか、以下にその失敗例を紹介します。
勤怠管理システムで失敗しないためのポイントは？ 失敗例と共に解説
勤怠作業効率化のため勤怠管理システムを導入しても、うまく活用できず余計な作業が増えてしまうなど、導入に失敗するケースがあります。働き方、勤怠のルールは会社によって異なるため、活用するシステムの選び方には注意しなければなりません。
この記事では、勤怠管理システムの導入にあたって、失敗を防いで適切なシステムを選ぶために知っておきたいポイントを示します。
目次
勤怠管理システムのよくある失敗例
機能が不足している
会社によって社員数や業務形態、勤怠のルール、残業時間などはそれぞれ異なります。どの勤怠管理システムでも機能はそれほど変わらないと考えて、機能を厳選せずにシステムを導入すると、導入後に使用できる機能と自社の勤怠の実情が合わないといった問題が生じるおそれがあります。
システムの機能が不足しているケースとして挙げられるのは、以下のような状況です。
- 労働時間の計算が1分単位で処理できない仕様だった
- 1日に複数回休憩が入る勤務に対して休憩時間を1回しか設定できなかった
- 夜勤などの日付をまたいだ勤務があるとエラーが出る
- リフレッシュ休暇など会社独自の休暇制度・変形労働時間制に対応できない
など
会社の規模、業務、働き方、管理したい内容を事前に洗い出しておき、必要な機能やカスタマイズ性を確認しながらシステムを決めることが重要です。
操作ミスが頻繁に起きる
勤怠管理システム導入後に従業員が何度も操作ミスをしてしまうケースもあります。勤怠管理システムは従業員全員が使用するシステムのため、UIが分かりにくいものや操作が難しいものでは操作に手間がかかり、かえって業務効率が下がります。
従業員が毎日操作する打刻でミスが生じる場合には、残業時間の計算もやり直さなければなりません。また、打刻は簡単でも、残業の申請がしにくい、有給の申請がしにくいといったケースでは、申請処理が適切に行われないため、確認や修正が必要になることもあります。
勤怠管理業務の効率化には、使いやすいシステムの導入が適しています。従業員が操作に迷うような難しいシステムではなく、分かりやすいUIでシンプルに使えるシステムを選択することで、操作ミスの削減が可能です。
従業員には単純な操作のみを任せて、発生回数が少ない面倒な処理を人事側が行うなどの方法でも、従業員による操作ミスの可能性が減らせて、時間や手間のかかる確認作業が不要になります。
費用対効果が合わない
勤怠管理システムには、システムの導入時にかかる導入費用や毎月発生する利用料などのコストがかかります。会社の規模・社員数・機能の多さなどによって勤怠管理システムの費用は異なる場合もあるため注意が必要です。
例えば大規模な会社の場合には、勤務時間や働き方など複雑な勤怠を管理しなければならないため、コストを抑えすぎて機能不足のシステムを導入すると失敗するおそれがあります。必要な機能や規模を確認して、高額でも機能が十分に備わっているシステムを導入すると効果的です。
これに対して、勤務体系が複雑ではない小規模な会社の場合は、多機能なシステムよりも安価でシンプルなシステムが適しているケースが多くみられます。機能性を重視して高額なシステムを導入すると、不要な機能にコストをかけすぎるおそれもあるため、事前によく確認してから、コストと機能のバランスが自社に合うシステムを選ぶことが大切です。
勤怠管理システムの運用で失敗を防ぐポイント
勤怠管理システムの導入や運用にあたって失敗を防ぐためには、始めやすくコストの低いシステムを選ぶのがおすすめです。業務効率化につながる他システムとの連携や、使用中のサポートなど、運用中に重要となるポイントもチェックしておく必要があります。
他システムと連携できるシステムを選ぶ
他システムとの連携ができると、勤怠管理システムで収集したデータの移行が簡単に行えます。給与計算システム、人事管理システムなどと連携ができると、データが自動で各システムへとスムーズに反映されます。
システム間で入出力のフォーマットが合わないものは、毎回データを取り込む際に手作業で修正を加えなければなりません。ほかのシステムとスムーズに連携できる場合、わざわざデータを出力・修正する必要もなくなり、業務の効率化が可能です。連携が取れているシステムはUIも統一されていて視覚的・直感的に操作しやすいため、ミスの削減にもつながります。
まずは初期コストの低いクラウド型を選ぶ
勤怠管理システムには、クラウド型の形式とオンプレミス型の形式があります。クラウド型はWebを介してサービスを提供される形式で、インターネット上でクラウドシステムにアクセスして情報を入力、管理します。
クラウド型は、基本的に利用するユーザー1人あたりの利用料を、毎月支払ってサービスを利用するシステムです。自社でシステム構築・管理などをする必要がないため、初期費用が抑えられます。対してオンプレミス型は、社内にサーバーを構築、システムを管理・運用する形式です。初期費用がかかり、大規模なシステムの構築によって長期的な運用を想定している場合に適しています。初期コストをかけず、手軽に勤怠管理システムを導入したい場合には、クラウド型がおすすめです。
導入後のサポートを受けられるシステムを選ぶ
勤怠管理システムに限らず、システムの導入後には設定方法や操作方法などで分からない部分が生じることがあります。メール、電話、リモートなどで導入後のサポートが受けられれば、使用時に困った際にもすぐに確認でき、時間のロスを生じることなく使用できます。
加えて、システムの不具合や、法改正後のアップデートなどのサポートもシステムの適切な運用には欠かせません。トラブル発生時にもサポートが受けられるかどうかを、事前に確認しておくことが大切です。
勤怠管理システム選びで重視したいこと
勤怠管理システムは、従業員が毎日使用する打刻方法に注意して選ぶことが重要です。社内のデータが外部に流出するリスクを避けるため、セキュリティ対策にも注意しなければなりません。
打刻方法
タイムカードを使った打刻方法では、打刻忘れをしたり打刻完了までの手間がかかったりするなどの問題がありました。打刻作業は従業員が毎日行う作業のため、簡略化でき、ミスを防げる打刻方法を選ぶことが重要です。
打刻方法には、機器専用の社員証などが不要で、打刻場所を限られずに行える仕組みもおすすめです。テレワーク時、あるいは直行直帰のある従業員などには、どこからでもインターネット上で打刻できる機能が適しています。パソコンだけでなくスマートフォンから打刻を行えるシステムであれば、建設現場など屋外で働く従業員にとっても便利です。
セキュリティ対策
勤怠管理システム選びでは、十分なセキュリティ対策が取られているサービスの選択が重要です。オンプレミス型は社内での利用になり、自社でセキュリティ対策を行えます。ただし、クラウド型の場合には、サービスを提供しているベンダーにセキュリティ対策を任せるため、勤怠情報の漏えいやアクセス障害などのリスクを避けるには、高いセキュリティ対策を取り入れているベンダーのサービスを選ぶ必要があります。
まとめ
勤怠管理システムの失敗には、必要な機能が使えなかった、従業員がミスしやすい、費用対効果のバランスが悪かったなどのケースがあります。失敗を防ぐには、必要な機能を洗い出し、他システムとの連携やサポートの有無などを確認して、導入しやすいシステムを選ぶことが重要です。
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