SMILE V 2nd Edition | DX統合パッケージ

運用支援機能が「働き方」を変える

伝言板、業務予定、運用ビューなどの業務に必要な情報を、必要な人が必要なタイミングで確認できる画面に集約。確認の手間を省き、誰もが情報を共有することで、よりスムーズに業務を進められます。

日々の仕事はポータルから効率よくアクセス

「ドキュメント管理」や「ワークフロー」などの情報系システム利用時は、新着情報のチェックや各種システムやサイトの起動もポータルから行えます。一日の始まりに必要な情報やシステムに効率よくアクセスできます。会社全体で使うポータル、営業用、総務用といった部門別のポータル、役員用などの役職別のポータル、個人用のポータルを一つの画面でご提供します。

社員間の円滑なコミュニケーションを促進

メールアドレス、電話番号などの社員情報を検索し、社員間のコミュニケーションに必要な情報をすぐに探し出せます。検索結果から選択した就労者宛てのメールソフトの起動、スマートフォンから電話発信などができます。また、スケジュールや行動予定表を確認することも可能です。

業務手順の見える化を実現

「コミュニケーション」の掲示板や「ワークフロー」の申請書などを組み合わせることで業務の手順を「見える化」できます。転居や人事異動、退職などの各種社内手続きを共有することで、誰でもヌケ・モレ・無駄なく業務を遂行できます。人の記憶・判断に依存した業務や慣れない業務をノウハウとして継承可能です。

幅広く柔軟な機能でお客様独自の利用方法を実現

パッケージシステムでありながら、オリジナルの項目追加や集計表の作成など、幅広く柔軟な対応が可能です。お客様独自の利用方法に広範囲で対応でき、プログラム開発が不要、もしくは少ない範囲で済みます。

拡張性を高めた製品体系

「SMILE」は基準情報の上でモジュールを稼働させるシステムとなるため、モジュールごとにデータベースソフトを購入する必要がありません。また、利用人数でライセンスをカウントするため、モジュールごとにライセンスを追加する必要がなく、業務の発展に伴った機能拡張が行いやすくなっています。

RPA機能として活用できる「業務予定」で作業負荷軽減

「業務予定」は予定時間に処理を自動起動できるため、作業忘れを防ぎます。また、作表条件を設定しておき、毎月月初の会議用に前月までの売上実績表など各種帳票を、決められた時間に自動的にPDF出力や印刷する、会議の出席者に自動で会議資料をメールしておく、といった作業負荷の軽減が可能です。

外部データの伝票自動変換で転記作業削減

外部からデータを取り込み、伝票に自動変換します。入力ミスにつながる転記作業がなくなるのはもちろん、設定されたルールや過去の入力で蓄積された情報に基づいて伝票に自動変換しますので、業務効率化も図れます。

検索効率を上げて、「探す」時間を削減

処理名や、商品名、科目名など「何となくしか覚えていない」場合でも、目的の処理、コードをすぐに見つけられます。「最近使った商品」や「前行で入力した商品と一緒に入力されている商品」など、ニーズに合わせて候補となる商品を自動表示することもできます。

セキュリティ機能の充実で管理者の負担軽減

システムの起動や、どのような帳票を出力したか、といったログ管理、また、できる機能や印刷の可否、ログインできる時間帯などを個人別やグループ別に制限することで、安心・安全な運用をご支援します。

組織・人事情報の一元管理でメンテナンス作業を省力化

「SMILE」では基幹系（販売、会計、人事給与など）や情報系（ワークフロー、ドキュメント管理など）で使用する組織情報や人事（ユーザー）情報を一元管理できます。これにより、重複入力を排除して、システム間の整合性を確保できます。

インボイス制度に対応

2023年10月1日からインボイス制度（適格請求書等保存方式）が導入されます。インボイス制度が導入されると、仕入税額控除を受けるためには、「適格請求書発行事業者」が発行した「適格請求書（インボイス）」の保存が必要になります。「SMILE」はインボイス制度の導入に合わせて、順次対応を進めています。

インボイス制度

業務間の連携で二重入力を省き、業務効率アップ

「SMILE」シリーズの各業務は、基準のデータベースで情報の一元管理が可能。複数業務を組み合わせて活用することで、二重入力がなくなり、さらに業務効率が向上します。

顧客情報も契約書も簡単・安全に管理

基幹系（販売、会計、CTIなど）の得意先やプロジェクト、商品などの各種マスターデータと、「eValue ドキュメント管理」上の文書やフォルダを関連付けて効率的に管理できます。大事なドキュメントデータをセキュアに守りつつ、情報共有が図れます。

電子帳簿保存法への対応を支援

「SMILE 会計」で登録した仕訳伝票と「eValue ドキュメント管理」で登録した請求書や領収書等の証憑とを関連付けることにより、電子保存した証憑を効率的に管理できます。また「SMILE 販売」で作成した証憑書類を取引先にPDFで送付するような場合、「eValue ドキュメント管理」に連携して、電子帳簿保存法の要件に沿った管理が可能です。

経費精算業務を大幅に効率化

「経費精算を紙・Excelで行っており、入力ミスや確認の手間が発生している。」「会計ソフトへの入力や、振込データの作成にも手間がかかっている。」などのお悩みはありませんか？ 「SMILE」では小口旅費精算や出張申請など、社員の立替経費精算を対象とした申請承認が行えます。承認済みのデータから振込データ作成や支払仕訳の作成を自動で行えるため、ミスを防止し経理業務の効率化を図れます。

人事諸届業務を正確かつスピーディーに

住所変更や資格取得など、社員が届け出る人事情報の変更について、「eValue ワークフロー」で承認されたもののみを「SMILE 人事給与」に反映します。正確かつスピーディーな処理で、人事情報を最新に保てます。紙での申請を転記するといったデータの二重登録の手間やミスも削減できます。PCはもちろん、スマートフォンからの申請・承認にも対応しています。

マイナポータルAPIを利用した電子申請が可能

マイナポータルAPIを介して人事給与業務で行う複数の分野に対して電子申請を行えます。マイナポータルが対応している社会保険・雇用保険・所得税・住民税関連の帳票について、広い分野の電子申請を一元的かつ効率的に行うことができます。

よくあるお問い合わせに自動応答

「チャットボット for SMILE」を利用することで、外出先でもスマートフォンで簡単に得意先住所・電話番号検索、出荷実績、在庫確認などを行えます。在宅勤務やテレワーク中でもスピーディに知りたい情報を得ることが可能になるだけでなく、業務スタッフの問い合わせ対応業務を大幅に削減できます。

大塚商会のERP／基幹業務システムを長年にわたって効果的に活用するモデル企業を「ERP／SMILEマイスター（名人）」としてご紹介します。ERPの導入だけでなく、稼働後の活用についてのヒントも満載です。

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