第4回 運送業のデジタル化策について ～（1）運転者台帳～

運転者台帳の管理の現状

はじめに思い浮かぶのは、「運転者台帳」です。これは、いわゆるトラックの運転者の名簿で、貨物自動車運送事業輸送安全規則第20条第1項第13項によって「運転者台帳を作成し、営業所に備え置くこと」と義務付けられています。

一般的な会社では「労働者名簿」というものを作成しなければいけませんが、運送業の場合はさらに独自のものが必要になります。特にフォーマットなどは決まっていないため、各企業が独自で作成している場合が多いようですね。

記載しなければいけない内容は決まっています。（労働者名簿に記載すべき内容に合わせて）

また企業ごとに3年間の保管義務があります。

この運転者台帳、紙ベースだと現場で運用するのは結構大変で、免許証が更新されるたび、所属事業所が変わるたび、事故が発生するたび、適性診断や安全教育を行うたびに、（本来）更新しなければいけません。

1年に1回の健康診断の際は事務所の担当の方は大変でしょうね。

運転者台帳をデジタル化

人事管理でも、誰がどの免許を保有しているのか？ 運転免許証の有効期限は有効なのか？ 指導や適性診断の受診状況はどうなっているのか？ など、紙ベースだと知りたい情報にすぐにアクセスできないため大変です。

運転者台帳に内容が記載されており、データとして一括管理されていれば、上記の管理は難しいものではありません。例えばスプレッドシートに、1行に一人の情報が横並びになっていて、絞り込みをすればすぐに知りたい状態が取得できる状態になります。

あらためて考えてみると、運送業の社内書類でデジタル化したほうがよい重要度は高いものといってよいでしょう。

ちなみに当社でも「デジタル運転者台帳」というアプリケーションをリリースしているのですが、アクセス頻度がかなり多くあります。やはりよく使う書類のようですね。

心配なのは、紙ベースで保管しておかないといけないのでは？ ということです。

所定管轄省庁に確認したところ、デジタル媒体に保管しているものであっても、すぐにアクセスできる状態にあるのであれば問題ない、という見解でした。

法的根拠からは、

という項目がこれにあたるようです。

つまりデジタル化してもよいと判断しても良さそうです。しかしながら各地域トラック協会の見解も都道府県ごとに違うようなので、地域ごとに確認しておいたほうが確実ですね。どうあれ、いつでも印刷できる状態にしておけば問題はなさそうです。

今回は運転者台帳のデジタル化についてでしたが、保管効率、編集効率、検索効率が上がることで業務全体の効率が上がる帳票であれば、今回のお話の内容はあてはまりそうですね。

次回は9月10日（金）更新予定です。