第76回 運送業の運送契約書面化の義務化への対応（2） 配送依頼書をつくる

国土交通省のガイドライン

実は、この「配送依頼書」に関して具体的に何を行うべきかは、2014年1月に国土交通省が公表した「トラック運送業における書面化推進ガイドライン」に示されています。このガイドラインには、書類化すべき事項が詳細に記載されており、運送引受書や運送状（委託書）という形で文書を発出することが求められています。これは、実際の配送依頼書に相当するものです。

トラック運送業における書面化推進ガイドライン（国土交通省・PDF）

そのガイドラインによると「運送引受書」「運送状（委託書）」という書類の発出について定義されており、これが一般的な配送依頼書にあたると考えられます。

配送依頼書（引受書）の必要記載事項について

配送依頼書を作成する際に、最低限記載しなければならない項目は以下のとおりです。

これらの項目は必要最低限の内容であり、さらに必要に応じて項目を追加することも可能です。例えば、積み込み場所の詳細やルール、荷卸し場所に関する特別な指示がある場合は、それも記載することが望ましいです。

物流関連2法に対応するために記載すべきこと

2024年に改正される物流関連2法により、「多重下請け構造是正」のため、実際の運送体制を明確に把握できるようにする必要があります。そのため、配送依頼書を作成する際には、委託事業者、受託事業者、および実際の運送を行う事業者を明記することが求められます。

具体的には、A運輸が荷主から依頼を受けてB運送に委託し、さらにC物流が実際の配送を担当する場合、その全ての事業者を配送依頼書に記載し、それぞれの役割を明確にする必要があります。また、各ステップにおいて電子書面による契約が必要です。

まず始めなければならないこと

中小規模の運送業者にとって、これまで書面での契約や配送依頼書の作成を行ってこなかった企業も少なくありません。特に電子化された書面によるやり取りが義務化されることは、ハードルが高いように感じられるかもしれません。

しかし、この新たな法規制に対応するためには、まず基本的なことから始めることが重要です。まずは手書きででも配送依頼書を作成し、その後、スキャナーやスマートフォンのカメラで取り込み、データとして保存することから始めましょう。これが、電子化に向けた第一歩となります。

デジタル化の進行に伴い、将来的には専用の電子契約システムやソフトウェアを導入することも視野に入れつつ、現状に即した形で少しずつ進めていくことが肝心です。