第19回 出荷追跡システムを構築して得意先への物流サービスを向上する

1. 出荷追跡システムの必要性

お客様から商品未着の問い合わせが時々あると思います。

皆様の会社では運送業者別の送り状控えの中から、該当お客様の控えを探し、運送業者に問い合わせ、もしくは、運送業者の貨物追跡ホームページを見て、「集荷時間」「発店営業所到着時間」「着店営業所出発時間」等の状況確認をし、お客様に回答をする運用になっているのではないでしょうか？

この一連の作業はそれほど大きな負荷がかからないので、問題が無いと思われている企業も多いと思います。

しかし、商品未着の問い合わせは繁忙期に集中します。
物流では繁忙期で人手が足りない状況の中、このような問い合わせが多ければ、業務に支障をきたすことも考えられます。

2. 出荷追跡システムの構築

そのような場合、出荷追跡システムの構築を検討されてはいかがでしょうか。

システムの概要は、コンピューターでお客様ごとの日別出荷履歴を画面に出力し、「受注残」「出荷作業中」「出荷完了」等の物流状況を表示します。

また、「出荷完了」の場合は運送業者と送り状No.を表示し、運送業者の貨物追跡システムと連携して荷物の配達状況を把握できるようにします。

このシステムの重要なポイントは、自社受注出荷情報と送り状No.の紐付けです。

運送業者の送り状No.がプレプリントされている送り状を使用せず、運送業者から送り状No.の範囲を事前にもらい、送り状を発行するたびに連番でカウントアップし、印字します。
その際に、受注出荷情報と自動で紐付けるようにします。

このシステムを利用すれば、お客様から商品未着の問い合わせがあった時、その場でパソコンを使って荷物の状況を検索し、誰でも即答することができます。

物流サービスの点で、競合他社を上回ることは間違いありません。