第5回 電気代・通信費・紙代など「すぐできるコスト削減」と、業務効率化というコスト削減について

コスト削減の目的は「事業の収益性を高めること」

まず大切なのは、「なぜコスト削減をするのか？」という目的をはっきりさせることです。よくある失敗例が、「とにかくコストを下げること」が目的になってしまうケース。これは非常に危険です。無理な人件費の削減や、質を落とすような経費カットが行き過ぎれば、社員のモチベーションは低下し、かえって業務効率が悪くなります。結果的にサービス品質の低下や顧客離れにつながり、売上そのものを下げてしまう恐れもあるのです。

本来、コスト削減の目的は「事業の収益性を高めること」にあります。これは付加価値の向上や労働生産性の向上と同じベクトルです。いわば、表現は違えど目指すゴールは同じなのです。

具体的にどこを削減できるのか？

コスト削減の第一歩は、“無理なく・無駄なく・ムラなく”を意識すること。いわゆる「ムリ・ムダ・ムラ」の排除です。具体的には、次のようなステップで見直していくと効果的とされています。

1. 廃止できるものは廃止する
例えば、使われていないサブスクリプションや、形骸化した報告書類など、なくしても誰も困らないものは思い切ってなくすことが大切です。
2. 使いすぎているものを削減する
電気、紙、印刷、通信費など、「気付けば使いすぎている」ものは意外と多いもの。これらを見直すことで、確実に経費を削減できます。
3. 業務やツールを標準化する
部署ごとにバラバラなやり方やツールを使っていると、管理コストが余計にかかります。標準化によって、無駄な工数やトラブルも減少します。
4. 時間を短縮する
これはまさに「効率化」です。例えば、二重チェックの仕組みや、アナログな転記作業が本当に必要なのか？ を見直すだけでも、労働時間を大幅に短縮できます。

「ムリはコストじゃない」と考えられる方もいるとは思いますが、実は業務上の“ちょっとしたムリ”が積み重なり、それが定着してしまうと大きな“ムラ”や“ムダ”につながります。そして、それが結果的にコスト増の原因になるというのは私の実感です。

当社が支援したコスト削減施策

当社がさまざまな企業を支援する中で、効果的だった施策を幾つかご紹介します。

● 電気代の削減
LED照明への切り替えや、電力の「見える化」システムの導入は、意外と早く投資回収が見込める施策です。加えて、電力のピーク管理（デマンドコントロール）なども効果的です。
● 通信費の見直し
携帯・固定電話を同一キャリアに統一したり、使用状況に応じて最適なプランを再選定したりするだけでも、毎月の通信費が大きく変わることがあります。
● 紙・印刷費の削減
紙の単価交渉や、FAXを電子化するなど、地味ながらも毎月の経費に大きな影響を与える項目です。中でもFAXの電子化は業務効率化にもつながります。

これらは「比較的簡単に取り組めて、効果が分かりやすい」ため、定期的な見直しをお勧めします。

業務効率化は中長期的コスト削減の取り組み

一方で、中長期的なコスト削減としてよく語られるのが「業務効率化」です。ITツールを導入することで業務が効率化するのは事実ではありますが、効果を可視化することは簡単な話ではありません。というのも、効率化による効果は帳簿にはすぐに見えづらく、目に見える“成果”として感じづらいからです。そしてなにより、経営層と現場の従業員が一体になって取り組まなければ、形だけで終わってしまいます。

印象的だったのが、私の同僚が言ったひと言です。
「業務効率化されても、業務ペースを調整するよね」

この言葉に、業務効率化の難しさがつまっていると感じました。せっかくITに投資しても、効率化した分、業務処理のスピードが遅くなり、残業が減らなければ費用対効果が可視化されません。

業務効率化によるコスト削減は、また別の機会に深掘りしたいと思います。文化や意識まで変えていく必要があるのです。

担当のつぶやき・総括

2025年版中小企業白書では、「価格転嫁」が重点テーマの一つとして扱われていますが、私は「コスト削減」も同じくらい重要だと感じています。というのも、価格転嫁によって単価を上げたとしても、コストが膨らんでいれば利益は伸びません。

「業務効率化されても、業務ペースを調整するよね」
という同僚の言葉は、実際はも少し異なる表現でした。とある業務効率化ツールを導入する際の休憩時間での会話の中で出てきた言葉で、半分以上、冗談であると信じています。

最近では、テレビ会議システムやRPA（自動化ツール）に始まり、生成AIなど業務効率化する基盤が進化しています。上手に活用していきたいと思います。