第30回 テレワークの成否はコミュニケーションにあり（1） ～適切な仕事の指示・依頼～

最初が肝心。仕事の指示・依頼

テレワークでは仕事の起点（仕事の指示や依頼）がとても重要です。「仕事を依頼する・される」ことが適切に行われれば、その後のムダやストレスをかなり減らすことができます。

具体例を挙げてみましょう。
在宅勤務中に、上司から次のような仕事の指示が届いたとします。あなたが部下だとしたら、どうしますか？

「全社の営業収支（2021年1～12月）の概要を支店別に整理した分かりやすい資料を作成してください。来月はじめの部長会議で使うので月末までにお願いします」

極端な例ではありますが、こんな曖昧な指示をされたら困惑しますよね。

「何だかイメージできないけれど、まずはドラフト版を作成してから修正点などをフィードバックしてもらおう」なんて作成を始めてはいけません。上司のイメージとは異なって、修正依頼などの“手戻り”が何度も発生する可能性が大きいです。たぶん、きっと、確実に……。実は上司自身が具体的なイメージを持たないまま依頼してきたのかもしれません。

曖昧な仕事の依頼をする上司に大きな問題がありますが、十分に理解できないまま仕事を始めたとしたら、部下にも責任はあります。
上司と部下、仕事を依頼する側、される側の双方の視点で考えてみましょう。

まず、上司は明確な仕事の依頼をする必要があります。仕事の目的、背景を明確にし、成果物、締め切りなどを具体的に説明しなければなりません。どういう場面で、何のために、誰に報告するための資料なのか。締め切りだけでなく報告書を使用する日時はいつなのか？ つまり、仕事の仕様、スペックを伝えるということです。以下に示す「5W2H」の視点で考えると、説明の漏れを減らすことができるでしょう。

依頼を受けた側は、遠慮をせずに不明な点はすぐに質問をして解消しておきます。他に抱えている仕事を考慮して、納期など難しいことがあれば、この時点で相談しましょう。
このプロセスは依頼する側とされる側の共同作業です。

「報告・連絡・相談のルール」の設定と、上司の「フォロー」

仕事のゴール、成果が共有されたとしても、作業を進める途中でコミュニケーションが必要となる場面も出てきます。報告・連絡・相談の「ルール」を決めておくと良いでしょう。ルールといっても堅苦しいものではなく「目安」くらいに考えてください。
例えば、

• テレワーク時のコミュニケーションの原則はメール
• 込み入った内容や緊急の場合は双方向で意思疎通できる電話
• 成果のイメージの確認や、複数人で議論・共有が必要な場合はテレビ会議

などシチュエーションごとに、コミュニケーションの手段や方法を決めておくと良いでしょう。

ちなみに報告・連絡・相談は、部下から上司にするだけでなく、上司から部下へも適宜行われるべきものです。

また、多くの上司は「何か困ったことがあれば、いつでも連絡してください」と常々いいます。しかし、部下としては、なかなか気軽に連絡できないこともあります。ですから、上司には「待つ」だけでなく、積極的に連絡を「取りにいく」フォローをして欲しいものです。「進捗はどう？」「何か困っていることない？」など、時々メールを送るのも良いでしょう。
くれぐれもプレッシャーを与えないように気を付けなければなりませんが。

実は「仕事の基本」、当たり前のこと

ここまで読まれて、気付いた方も多くいらっしゃるでしょう。これらはテレワークに限ったことではありません。実は当たり前のこと、仕事の基本です。けれども、オフィスワークに比べて、コミュニケーションに制限がかかるテレワークだからこそ、一層重要なことなのです。

「仕事の依頼」、「報告・連絡・相談」、「上司からのフォロー」が日頃からきちんと行われている職場では、テレワークを始めやすく、一時的な生産性の低下を早期にリカバリーしています。

テレワークの運用は、この“仕事の基本”を意識する絶好の機会（チャンス）なのです。