第31回 テレワークの成否はコミュニケーションにあり（2） ～会議を改善する～

会議の改善、とは

今回のテーマは「会議の改善」です。「会議の改善」と聞くと皆さんはどのようなことをイメージしますか？ 会議が改善されれば、どのような効果が生まれるのかを考えていきましょう。

まずコストという視点で考えれば、出席者が会議に使う時間の合計（会議の時間×出席者の人数×開催回数）を減らせます。時は金なり、つまり人件費を減らせます。しかし、会議を改善する最大の効果は、会議の質を高めることです。議論のプロセスを見直して、会議のアウトプット、つまり意思決定の質を高めるのです。

チームで取り組む業務の「起点」は会議

前回のコラムで、「仕事の起点」について説明しました。

第30回 テレワークの成否はコミュニケーションにあり（1） ～適切な仕事の指示・依頼～

仕事の起点の良し悪しが仕事の成否を大きく左右するのです。上司が部下に仕事を指示する場合、「指示する・指示される」というタイミングが仕事の起点になります。この時に、仕事の目的、背景、成果物、締め切りなどを上司と部下が正しく共有している必要があります。

それでは、チーム、プロジェクトなどの「仕事の起点」とは何でしょうか？ これが今回のテーマである会議です。会議で決めたことが起点となり、それを基にチーム、プロジェクトが業務を遂行するのです。

会議での十分な議論を経て、正しい意思決定が行われれば、その後の業務の精度とスピードが高まります。業務の無駄や迷走を防ぐこともできます。もし何か問題が生じたとしても、早期の軌道修正が可能となるのです。

無駄な会議の特徴を示した先人の言葉

会議を戒めた先人の言葉に「会して議せず、議して決せず、決して行わず、行ってその責をとらず」というものがあります。

意味は読んで字のごとくで、

• 「会して議せず」は、集まっても議論をしない
• 「議して決せず」は、議論をしても結論を出さない
• 「決して行わず」は、結論を出しても実行しない
• 「行ってその責をとらず」は、実行しても責任をとらない

ということです。

無駄な会議の本質を簡明に述べています。皆さんが出席している会議でこのようなことはありませんか？ 私はあります。自分が主催する会議、打ち合わせでは極力減らすように努めていますが、それでもゼロにはできていません。日々精進です。

無駄な会議を予防するポイント

それでは、会議を十分に機能させるためのポイントを「会議開催前」「会議開始～会議中」「会議終了時」「会議終了後」の四つのステップで考えていきます。

会議でのホワイトボード（例）

会議で板書するホワイトボードの一例を紹介します。基本的な項目ばかりで目新しいものはありませんが、会議のテーマ、目的に合わせてアレンジしてみてください。飛び交う言葉の交通整理になりますし、議論の堂々巡りを防ぐこともできます。ここに明記されたことが、チーム、プロジェクトで取り組む「仕事の起点」になっているはずです。

まとめ

ここまで述べたことは、対面の会議でもWeb会議でも変わりません。しかし、Web会議の方が「仕事の起点」をより意識する必要があるでしょう。その理由は二つあります。
一つは、直接顔を合わせず、お互いの表情や場の雰囲気を感じにくかったり、細かいニュアンスの誤解が生まれやすかったりするからです。
もう一つは、通信状況の影響で音声や画面が乱れたり、切断されたりすることでスムーズな進行が妨げられることがあるからです。

会議の改善についてご理解いただけたでしょうか？ 今回のポイントを強く意識すれば、会議の質を大きく高めることができるはずです。